Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy łączącego pracodawcę i pracownika. Pracodawca ma obowiązek rozliczenia należności, które przysługują pracownikowi do dnia śmierci. W niektórych przypadkach śmierć pracownika wiąże się dla pracodawcy z obowiązkiem wypłaty odprawy pośmiertnej.
Wypłata należności za pracę a śmierć pracownika
Pracownikowi za pracę przysługuje wynagrodzenie lub inne świadczenia, które kompensują wynagrodzenie, czyli na przykład zasiłki.
Pracodawca wylicza wynagrodzenie za przepracowany okres, uwzględniając nadgodziny, premie czy inne dodatki do wynagrodzenia, które przysługiwały pracownikowi do dnia śmierci. Od wypłaconego rodzinie wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy nie potrąca się składek ZUS, jednak konieczne jest odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy.
Śmierć pracownika - wypłata odprawy pośmiertnej
W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna.
Odprawa pośmiertna to jednorazowe świadczenie pieniężne, którego wartość ustala się na podstawie stażu pracy u danego pracodawcy. Odprawa pośmiertna wynosi równowartość:
- jednomiesięcznego wynagrodzenia - jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
- trzymiesięcznego wynagrodzenia - jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
- sześciomiesięcznego wynagrodzenia - jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.
Wypłata odprawy pośmiertnej jest zwolniona z oskładkowania oraz opodatkowania. Oblicza się ją z zastosowaniem przepisów dotyczących ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej, jeżeli z własnych środków ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela nie jest niższe niż obliczona odprawa pośmiertna. W przypadku, gdy odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela jest niższe, wówczas pracodawca ma obowiązek wypłacić różnicę.
Osoby uprawnione do otrzymania należności po zmarłym pracowniku
Świadczenia związane ze stosunkiem pracy oraz odprawę pośmiertną po zmarłym pracowniku otrzymuje małżonek oraz inni członkowie rodziny spełniający warunki do uzyskania renty rodzinnej. Na pracodawcy spoczywa obowiązek, aby ustalić osoby uprawnione do otrzymanie należności po zmarłym pracowniku.
Jeżeli wśród osób uprawnionych są małoletnie dzieci, to wypłaty dokonuje się na ręce prawnego opiekuna.
Pracodawca powinien uzyskać od osób uprawnionych aktualny akt potwierdzający pokrewieństwo oraz dodatkowe oświadczenia w celu opłacenia podatku za wypłatę należności. Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca ma obowiązek wystawienia i przekazania uprawnionym osobom oraz do urzędu skarbowego deklarację PIT-11.
Śmierć pracownika - pozostałe obowiązki pracodawcy
Pracodawca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy zmarłego pracownika, gdzie w punkcie 3 ust. c jako powód rozwiązania stosunku pracy wykazuje wygaśnięcie umowy spowodowane śmiercią pracownika. Oryginał oraz kopię dokumentu należy dołączyć do części C akt osobowych pracownika. Jeżeli osoba uprawniona do świadczeń po zmarłym pracowniku wystąpi z wnioskiem o przekazanie mu świadectwa pracy, pracodawca ma obowiązek wydać dokument.
Zmarłego pracownika należy wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 500 - zgon osoby ubezpieczonej.
Po zakończeniu roku pracodawca wystawia deklaracje PIT-11 dla osób, które otrzymały wynagrodzenie po zmarłym pracowniku. Dokumenty te przekazuje do osób, których dotyczą oraz do urzędu skarbowego właściwego dla danej osoby. Deklaracja PIT-11 zmarłego pracownika obejmuje należności wypłacone w trakcie trwania stosunku pracy, należy je uwzględnić w części dotyczącej należności ze stosunku pracy.
W deklaracji PIT-11 nie wykazuje się kwoty odprawy pośmiertnej, gdyż jest ona zwolniona z opodatkowania.
