Wejście w życie obligatoryjnego systemu KSeF będzie stanowiło rewolucję w zakresie wystawiania faktur. Jednocześnie trzeba mieć na względzie, że wprowadzone przepisy będą mieć również wpływ na kwestie związane z kasą fiskalną. Sprawdzamy, czy podatnicy będą mieć obowiązek wykazania faktury z kasy fiskalnej w KSeF. Chodzi tutaj przede wszystkim o faktury wystawione przy użyciu kasy fiskalnej jak i faktury do paragonów.
Relacja pomiędzy paragonem z kasy fiskalnej a fakturą
W przypadku gdy sprzedaż jest dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, udokumentowanie takiej czynności odbywa się poprzez kasę fiskalną (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).
Należy mieć na względzie, że osoba prywatna może jednocześnie domagać się wystawienia faktury. Takie uprawnienie zostało przewidziane w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Warunkiem otrzymania faktury jest złożenia żądania w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. W tym miejscu należy podkreślić, że wystawienie faktury na żądanie kupującego nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku wystawienia faktury. Jednakże – w myśl art. 106h ustawy o VAT – w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:
- do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży, albo
- pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
Wyjątkiem jest faktura uproszczona w postaci paragonu, czyli przypadek, gdy sprzedawca w treści paragonu umieści NIP nabywcy, a wartość transakcji nie przekroczy kwoty 450 zł lub 100 euro. W takim przypadku wystawia się wyłącznie paragon.
Powyższy obowiązek (dołączania paragonu do faktury papierowej lub pozostawienia w dokumentacji numeru paragonu w postaci elektronicznej) nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawioną przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadkach, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
Jak bowiem wynika z treści § 23 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych kas rejestrujących, kasa może wystawiać faktury w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo zgodnie z wyborem użytkownika tylko w postaci elektronicznej zawierające dane określone w ustawie lub przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.
W aktualnym stanie prawnym możemy mieć do czynienia z:
- fakturami, które są emitowane bezpośrednio z kasy fiskalnej (ujęte w raporcie dobowym sprzedaży z kasy fiskalnej), do których nie jest drukowany paragon;
- fakturami, które wystawiono odrębnie do paragonu fiskalnego;
- paragonami fiskalnymi uznanymi za faktury uproszczone.
Faktury z kasy fiskalnej a fakturowanie w KSeF
W zakresie regulacji dotyczących e-faktur należy zwrócić uwagę na treść art. 145l ust. 2 ustawy o VAT, który ma charakter przepisu przejściowego i podaje, że w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej mogą być wystawiane w przypadku czynności dokumentowanych fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących.
To oznacza, że do końca 2024 roku utrzymano możliwość wystawiania faktur za pomocą kas fiskalnych. W okresie przejściowym podatnicy nie muszą zatem stosować faktur ustrukturyzowanych. Okres przejściowy obejmuje swoim zakresem również paragony z NIP (faktury uproszczone).
W tym miejscu warto poczynić istotne zastrzeżenie i wskazać, że nowelizacja ustawy w ramach obligatoryjnego KSeF nie znosi instytucji faktur uproszczonych. Takie faktury będą nadal funkcjonować, ale za taką fakturę – od 1 stycznia 2025 roku – nie będzie mógł zostać uznany paragon.
Z uwagi zatem na obligatoryjny system KSeF od 1 stycznia 2025 roku nastąpi całkowite odejście od możliwości wystawiania faktur przy użyciu kas fiskalnych. Kwestia ta znajdzie swoje odzwierciedlenie również w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT. Obecnie przepis ten podaje, że „podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży”, natomiast od 1 stycznia 2025 roku przepis ten będzie miał następujące brzmienie: „podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny z każdej sprzedaży”.
W następstwie uzasadnienia projektu ustawy od 1 stycznia 2025 roku podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących będą zobowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny z każdej sprzedaży, lecz nie powinni wystawić i wydać faktury z kasy rejestrującej, gdyż dokument ten nie będzie uznany za e-fakturę.
Zmiany w zakresie faktur wystawianych do paragonów w związku z obowiązkowym KSeF
Nieco inne regulacje będą obowiązywać, jeżeli chodzi o faktury wystawiane do paragonów. Po pierwsze wskażmy, że zgodnie z nowym art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek wystawiania e-faktur nie dotyczy sprzedaży na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. W rezultacie sprzedaż na rzecz konsumentów nie będzie dokumentowana e-fakturą, lecz nadal właściwym dokumentem będzie paragon fiskalny (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT nie ulegnie zmianie). Po drugie nadal możliwe będzie żądanie nabywcy wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy (o czym stanowi przywołany powyżej art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).
Powyższe wpłynie jednak na treść art. 106h ustawy o VAT, czyli na treść przepisu odnoszącego się do obowiązku dołączenia do faktury paragonu lub danych z paragonu. Otóż w nowym brzmieniu w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:
- numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym, lub
- paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.
W uzasadnieniu do projektu ustawy wskazano, że rozwiązanie to ma charakter dostosowujący do e-fakturowania sposób dokumentowania transakcji zewidencjonowanych na kasach rejestrujących. Jednocześnie zaproponowany przepis ma uniwersalne zastosowanie zarówno do faktur ustrukturyzowanych, elektronicznych oraz w postaci papierowej, jak i do paragonów w postaci papierowej oraz elektronicznej, które będą miały z upływem czasu coraz szersze zastosowanie w obrocie detalicznym.
W konsekwencji jeszcze przez pół roku od dnia wejścia w życie ustawy (tj. do końca 2024 roku) będą mogły być stosowane faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz faktury uproszczone (paragony fiskalne z NIP nabywcy do 450 zł). Po tej dacie zniknie możliwość wystawienia faktury przez kasę rejestrującą oraz możliwość wystawienia faktury uproszczonej w formie paragonu. Co jednak istotne, wprowadzenie systemu KSeF nie zniesie instytucji kasy fiskalnej. Ta nadal będzie podstawowym narzędziem służącym do dokumentowania sprzedaży na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
