W czasie urlopu bezpłatnego podstawowe obowiązki pracownika i pracodawcy – świadczenie pracy i wypłacanie wynagrodzenia – ulegają zawieszeniu. Nie musi to jednak oznaczać zaprzestania aktywności zarobkowej pracownika, gdyż okres wspomnianego urlopu może zostać przeznaczony na inne zatrudnienie. Sprawdź, jak praca w czasie urlopu bezpłatnego wpływa na zatrudnienie pracownika.
Czym charakteryzuje się urlop bezpłatny?
Jak stanowi art. 174 § 1 Kodeksu pracy, na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Forma pisemna wniosku nie jest wymagana, jednak pożądane jest jej stosowanie dla uniknięcia ewentualnych wątpliwości, zarówno co do faktu udzielenia urlopu, jak i czasu jego trwania.
Udzielenie urlopu bezpłatnego polega w swojej istocie na zawarciu umowy między pracodawcą a pracownikiem, gdyż obie te strony muszą złożyć zgodne oświadczenia woli. Mają one w tym zakresie swobodę. Jedynie pracodawca – tak jak w przypadku innych zachowań wobec pracownika – jest ograniczony ogólnymi zasadami prawa pracy, w szczególności równego traktowania pracowników i ich niedyskryminacji. Wykładni oświadczeń woli pracodawcy i pracownika należy dokonywać na podstawie art. 65 Kodeksu cywilnego, w związku z art. 300 kp. Trzeba więc badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, a nie opierać się tylko na jej dosłownym brzmieniu. Jeżeli np. pracodawca na wniosek pracownika udzielił mu urlopu bezpłatnego, a jednocześnie strony umówiły się, że pracownik będzie w tym czasie wykonywał część swoich dotychczasowych obowiązków, to nie doszło do udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego. Zgodnym zamiarem stron było bowiem dalsze wykonywanie przez pracownika tej samej pracy na rzecz pracodawcy, tyle tylko, że w ograniczonym zakresie (patrz wyrok Sądu Najwyższego z 12 sierpnia 2004 roku, III PK 42/04).
Przykład 1.
Pracownik skierował do pracodawcy wniosek o udzielenie mu urlopu bezpłatnego od 1 kwietnia do 16 maja 2025 roku. Odpowiadając, pracodawca poinformował pracownika, że wyraża zgodę na korzystanie przez niego z urlopu bezpłatnego w okresie podanym we wniosku. W ten sposób doszło do udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego w wyniku zawarcia umowy między stronami stosunku pracy – pracownik (we wniosku) i pracodawca (w odpowiedzi na wniosek) złożyli zgodne oświadczenia woli w sprawie udzielenia wspomnianego urlopu.
W myśl art. 174 § 3 kp przy udzielaniu urlopu bezpłatnego dłuższego niż 3 miesiące strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.
Przykład 2.
Po otrzymaniu wniosku pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego w okresie od 1 lutego do 31 maja 2025 roku pracodawca uznał, że jest gotów udzielić wspomnianego urlopu, jednak chce przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. Po uzgodnieniu tego warunku przez pracodawcę z pracownikiem strony podpisały dokument stwierdzający, że (1) w okresie od 1 lutego do 31 maja 2025 roku udziela się pracownikowi urlopu bezpłatnego, a (2) strony przewidują dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. Tym samym strony złożyły zgodne oświadczenia woli o udzieleniu urlopu oraz o możliwości odwołania pracownika z urlopu.
Zgodnie z art. 174 § 2 kp okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
W wyroku Sądu Najwyższego z 26 września 2023 roku (III USKP 26/23) wyjaśniono, że okres urlopu bezpłatnego stanowi przerwę w zatrudnieniu. Mimo że w czasie korzystania z takiego urlopu stosunek pracy trwa, to jednak okresu tego urlopu nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Oznacza to negatywny wpływ omawianego urlopu zarówno na nabywanie określonych uprawnień, jak i ustalenie ich wymiaru, jeżeli wymiar ten jest uzależniony od stażu pracy pracownika. Urlop bezpłatny nie ma cech niewykonywania pracy podobnych do okresu zwolnienia lekarskiego czy urlopu wypoczynkowego. Stanowi on zatem czas swoistego zawieszenia stosunku pracy.
