Od kilku miesięcy obowiązują już przepisy określające zasady wykonywania pracy zdalnej. Z reguły w przypadku wprowadzenia nowych regulacji prawnych powstają wątpliwości dotyczące stosowania konkretnych rozwiązań. Nie inaczej jest w odniesieniu do unormowań w zakresie pracy zdalnej. Jedną z kwestii, która pojawia się w tym kontekście, jest sprawa ustalenia miejsca świadczenia pracy na odległość. Czy na umowie należy podać miejsce wykonywania pracy zdalnej? Jakie możliwości istnieją w tym obszarze – na ten temat piszemy w niniejszym artykule.
Praca zdalna – podstawowe informacje prawne
Zasady wykonywania pracy zdalnej unormowano w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510, z późn. zm.), zwanej dalej „kp”. Poszczególne kwestie związane z organizowaniem pracy zdalnej zostały omówione w art. 67(18)–67(34) kp. Należy podkreślić, że przepisy dotyczące pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku.
Definicja pracy zdalnej
Obowiązujące od stosunkowo niedawna przepisy określające zasady wykonywania pracy zdalnej definiują pojęcie takiej pracy, co ma kluczowe znaczenie w kontekście określenia miejsca wykonywania obowiązków służbowych przez pracownika.
Analizując treść tego przepisu, wypada zwrócić uwagę na poniższe aspekty:
- praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika;
- niezależnie od wskazania miejsca świadczenia pracy przez pracownika każdorazowo takie miejsce musi zostać uzgodnione z pracodawcą;
- miejscem pracy zdalnej może być miejsce zamieszkania pracownika, może to być ponadto każda inna lokalizacja, co do której strony się porozumieją;
- praca zdalna może polegać na wykorzystywaniu środków do bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Tryb ustalenia miejsca pracy zdalnej
Jak stanowi art. 67(20) § 1 kp, zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
Jeżeli jednak nie ma możliwości uzgodnienia treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25(3) ust. 1 lub 2 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 854), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy (art. 67(20) § 2).
Pracodawca samodzielnie określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, jeżeli nie działają w jego firmie zakładowe organizacje związkowe. W takich okolicznościach pracodawca konsultuje się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym u niego trybie. Warto jednocześnie nadmienić, że stanowisko wyrażone przez reprezentantów załogi nie jest dla pracodawcy wiążące.
Realizowanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi lub nie został wydany regulamin uwzględniający ustalenia podjęte z organizacjami związkowymi bądź po konsultacji z przedstawicielami pracowników. W takiej sytuacji pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w:
- poleceniu wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w art. 67(19) § 3 kp (chodzi tu m.in. o polecenie wykonywania pracy w okresie stanu nadzwyczajnego lub stanu epidemii), albo
- w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Reasumując, ustalenie pracy zdalnej w danym przedsiębiorstwie może nastąpić zarówno w trybie zbiorowym (porozumienie, regulamin), jak i w drodze uzgodnień indywidualnych (polecenie wydane konkretnemu pracownikowi lub zawarcie porozumienia z osobą zatrudnioną).
Przykład 1.
Pracodawca postanowił skorzystać z nowych przepisów kp, które umożliwiają mu zastosowanie pracy zdalnej. W zakładzie pracy nie działa organizacja związkowa, wobec czego pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym u niego trybie. Regulacje kodeksowe nie wskazują miejsca wykonywania pracy zdalnej jako obligatoryjnego składnika objętego postanowieniami regulaminu, niemniej pracodawca zdecydował się na unormowanie tych kwestii, co zresztą jest w pełni zgodne z prawem i zasadne. Wprawdzie pracodawca nie jest związany opinią reprezentantów załogi, jednak postanowił w możliwie jak najszerszym zakresie uwzględnić wnioski osób reprezentujących interesy pracowników. Jednym z postulatów była możliwość wykonywania pracy nie tylko w miejscu zamieszkania, ale także w różnych miejscach pobytu pracowników na terenie województwa, w którym znajduje się przedsiębiorstwo. Przedsiębiorca uznał, po analizie okoliczności związanych z wykonywaniem pracy w dotychczasowym trybie, że może zaakceptować taką propozycję.
