Poradnik Przedsiębiorcy

Praca zdalna cudzoziemca dla polskiej firmy – czy potrzebne jest pozwolenie na pracę, jak wygląda opodatkowanie i składki od wynagrodzenia?

W dobie szeroko rozwiniętych urządzeń telekomunikacyjnych praca może być wykonywana niemal z każdego miejsca na ziemi. Tym samym siedziba pracodawcy nie zawsze musi pokrywać się z miejscem świadczenia pracy przez pracownika, w tym pracownika-cudzoziemca. Czy w takim przypadku cudzoziemiec musi posiadać pozwolenie na pracę? Jak rozliczyć wypłacone mu wynagrodzenie? Jak wygląda praca zdalna cudzoziemca dla polskiej firmy? Odpowiedź znajduje się poniżej.

Praca zdalna cudzoziemca a pozwolenie na pracę

Zgodnie z art. 88 ust. 1 Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy zezwolenie na pracę jest wymagane, jeżeli cudzoziemiec:

  1. wykonuje pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
  2. w związku z pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców lub będącej spółką kapitałową w organizacji albo w związku z prowadzeniem spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej jako komplementariusz, albo w związku z udzieleniem mu prokury przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez okres przekraczający łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy;
  3. wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego i jest delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres przekraczający 30 dni w roku kalendarzowym do oddziału lub zakładu podmiotu zagranicznego albo podmiotu powiązanego, w rozumieniu Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z pracodawcą zagranicznym;
  4. wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego nieposiadającego oddziału, zakładu lub innej formy zorganizowanej działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i jest delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu realizacji usługi o charakterze tymczasowym i okazjonalnym (usługa eksportowa);
  5. wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego i jest delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres przekraczający 30 dni w ciągu kolejnych 6 miesięcy w innym celu niż wskazany w pkt 2–4.

Z powyższego przepisu wynika, że zezwolenie na pracę jest wymagane, jeżeli praca jest wykonywana przez cudzoziemca na terytorium Polski, tym samym jeżeli pracownik wykonuje wyłącznie pracę zdalną, np. jako programista, grafik, dziennikarz.

Podkreślić należy, że każdy przypadek pracy zdalnej pod kątem obowiązków podatkowych oraz obowiązków względem ZUS-u należy rozpatrywać w sposób oddzielny, z uwzględnieniem wszystkich okoliczności. O obowiązkach podatkowych i ubezpieczeniowych powstających w miejscu, w którym osoba wykonuje swoje obowiązki pracownicze, decydują przepisy lokalne i umowy międzynarodowe.

Praca zdalna cudzoziemca a podatek dochodowy (PIT)

Zgodnie z art. 3 ust. 1–1a ustawy o PIT osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).

Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:

  1. posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
  2. przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

W tym przypadku należy rozróżnić dwie sytuacje:

  1. praca zdalna wykonywana przez cudzoziemca na podstawie umowy o pracę;
  2. praca zdalna wykonywana przez cudzoziemca na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Za dochody (przychody) osiągane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w ust. 2a  – nierezydenci, uważa się w szczególności dochody (przychody) z pracy wykonywanej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia.

W przypadku świadczenia pracy zdalnej na podstawie umowy o pracę duże znaczenie ma fakt, czy Rzeczpospolita Polska ma zawartą z państwem cudzoziemca umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Generalną zasadą jest to, że wynagrodzenia osoby mającej miejsce zamieszkania w danym państwie podlegają opodatkowaniu tylko w tym państwie, chyba że praca jest wykonywana w drugim państwie. Wówczas otrzymane za nią wynagrodzenie może być opodatkowane w tym drugim państwie. Państwo rezydencji stosuje wówczas odpowiednią metodę unikania podwójnego opodatkowania.

Jeżeli cudzoziemiec ma stałe miejsce pracy poza granicami polski (centrum interesów życiowych) lub wykonuje poza Polską pracę ponad 183 dni w skali roku podatkowego, wówczas rozliczeń dokonuje w państwie miejsca zamieszkania. Jednakże, co warto podkreślić, każda sprawa kwestii ubezpieczeniowo-podatkowych cudzoziemca podlega rozpoznaniu odrębnie.

Jeżeli natomiast cudzoziemiec ma stałe miejsce zamieszkania w Polsce, a np. wyjechał na kilka miesięcy (do 6 miesięcy w ciągu roku) do ojczystego kraju i stamtąd wykonuje pracę zdalną, wówczas polski przedsiębiorca będący pracodawcą i płatnikiem składek jest zobowiązany do:

  1. poboru oraz wpłacania na rachunek urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy (PIT) od uzyskanego przez cudzoziemca dochodu z pracy;
  2. przesłania do urzędu skarbowego do końca stycznia następnego roku zbiorczej deklaracji rocznej PIT-4R;
  3. przygotowania informacji PIT-11 o dochodach oraz pobranych zaliczkach dla pracownika i urzędu skarbowego do końca lutego roku następnego.

