Wprowadzenie do Kodeksu pracy postulowanej od dawna pracy zdalnej należy ocenić pozytywnie. Tym niemniej regulacje te budzą nierzadko wątpliwości interpretacyjne. Jednym z pytań, na które udzielenie odpowiedzi może być na pierwszy rzut oka trudne, pozostaje to, czy pracodawca obowiązany jest uwzględnić wnioski obojga rodziców o wykonywanie pracy zdalnej, jeśli spełniają oni przesłanki do jej obligatoryjnego udzielenia. Czy wniosek o wykonywanie pracy zdalnej powinien być zawsze zaakceptowany?
W jakich sytuacjach możliwa jest praca zdalna?
Praca zdalna może się odbywać całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Praca zdalna jest niedopuszczalna w przypadku następujących rodzajów prac:
w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
powodujących intensywne brudzenie.
Ustalenie możliwości pracy zdalnej
Obowiązujące od kwietnia 2023 roku uregulowania Kodeksu pracy wymagają uzgodnienia między pracodawcą a pracownikiem warunków wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie takie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Uprzywilejowane grupy pracowników w zakresie uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej
Pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, o ile jej charakter na to pozwala, w przypadku:
pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie potwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, wydane przez lekarza ubezpieczenia zdrowotnego posiadającego specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie: położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologii dziecięcej lub chirurgii dziecięcej;
pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio: opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
pracownicy w ciąży;
pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
W przywołanych przypadkach odmowa uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalna, jeżeli jej realizacja nie jest możliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy świadczonej przez pracownika.
Pracodawca, odmawiając uwzględnienia takiego wniosku, informuje pracownika o przyczynie odmowy w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Przykład 1.
Czy pracodawca może odmówić pani Alicji uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, gdy wykonuje ona korekty w wydawanych przez pracodawcę książkach, jeśli wróciła do pracy po zakończeniu urlopu macierzyńskiego i jest osobą wychowującą dwójkę dzieci w wieku 4 lata i rok?
W przedstawionym przypadku pracodawca zobligowany jest uwzględnić wniosek pani Alicji o umożliwienie jej wykonywania pracy zdalnej, bowiem jest ona osobą wychowującą jedno dziecko, które nie ukończyło 4. roku życia, a charakter jej pracy nie stoi na przeszkodzie w realizacji obowiązków zawodowych w formie zdalnej.
Przykład 2.
Czy pracodawca może odmówić pani Jolancie uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, podczas gdy wykonuje ona pracę archiwistki i jest matką dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności?
W przedstawionym przypadku pracodawca ma prawo odmówić uwzględnienia wniosku pani Jolanty o wykonywanie pracy zdalnej. Mimo iż jest ona rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności, charakter pracy pani Jolanty uniemożliwia wykonywanie pracy zdalnej, która w przypadku archiwistki świadczona jest w archiwum.
Czy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wnioski obojga uprzywilejowanych pracowników – rodziców o pracę zdalną?
Przepisy prawa pracy wskazują na sytuację, kiedy pracodawca obowiązany jest uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną, o ile jej wykonywanie jest możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy świadczonej przez pracownika. Dlatego też nie ma podstaw do odmowy obojgu rodzicom realizowania pracy zdalnej, jeśli pozwala na to jej organizacja i rodzaj.
Przykład 3.
Czy pracodawca może odmówić pani Alicji będącej w ciąży uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, podczas gdy wykonuje ona pracę polegającą na przygotowaniu ofert do przetargów, a jej mąż pracuje w tej samej firmie jako grafik komputerowy? Małżeństwo wychowuje już 2-letniego syna. Każdy z małżonków złożył do pracodawcy wniosek o wykonywanie pracy zdalnej.
