Jak rozwiązać umowę o pracę zgodnie z prawem?

Pracodawca i pracownik mają do swojej dyspozycji 4 tryby rozwiązania umowy o pracę (art. 30 § 1 pkt 1-4 Kodeksu pracy). Ustanie stosunku pracy jest dla pracownika z reguły ważnym zdarzeniem życiowym, zważywszy na kwestię zapewnienia sobie środków utrzymania. Pracodawca również odczuwa konsekwencje zakończenia współpracy z pracownikiem polegające często na pojawieniu się konieczności uzupełnienia stanu zatrudnienia, ewentualnie wprowadzenia określonych zmian organizacyjnych. Do rozwiązania umowy o pracę dochodzi czasem w związku z różnego rodzaju zarzutami, stawianymi sobie przez strony, w atmosferze wzajemnych pretensji. Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z taką sytuacją, czy też nie, warto zadbać o to, aby czynności prowadzące do ustania stosunku pracy przeprowadzić w sposób, który nie będzie prowadził do powstania konfliktu lub jego pogłębienia, jeśli już wystąpił. Przeczytaj, jak rozwiązać umowę o pracę zgodnie z prawem.

Porozumienie stron

Umowa o pracę może zostać rozwiązana na mocy porozumienia stron. Jest ono w istocie umową między pracownikiem a pracodawcą, w której składają oni zgodne oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę. Do zawarcia porozumienia może dojść w szczególności przez złożenie oferty przez jedną stronę i jej przyjęcie przez drugą. Przyjmuje się, że jeżeli pracownik w piśmie zawierającym ofertę rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron oznaczył datę tego rozwiązania, to następuje ono tylko w przypadku złożenia przez pracodawcę do tego czasu oświadczenia woli o przyjęciu oferty. Jeśli w ofercie pracownika nie wskazano żadnego innego terminu, do którego upływu będzie on oczekiwał odpowiedzi, to przyjęcie tej oferty przez pracodawcę może nastąpić do oznaczonego w piśmie dnia rozwiązania stosunku pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 6 lutego 2024 roku, I PSKP 18/23).

Porozumienie stron jest trybem rozwiązania umowy o pracę najmniej zagrożonym powstaniem lub pogłębieniem konfliktu między stronami, ponieważ wymaga ono zgody każdej z nich – decyzję w tym zakresie pracownik i pracodawca podejmują wspólnie na zasadzie konsensusu. Na mocy porozumienia stron może zostać rozwiązana każda umowa o pracę, niezależnie od ewentualnej ochrony przysługującej pracownikowi, np. z tytułu pełnienia funkcji związkowej, gdyż decyzja w tym zakresie należy do niego (bez pozytywnej decyzji pracownika umowa nie ulegnie rozwiązaniu w tym trybie).

Porozumienie stron powinno w swojej treści stanowić, że umowa o pracę ulega rozwiązaniu na mocy porozumienia stron, w konkretnie określonym dniu.

Zobacz też:

Przykład 1.

Pracownik 23 lipca 2025 roku skierował do pracodawcy pismo o treści: „Proszę o rozwiązanie ze mną umowy o pracę, na mocy porozumienia stron, z dniem 31 sierpnia 2025 roku”. Pracodawca 4 sierpnia 2025 roku udzielił pracownikowi odpowiedzi: „Zgadzam się na rozwiązanie umowy o pracę, na warunkach zaproponowanych przez Panią/Pana w piśmie z 23 lipca 2025 roku”. Tym samym doszło do złożenia zgodnych oświadczeń woli (zawarcia porozumienia stron). W konsekwencji stosunek pracy ustał 31 sierpnia 2025 roku.

Warto zaznaczyć, że – jak wynika z powyższego przykładu – oświadczenia woli stron mogą być bardzo proste; koniecznie jest tylko wyrażenie zamiaru rozwiązania umowy o pracę w omawianym trybie i wskazanie konkretnego dnia, w którym skutek ten ma nastąpić. Aby nie wywoływać niepotrzebnych emocji, należy raczej unikać rozbudowywania tych oświadczeń o elementy niekonieczne, np. o uzasadnianie przez pracownika woli odejścia z pracy czy też komentowanie takiego uzasadnienia przez pracodawcę. Skoro porozumienie stron jest uzależnione od ich wolnych decyzji, warto dążyć do możliwie najprostszego doprowadzenia do jego zawarcia.

Wypowiedzenie

Do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem dochodzi przez oświadczenie jednej ze stron; stosunek pracy ustaje wtedy z upływem okresu wypowiedzenia.

Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu powinno nastąpić na piśmie. Ponadto w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony:

powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie,
powinno być zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny wynosi:

3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca.

Okoliczność, że do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem dochodzi na skutek oświadczenia tylko jednej ze stron, powoduje, że druga strona nie ma wpływu na ustanie stosunku pracy i może być z tego niezadowolona. Pewnemu zrównoważeniu jednostronności decyzji o wypowiedzeniu umowy służy okres wypowiedzenia, dzięki któremu stosunek pracy nie ustaje natychmiast, lecz dopiero po pewnym czasie; tym samym pracownik nie jest pozbawiony z dnia na dzień wynagrodzenia (środków utrzymania), a pracodawca ma czas na wprowadzenie ewentualnych zmian organizacyjnych w zakładzie pracy.