Różne aspekty dotyczące ustalenia miejsca wykonywania pracy zdalnej
Pisaliśmy już o tym, że praca zdalna polega na wykonywaniu obowiązków pracowniczych w pełnym zakresie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Jak to wygląda w praktyce?
Przykład 2.
Pracodawca postanowił zlecić pracownikowi wykonywanie pracy o charakterze administracyjno-biurowym w miejscu zamieszkania osoby zatrudnionej. Firma udostępnia pracownikowi środki do komunikowania się na odległość (sprzęt komputerowy i służbowy telefon). Ze względów organizacyjnych (podpisanie raportów i autoryzacja dokumentów) wymagana jest obecność pracownika w firmie co najmniej raz na tydzień. W związku z tym strony umowy o pracę ustaliły, że przez cztery dni w tygodniu (od poniedziałku do czwartku) praca będzie świadczona w miejscu zamieszkania pracownika, natomiast w każdy piątek pracownik będzie do dyspozycji w siedzibie przedsiębiorstwa.
W celu odróżnienia pracy zdalnej od pracy wykonywanej przez pracownika poza siedzibą firmy na polecenie pracodawcy należy podkreślić, że podstawowe znaczenie ma kwestia wskazania przez pracownika miejsca pracy zdalnej, które jest uzgodnione z pracodawcą.
Przykład 3.
Pracownik świadczy pracę na stałe poza siedzibą zakładu pracy. Specyfika pracy tej osoby wymagała podjęcia tego typu działań organizacyjnych. Pracownik miał świadomość takich uwarunkowań i zgodził się na wskazane zasady świadczenia pracy, bowiem nie stanowiło to dla niego problemu. Miejsca pracy wytypował dla pracownika pracodawca, po wcześniejszym uzgodnieniu. W takim przypadku nie można mówić o poleceniu pracy zdalnej, ponieważ to nie pracownik zaproponował miejsce wykonywania pracy, co jest elementem definicji pracy zdalnej określonej w art. 67(18) kp.
Jak już wspomnieliśmy, dla zaistnienia pracy zdalnej konieczna jest propozycja pracownika co do miejsca, w którym taka praca ma być wykonywana. Dopełnieniem takiego działania jest uzgodnienie tego miejsca z pracodawcą. Przepisy kp nie ograniczają jednocześnie możliwości wskazania kilku miejsc świadczenia pracy w ramach home office.
Przykład 4.
Strony stosunku pracy postanowiły o realizacji obowiązków pracowniczych w formie pracy na odległość. Pracownik zaproponował, że może wykonywać pracę w swoim mieszkaniu, ponadto, ze względów organizacyjnych i rodzinnych, chciałby świadczyć pracę także w mieszkaniu rodziców oraz w miejscu zamieszkania teściów. Pracodawca – po analizie stanu faktycznego, w szczególności na podstawie danych przedstawionych przez pracownika – uznał, że istnieją realne możliwości wykonywania pracy zdalnej przy uwzględnieniu różnych jej lokalizacji.
Miejsce wykonywania pracy zdalnej – podsumowanie
Miejsce wykonywania pracy zdalnej jest wskazywane przez pracownika, który ma wykonywać swe obowiązki na home office i podlega każdorazowo uzgodnieniu z pracodawcą. Brak zgody pracodawcy na propozycję pracownika uniemożliwia zastosowanie przepisów dotyczących zatrudnienia na odległość. Z drugiej strony pracodawca nie może narzucić pracownikowi swojej woli w odniesieniu do kwestii ustalenia miejsca pracy – przeforsowanie przez pracodawcę własnego stanowiska będzie oznaczało polecenie pracy poza firmą, lecz nie będzie to praca zdalna w rozumieniu Kodeksu pracy. Ponadto strony umowy o pracę mogą postanowić, że praca zdalna będzie wykonywana w kilku lokalizacjach.