W przedstawionym przypadku pracodawca obowiązany jest uwzględnić wnioski obojga rodziców o umożliwienie im wykonywania pracy zdalnej, bowiem charakter ich pracy na to pozwala i spełniają oni kryteria dotyczące uprzywilejowania wybranych pracowników w zakresie pracy zdalnej. Różnicowanie sytuacji i uwzględnienie wniosku jednego z małżonków przez pracodawcę jest niedopuszczalne i mogłoby narazić go na zarzut dyskryminacji.
Przykład 4.
Czy pracodawca może odmówić pani Edycie będącej matką bliźniaków w wieku 2 lat uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, gdy wykonuje ona pracę z zakresu księgowości, a jej mąż pracuje w tej samej firmie jako zaopatrzeniowiec?
W przedstawionym przypadku pracodawca obowiązany jest uwzględnić wniosek pani Edyty o umożliwienie jej wykonywania pracy zdalnej, ponieważ charakter jej pracy na to pozwala i spełnia ona kryteria dotyczące uprzywilejowania wybranych pracowników w zakresie pracy zdalnej. Jeśli chodzi o męża pani Edyty, jest inaczej, bowiem charakter jego pracy nie pozwala na wykonywanie jej zdalnie we wszystkich aspektach, dlatego pracodawca ma prawo odmówić uwzględnienia takiego wniosku bez narażania się na zarzut dyskryminacji.
Dopuszczalność cofnięcia zgody na wykonywanie pracy zdalnej przez uprzywilejowanych pracowników
Pamiętać należy, że regulacje dotyczące pracy zdalnej dla uprzywilejowanych pracowników nie przewidują możliwości cofnięcia zgody na pracę zdalną tak jak ma to miejsce przy pracownikach zwykłych.
Pracodawca w przypadku pracownika uprzywilejowanego ze względu na sytuację rodzinną lub stan ciąży może cofnąć zgodę na pracę zdalną i przywrócić poprzednio obowiązujące warunki, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie będzie mogło być dalej możliwe z uwagi na organizację lub rodzaj pracy realizowanej przez pracownika.
Uregulowanie zasad pracy zdalnej – w jakiej formie?
Porozumienie regulujące zasady pracy zdalnej zawierane jest przez pracodawcę i zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna, stronami porozumienia są pracodawca i wszystkie te organizacje. Przy braku możliwości uzgodnienia treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi pracodawca ustala treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Gdy do zawarcia porozumienia nie dojdzie we wskazany wyżej sposób we wskazanym terminie, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Brak zakładowych organizacji związkowych w firmie oznacza, że pracodawca samodzielnie określa w regulaminie zasady wykonywania pracy zdalnej, przy czym dzieje się to po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w danym miejscu zatrudnienia.
Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają możliwość wprowadzenia pracy zdalnej na mocy indywidualnego porozumienia zawieranego z pracownikiem.
Co powinny zawierać porozumienie, regulamin lub indywidualne porozumienie dotyczące pracy zdalnej?
Porozumienie zawarte ze związkami zawodowymi, indywidualne porozumienie podpisane z pracownikiem albo regulamin, określające zasady pracy zdalnej, powinny zawierać w szczególności następujące elementy:
oznaczenie grup lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
określenie zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo pokrycia innych kosztów niż wskazane bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, których zwrot został określony w porozumieniu lub regulaminie;
określenie zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, lub ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej wypłacanego w miejsce obowiązku pokrycia kosztów związanych z koniecznością zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu;
określenie zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
określenie zasad kontroli realizowania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
określenie zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
określenie zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
określenie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Podsumowanie - wniosek o wykonywanie pracy zdalnej obojga rodziców
Przepisy dotyczące uprzywilejowania określonych kategorii pracowników nie zakazują uwzględnienia wniosków obojga rodziców o wykonywanie pracy zdalnej, o ile jest to możliwe z uwagi na rodzaj pracy i jej organizację. Przeciwne stanowisko skutkowałoby dyskryminacją pracowników. Pracodawca obowiązany jest uwzględnić wnioski pracowników uprzywilejowanych, jeśli w ich przypadku realizacja pracy zdalnej jest możliwa.
