Aktualnie obowiązujące przepisy Kodeksu pracy zawierają regulacje dotyczące stosowania pracy zdalnej. Unormowania te określają także sposób określenia zasad wykonywania wspomnianej pracy. Podstawowym aktem zakładowym, jaki należy uwzględnić w tym kontekście, jest porozumienie w sprawie pracy zdalnej zawierane między pracodawcą a organizacjami związkowymi. W jakim trybie zawrzeć takie porozumienie oraz co powinno określać?
Praca zdalna – podstawa prawna oraz ogólne zasady
Zasady wykonywania pracy w formie zdalnej zostały uregulowane w przepisach art. 67(18)–67(34) Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, określanej w dalszej części tekstu jako kp.
Uzgodnienie między pracodawcą a pracownikiem dotyczące wykonywania pracy zdalnej może nastąpić:
- przy zawieraniu umowy o pracę albo
- w trakcie zatrudnienia; takie uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. W takim przypadku nie stosuje się art. 29 § 4 kp, zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.
Szczególny tryb powierzenia pracownikowi pracy zdalnej określono w art. 67(19) § 3 kp, który zakłada, że praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu albo
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, o którym wyżej mowa, z co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem.
Ponadto w razie zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Zawarcie porozumienia określającego zasady wykonywania pracy zdalnej
Przepisy Kodeksu pracy wskazują, w jakich okolicznościach należy zawrzeć porozumienie określające zasady wykonywania pracy zdalnej (dalej: porozumienie).
Wynika stąd, że wprowadzenie w przedsiębiorstwie pracy zdalnej w trybie porozumienia dotyczy przypadków, gdy w danej firmie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa lub działa więcej organizacji związkowych.
Jeżeli jednak nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, to ma zastosowanie art. 67(10) § 2 kp. Oznacza to, że pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25(3) ust. 1 lub 2 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Warto w tym miejscu wyjaśnić, że reprezentatywną zakładową organizacją związkową w rozumieniu art. 25(3) ust. 1 lub 2 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych jest zakładowa organizacja związkowa:
- będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, zrzeszająca co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy lub
- zrzeszająca co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.
Jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia powyżej określonych wymogów, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.
Alternatywą dla porozumienia jest inny akt zakładowego prawa pracy, czyli regulamin w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej.
Przykład 1.
Pracodawca zarządza przedsiębiorstwem średniej wielkości, w którym nie działają zakładowe organizacje związkowe. Zamierza wprowadzić w firmie pracę zdalną, przy czym będzie to dotyczyć nie wszystkich zatrudnionych, a jedynie określonej grupy pracowników. W powyższej sytuacji będzie mógł dokonać realizacji powziętego zamiaru poprzez określenie zasad wykonywania pracy zdalnej w regulaminie – po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Powyższa zasada wynika z art. 67(20) § 4 kp i zobowiązuje pracodawcę, u którego nie funkcjonują związki zawodowe, do ustalenia regulaminu dotyczącego wykonywania pracy zdalnej.
Kiedy ponadto wydanie wspomnianego regulaminu będzie prawnie uzasadnione?
Przykład 2.
Pracodawca chce wprowadzić w firmie pracę zdalną. W przedsiębiorstwie działa zakładowa organizacja związkowa. Przedłożył on jej projekt porozumienia. Jednak w terminie 30 dni od dnia przedstawienia tego projektu przez pracodawcę nie doszło do zawarcia porozumienia w ustawowym trybie. W takim przypadku określa on zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie przy uwzględnieniu ustaleń podjętych z zakładową organizacją związkową w ramach uzgadniania porozumienia.
Podstawą powyższego działania jest art. 67(20) § 3 kp. Przepis ten przewiduje, że jeśli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z art. 67(20) § 1 albo 2 kp, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
Jakie postanowienia powinny zostać zawarte w treści porozumienia określającego zasady wykonywania pracy zdalnej?
Zakres spraw, jakie powinny zostać unormowane w treści porozumienia, określono w przepisach art. 67(20) § 6 kp. Zgodnie z powołanym przepisem – w porozumieniu określa się w szczególności:
grupę lub grupy pracowników, którzy zostali objęci pracą zdalną;
zasady pokrywania kosztów:
- instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych), a także – energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub
- innych niż wymienione powyżej – bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
zasady ustalania:
- ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika do pracy zdalnej własnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, albo
- ryczałtu z tytułu pokrycia kosztów, o których wyżej mowa w punkcie 2;
zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez wspomnianego pracownika;
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalnie;
zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
zasady kontroli przestrzegania wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym także urządzeń technicznych.
W kontekście powyższego może powstać pytanie, czy w porozumieniu pracodawca może zawrzeć inne postanowienia niż wymienione w art. 67(20) § 6 kp? Biorąc pod uwagę otwarty charakter katalogu spraw podlegających uregulowaniom, należy stwierdzić, że jest to dopuszczalne.
Porozumienie w sprawie pracy zdalnej – jak zawrzeć i co powinno określać? Podsumowanie
Wprowadzenie w zakładzie pracy zdalnej w trybie porozumienia dotyczy przypadków, gdy w danej firmie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa lub działa więcej organizacji związkowych. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca ustala treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych. Przepisy Kodeksu pracy zawierają podstawowy katalog postanowień, jakie należy zawrzeć w porozumieniu.