Czy praca w czasie urlopu bezpłatnego u innego pracodawcy lub wykonywanie innych aktywności zarobkowych jest możliwa?
Decydowanie o sposobie wykorzystania urlopu bezpłatnego pozostawiono pracownikowi. Oznacza to, że okres tego urlopu może on przeznaczyć na dowolne cele, w szczególności na wykonywanie pracy w ramach stosunku pracy zawartego z innym pracodawcą niż udzielający wspomnianego urlopu czy też na inną działalność zarobkową, realizowaną w ramach umowy cywilnoprawnej. Wówczas takie stosunki prawne z innymi podmiotami (stosunek pracy lub stosunek cywilnoprawny) nie mają wpływu na więź prawną istniejącą między pracodawcą udzielającym urlopu bezpłatnego i pracownikiem. Wyjątek od tej zasady przewidziano w art. 1741 kp.
Wspomniany przepis stanowi, że:
- za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami;
- okres tego urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy (co na korzyść pracownika odróżnia instytucję urlopu bezpłatnego udzielanego w trybie art. 1741 kp od urlopu bezpłatnego udzielanego na podstawie art. 174 kp).
Przykład 3.
Pracodawca A i pracodawca B zawarli porozumienie, w którego myśl dany pracownik pracodawcy A, w okresie od 1 marca do 30 czerwca 2025 roku, będzie wykonywał pracę u pracodawcy B polegającą na kierowaniu działem sprzedaży w związku z występującym wakatem na stanowisku kierownika tego działu. Pracownik wyraził na piśmie zgodę na wykonywanie wspomnianej pracy u pracodawcy B i korzystanie w okresie jej wykonywania z urlopu bezpłatnego u pracodawcy A. Okres tego urlopu został zaliczony u pracodawcy A do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Praca u pracodawcy udzielającego urlopu bezpłatnego
Jak wyżej zasygnalizowano, jednoczesne korzystanie z urlopu bezpłatnego i wykonywanie pracy u tego samego pracodawcy – w ramach jednego stosunku pracy – nie jest możliwe. W wyroku Sądu Najwyższego z 13 września 2010 roku (II PK 257/09) wskazano, że udzielenie urlopu bezpłatnego, a jednocześnie kontynuacja przez pracownika zatrudnienia w tym samym charakterze świadczy o pozorności udzielonego urlopu, gdyż okres urlopu bezpłatnego w swym założeniu ma stanowić zawieszenie obowiązku wykonywania przez pracownika jego obowiązków oraz obowiązku wypłaty wynagrodzenia przez pracodawcę. Nie do zaakceptowania pozostaje zatem sytuacja, w której udzieleniu urlopu bezpłatnego towarzyszy zamiar dalszego zatrudniania pracownika.
Należy jednak odróżnić sytuację, w której miałoby dochodzić do jednoczesnego korzystania z urlopu bezpłatnego i wykonywania pracy w ramach tego samego stosunku pracy (co, jak wspomniano, na gruncie obowiązujących przepisów prawa nie jest możliwe) od takiego stanu rzeczy, w którym pracownik w tym samym czasie korzysta z urlopu bezpłatnego w ramach jednego stosunku pracy i świadczy pracę u tego samego pracodawcy, ale w ramach innego stosunku pracy. W przypadku wielu stosunków pracy łączących danego pracownika z tym samym pracodawcą są one traktowane odrębnie, co pozwala na korzystanie z urlopu bezpłatnego w ramach jednego stosunku pracy i jednoczesne świadczenie pracy w ramach innego stosunku pracy.
