Praca zdalna na dobre weszła już jako forma świadczenia pracy. Wielu pracowników i pracodawców ceni to rozwiązanie. Pracodawcy, jeśli tylko jest to możliwe, pozwalają na świadczenie pracy w tej formie. A co dzieje się ze standardami pracy przy komputerze, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną? Jak powinno wyglądać stanowisko komputerowe przy pracy zdalnej? O tym poniżej.
Praca zdalna i jej uregulowanie
Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Praca zdalna jest niedopuszczalna w przypadku następujących rodzajów prac:
szczególnie niebezpiecznych;
w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
powodujących intensywne brudzenie.
Porozumienie albo regulamin określające zasady pracy zdalnej powinny zawierać w szczególności następujące elementy:
oznaczenie grup lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
określenie zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo pokrycia innych kosztów niż wskazane bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, których zwrot został określony w porozumieniu lub regulaminie;
określenie zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, lub ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej wypłacanego w miejsce obowiązku pokrycia kosztów związanych z obowiązkiem zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu;
określenie zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
określenie zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
określenie zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
określenie zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
określenie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Obowiązki BHP pracodawcy w przypadku pracy zdalnej
Przepisy Kodeksu pracy regulujące pracę zdalną stanowią, że pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy określone w dziale X Kodeksu pracy dotyczącym bezpieczeństwa i higieny pracy, z wyłączeniem następujących obowiązków:
obowiązku współdziałania pracodawców;
obowiązków pracodawcy w zakresie udzielania pierwszej pomocy;
obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem;
obowiązku spełnienia wymagań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy dla obiektów i pomieszczeń;
obowiązku zapewnienia standardu pomieszczeń pracy.
Pracownik, który wykonuje pracę zdalną, ma obowiązek organizacji swojego stanowiska pracy w miejscu przez niego wskazanym i uzgodnionym z pracodawcą.
Do pracowników wykonujących pracę zdalną zastosowanie znajdują przepisy z zakresu BHP, które zobowiązują pracodawcę do zapewnienia, aby stosowane maszyny i inne urządzenia techniczne zapewniały bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczały pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy oraz uwzględniały zasady ergonomii.
Stanowisko komputerowe przy pracy zdalnej
Pracodawca ma zapewnić wyposażenia stanowiska pracy zdalnej w odpowiedni sprzęt komputerowy oraz jego oprogramowanie. Dlatego też, zapewniając wyłącznie np. laptop lub tablet wykorzystywany do pracy bez zastosowania dodatkowej podstawy lub dodatkowego monitora oraz dodatkowej klawiatury, zasad tych nie spełnia. Inne elementy, takie jak krzesło czy biurko nie są narzędziami pracy zdalnej, a jedynie stanowią one wyposażenie stanowiska pracy, które organizuje pracownik.
Przykład 1.
Czy pan Bogdan może domagać się od swojego pracodawcy, dla którego pracuje w formie zdalnej, zakupu krzesła i biurka wykorzystywanego do tej pracy, gdy zapewnienie takich narzędzi zostało zagwarantowane w regulaminie pracy zdalnej?
Skoro regulamin pracy zdalnej wskazuje, że pracodawca ma obowiązek zapewnić krzesło i biurko do pracy zdalnej, to oznacza to, że pan Bogdan może się domagać tego od pracodawcy.
Przykład 2.
Czy pan Grzegorz pracujący zdalnie dla spółki ABCD Sp. z o.o. może domagać się zapewnienia mu krzesła i biurka, gdy w porozumieniu zawartym z pracodawcą, a dotyczącym pracy zdalnej, nie zostało to uzgodnione?
W tym wypadku pracodawca nie ma obowiązku dostarczyć ww. mebli.
Wyposażenie stanowiska pracy
Stanowisko pracy to przestrzeń obejmująca również:
wyposażenie podstawowe, w tym monitor ekranowy, klawiaturę, mysz lub inne urządzenia wejściowe i oprogramowanie z interfejsem dla użytkownika;
krzesło i stół;
opcjonalne wyposażenie dodatkowe, w tym stację dysków, drukarkę, skaner, uchwyt na dokumenty, podnóżek.
Przepisy prawa wskazują na konieczność takiego rozmieszczenia ww. elementów stanowiska pracy, aby nie prowadziło to w czasie pracy do nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i/lub wzroku oraz aby nie było źródłem zagrożeń dla pracownika.
Pracodawca samodzielnie decyduje o tym, czy stanowisko pracy z systemem przenośnym będzie wyposażone w monitor stacjonarny, czy jedynie w podstawkę.
Jeśli chodzi o monitor, to przepisy BHP nakazują, aby:
znaki na ekranie były wyraźne i czytelne;
obraz na ekranie był stabilny, bez migotania lub innych form niestabilności;
jaskrawość i kontrast znaku na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy;
regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu.
Monitor powinien być tak ustawiony, aby górna jego krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika.
Poza tym wskazuje się na konieczność ustawienia monitora oraz innych elementów wyposażenia w sposób uniemożliwiający wymuszenie niewygodnych ruchów głowy i szyi.
Monitor służący pracownikowi powinien być tak usytuowany względem źródeł światła, żeby ograniczać olśnienie i odbicia światła.
Pozostałe wyposażenie stanowiska, takie jak klawiatura czy mysz, powinny stanowić osobne elementy wyposażenia podstawowego stanowiska pracy.
Co do samej konstrukcji klawiatury nakłada się obowiązek, aby pozwalała pracownikowi na przyjęcie takiej pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy.
Regulacje z zakresu BHP wskazują także na parametry samej klawiatury, której powierzchnia powinna być matowa. Znaki na klawiaturze powinny być kontrastowe i czytelne.
Przykład 3.
Pani Jolanta pracuje zdalnie, wykorzystując w tym celu swój prywaty laptop. Czy w takiej sytuacji może ona domagać się od pracodawcy wyposażenia stanowiska pracy w stacjonarny ekran?
W tym wypadku to pani Jolanta musi we własnym zakresie wyposażyć stanowisko pracy w ekran do laptopa.
Przykład 4.
Czy pani Dominika jako pracodawczyni pani Dagmary, której do pracy zdalnej zapewnia laptop, musi wyposażyć także stanowisko pracy w ekran lub podstawę do laptopa?
Na pani Dominice jako pracodawczyni w tej sytuacji ciąży obowiązek wyposażenia stanowiska pracy w ekran lub podstawę do laptopa.
Podsumowanie
To, czy pracodawca będzie obowiązany dostarczyć pracownikowi, który pracuje zdalnie na laptopie, podstawki do tego komputera lub stacjonarny ekran, będzie zależało od tego, czy dostarcza ten sprzęt, czy jest to sprzęt pracownika. Do pracy przy komputerze w przypadku pracy zdalnej pracodawca nie ma obowiązku także dostarczać stołu czy krzesła, chyba że taki obowiązek wynika z aktu regulującego wykonywanie pracy zdalnej.