Z punktu widzenia unikania lub niepogłębiania ewentualnego konfliktu między stronami istotne znaczenie ma – gdy to pracodawca dokonuje wypowiedzenia – sposób sformułowania przyczyny rozwiązania umowy, tak aby była ona zrozumiała i konkretna. Jeżeli przyczyną jest określone zachowanie pracownika, należy odnieść się do tego zachowania, unikając uwag ad personam (czyli dotyczących samej osoby pracownika). Duże znaczenie ma też sposób dokonania wypowiedzenia. Powinno się to odbyć w spokojnej atmosferze, w rozmowie przedstawicieli pracodawcy (najlepiej bezpośredniego przełożonego pracownika oraz pracownika działu kadr) ze zwalnianym pracownikiem. Jeżeli pracownik odmówi potwierdzenia swoim podpisem otrzymania dokumentu wypowiedzenia, nie należy nalegać, aby to uczynił. W takim przypadku pracownicy reprezentujący pracodawcę powinni sporządzić notatkę stwierdzającą, że pracownik został przez nich poinformowany o wypowiedzeniu mu umowy o pracę, lecz odmówił potwierdzenia tego na piśmie – oznacza to, że nastąpił skutek w postaci doręczenia pisma, gdyż pracownik mógł się z nim zapoznać (patrz art. 61 § 1 Kodeksu pracy, który stanowi, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią). Notatka taka będzie w razie sporu stanowić dowód, że wypowiedzenia dokonano skutecznie.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia polega na złożeniu przez jedną ze stron oświadczenia o rozwiązaniu umowy, przy czym oświadczenie to skutkuje natychmiast – stosunek pracy ustaje w dniu, w którym oświadczenie złożono.

Podobnie jak w przypadku wypowiedzenia oświadczenie każdej ze stron o rozwiązaniu umowy powinno nastąpić na piśmie. Natomiast w oświadczeniu pracodawcy należy wskazać przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy oraz zawrzeć pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy.

Najbardziej dolegliwym dla pracownika sposobem zwolnienia z pracy jest rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, z winy pracownika. Może do tego dojść w razie:

ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Mamy tu do czynienia z przypadkiem, w którym pracodawca stawia pracownikowi poważne zarzuty, stanowiące przyczynę zakończenia stosunku pracy. Trudno jest wówczas zachować stronom całkowity spokój, co może prowadzić do różnego rodzaju działań pogarszających i tak już złą sytuację. Aby ograniczyć różnego rodzaju negatywne skutki uboczne, pracodawca powinien postępować ściśle według wymogów Kodeksu pracy. Podobnie jak w przypadku wypowiedzenia, pismo rozwiązujące umowę o pracę powinno zawierać rzeczową informację o przyczynie rozwiązania umowy, a rozmowa z pracownikiem również powinna odbyć się bez zbędnego eskalowania emocji. W omawianym trybie pismo rozwiązujące umowę może być także dostarczone pracownikowi pocztą.

Przykład 2.

Pracodawca wysłał pracownikowi pocztą pismo zawierające oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, z winy pracownika. W związku z tym, że pracodawca nie wiedział, kiedy pracownik to pismo odbierze, w treści tego oświadczenia wskazał, że umowa ulega rozwiązaniu z dniem doręczenia pisma pracownikowi. Pracownik odebrał na poczcie wspomniane pismo 31 lipca 2025 roku; zatem z tym dniem ustał stosunek pracy.

Także pracownik może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeżeli:

zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe;
pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika; w takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia.

Oświadczenie pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie, z podaniem przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy. Rozwiązanie umowy nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracownika wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Zarówno wtedy, gdy wina przypisywana jest pracownikowi, jak i pracodawcy, od obu stron zależeć będzie, czy rozwiązaniu umowy towarzyszyć będą wzajemne ataki, czy też odbędzie się ono bez dodatkowych utrudnień. Należy jednak mieć świadomość, że pogłębianie konfliktu, groźby oraz inne próby wywierania presji mogą stanowić elementy obranej przez daną stronę taktyki służącej np. kontynuowaniu sporu przed sądem. Nie ulega natomiast wątpliwości, że po stronie pracodawcy powinna przeważyć postawa poszanowania prawa i profesjonalizm.

Rozwiązanie umowy o pracę może nastąpić też bez winy pracownika, z powodu długotrwałej niezdolności do pracy, ewentualnie przedłużającej się nieobecności w pracy. Może do tego dojść:

jeżeli niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa:

dłużej niż 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy,
dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową;

w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innych przyczyn niż wymienione w pkt 1, trwającej dłużej niż 1 miesiąc.

Wtedy oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy jest z reguły przekazywane pracownikowi pocztą, gdyż nie jest on obecny w pracy. Pole ewentualnego konfliktu jest w takim przypadku niewielkie, ponieważ pracownik ma zazwyczaj świadomość, że jego długa nieobecność w pracy w pewnym momencie będzie skutkować rozwiązaniem umowy.

Upływ czasu, na który zawarto umowę

Rozwiązanie umowy o pracę z upływem czasu, na który była zawarta, jest narażone na konflikt stron w niewielkim stopniu. Jest tak dlatego, że o dniu rozwiązania umowy – podobnie jak o jej rozwiązaniu za porozumieniem stron – pracodawca i pracownik decydują wspólnie. Następuje to już przy zawarciu umowy – na okres próbny lub na czas określony (w tym trybie nie można rozwiązać umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony).

Przykład 3.

Strony zawarły umowę o pracę 19 lipca 2025 roku na okres próbny 3 miesięcy. W związku z tym umowa ulegnie rozwiązaniu 19 października 2025 roku.