W wyroku z 1 lutego 2017 roku (I PK 41/16) Sąd Najwyższy opowiedział się za taką możliwością na przykładzie jednoczesnego pozostawania w stosunkach pracy na podstawie umowy o pracę i na podstawie wyboru: „[…] udzielenie urlopu bezpłatnego może nastąpić także w celu innego niż dotychczasowe zatrudnienia u tego samego pracodawcy, na czas tego zatrudnienia. Stosując art. 174 k.p., należy uwzględnić »swoistość« takiej sytuacji, kiedy pracodawca udziela (może lub powinien udzielić) urlopu bezpłatnego pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę w celu i na czas zatrudnienia go u tego pracodawcy na podstawie wyboru. W udzieleniu urlopu w takich razach ma interes nie tylko pracownik, ale i pracodawca. Owa »swoistość« okoliczności powinna być odniesiona zwłaszcza do oceny zachowania przewidzianych w analizowanym przepisie rygorów formalnych. Zarówno wniosek pracownika, jak i udzielenie urlopu nie muszą być sformalizowane. Dotyczy to głównie pisemnej formy wniosku, gdyż dla udzielenia urlopu bezpłatnego nie została przewidziana żadna forma szczególna. Zarówno wniosek, jak i udzielenie urlopu są oświadczeniami woli. Wola zaś może być oświadczona – stosownie do art. 60 k.c. w związku z art. 300 k.p. – przez każde zachowanie ujawniające ją w sposób dostateczny. Skoro pracownik wyraża zgodę na zatrudnienie z wyboru u pracodawcy, z którym związany jest umową o pracę, to należy przyjąć, że tym samym wyraża wolę zawieszenia praw i obowiązków składających się na treść dotychczas łączącego strony stosunku pracy. Skoro pracodawca dopuszcza pracownika do pracy na stanowisku z wyboru, to tym samym wyraża wolę zwolnienia go z wykonywania obowiązków wynikających z dotychczasowego stosunku pracy”.
W cytowanym wyroku Sąd Najwyższy wyraził również pogląd, że swoistość urlopowania pracownika w celu zatrudnienia go u tego samego pracodawcy powoduje ze względów funkcjonalnych wątpliwość co do dopuszczalności zastrzeżenia przewidzianej w art. 174 § 3 kp klauzuli odwołania z urlopu bezpłatnego dłuższego niż 3 miesiące. Ponadto zdaniem Sądu Najwyższego, jak się wydaje, w tego rodzaju przypadkach nie ma też zastosowania art. 174 § 2 kp, co oznacza, że okres korzystania z urlopu bezpłatnego podlega wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, w ramach każdego z równocześnie trwających stosunków pracy łączących pracownika z tym samym pracodawcą.
Przykład 4.
Pracownik urzędu gminy, zatrudniony na podstawie umowy o pracę na stanowisku kierownika działu organizacyjnego, został wybrany na wójta tej gminy. W wyniku wyboru doszło do nawiązania stosunku pracy (art. 73 § 1 kp) pomiędzy tą osobą a wspomnianym urzędem gminy, jako pracodawcą (art. 8 ust. 1 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych). Powstała zatem sytuacja, w której tę samą osobę łączyły z danym urzędem gminy 2 stosunki pracy: jeden, na podstawie umowy o pracę, i drugi, na podstawie wyboru. Aby móc sprawować mandat wójta, pracownikowi, na okres kadencji, udzielono urlopu bezpłatnego. Tak więc w okresie kadencji wójta pracownik pozostawał na urlopie bezpłatnym jako kierownik działu organizacyjnego urzędu gminy, a świadczył pracę w charakterze wójta, będąc również pracownikiem tego urzędu gminy.
Na zakończenie warto zaznaczyć, że w przepisach szczególnych, dotyczących niektórych grup pracowników, uregulowano przypadki urlopu bezpłatnego w częściowo odmienny sposób niż w unormowaniach kodeksowych. Różnice polegają głównie na nałożeniu na pracodawców, w pewnych sytuacjach, obowiązku udzielenia urlopu bezpłatnego lub zaliczenia czasu jego trwania do okresu, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Dotyczy to m.in. członków zarządów komisarycznych banków, osób kierowanych do pracy przy zwalczaniu epidemii, osób odbywających dobrowolną zasadniczą służbę wojskową czy też osób powołanych do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie.