W przypadku umów zlecenia czy umów o dzieło wykonywanie pracy przez cudzoziemca traktowane jest jako działalność wykonywana osobiście – art. 13 ust. 8 ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT od przychodów uzyskanych przez nierezydentów na terytorium Polski z tego typu działalności pobiera się podatek w formie ryczałtu  – w wysokości 20% przychodu (bez pomniejszania przychodu o koszty i składki ZUS).

Art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska. Jednakże zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania podatnika uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji.
Zatem jeżeli pracownik cywilnoprawny przedstawi zatrudniającemu certyfikat rezydencji swojego kraju, a z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania wynika, że uzyskany przez niego przychód podlega opodatkowaniu wyłącznie za granicą, to wówczas polski pracodawca-zleceniodawca nie jest zobowiązany do poboru zryczałtowanego podatku w wysokości 20% od wypłaconych mu przychodów. Jedyną jego powinnością jest przesłanie do końca lutego następnego roku zleceniobiorcy oraz urzędowi skarbowemu właściwemu ds. opodatkowania osób zagranicznych imiennej informacji IFT-1R.

Jak wskazuje Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej, 0111-KDIB2-3.4011.146.2017.1.KB, w przypadku „wypłaty wynagrodzenia cudzoziemcom, których pobyt na terenie Polski nie przekroczył 183 dni w roku podatkowym, i płatnik nie dysponuje informacją o ośrodku interesów życiowych podatnika w Polsce, spółka obowiązana jest pobrać od wypłacanego wynagrodzenia 20% zryczałtowany podatek, o którym mowa w art. 29 ust. 1 ustawy, i sporządzić deklarację PIT-8AR i informację IFT-1/IFT-1R. Jeśli pobyt ten przekroczy 183 dni, spółka powinna stosować zasady jak dla osoby mającej miejsce zamieszkania w Polsce. W takim przypadku po zakończeniu roku podatkowego płatnik powinien wystawić 2 informacje: IFT-1R za okres pobytu podatnika do 183 dni oraz PIT-11 za okres od momentu, gdy powstał obowiązek poboru zaliczki wg art. 41 ustawy”.

Wobec tego, jeżeli właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania nie stanowi inaczej, cudzoziemcowi, który wykonuje pracę poza granicami Polski na rzecz polskiego pracodawcy, należy pobrać 20-procentowy zryczałtowany PIT.

Powyższe potwierdza również WSA w Warszawie w wyroku, III SA/Wa 1468/16, gdzie sąd stwierdził, że: „Wynagrodzenie wypłacane podmiotom zagranicznym przez polskiego płatnika za wykonanie usług fizycznie poza terytorium RP jest dochodem, którego źródło znajduje się w Polsce, albowiem występuje gospodarczy związek tego dochodu z terytorium Polski. Dochód ten został zatem osiągnięty na terytorium RP”.

Praca zdalna cudzoziemca a składki ZUS

Zgodnie z art. 6 ust. 1 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są między innymi pracownikami.

Z powyższego przepisu wynika, że wszystkie osoby fizyczne bez względu na ich miejsce zamieszkania czy obywatelstwo podlegają polskim ubezpieczeniom społecznym, o ile wykonują pracę na obszarze Polski i na rzecz polskiego podmiotu.

Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie podlegają ubezpieczeniom społecznym określonym w ustawie obywatele państw obcych, których pobyt na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej nie ma charakteru stałego i którzy są zatrudnieni w obcych przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, misjach, misjach specjalnych lub instytucjach międzynarodowych, chyba że umowy międzynarodowe stanowią inaczej.

Polskiej ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych nie będą podlegali cudzoziemcy, którzy są zatrudnieni przez polskie podmioty, a którym miejsce wykonywania pracy określono poza granicami Polski. W przypadku muszą być spełnione dwa warunki:

  1. miejsce pracy musi zostać określone za granicą;
  2. praca jest wykonywana za granicą.

Jeżeli powyższe warunki są spełnione, to zatrudniony cudzoziemiec nie jest pracownikiem na obszarze Polski, wobec czego pracodawca nie będzie zobowiązany do pokrywania składek na ubezpieczenie na terenie Polski.

Każdorazowo sprawa cudzoziemca wykonującego na rzecz polskiego pracodawcy pracę zdalną, tj. bez jednoczesnej obecności na terytorium Polski, powinna być rozpatrywana w sposób indywidualny. Od tego bowiem zależeć będą potencjalne obowiązki wobec organów podatkowych, które to obowiązki ciążą na polskim pracodawcy. Szczególną uwagę należy skupić na umowach międzynarodowych w zakresie unikania podwójnego opodatkowania – tam bowiem znajdują się wytyczne dotyczące rozliczeń cudzoziemca z fiskusem.