Poradnik Przedsiębiorcy

Kwestionariusz osobowy a przepisy RODO

Do zagadnienia gromadzenia danych osobowych o pracowniku (bądź kandydacie na pracownika) odnoszą się przepisy Kodeksu pracy. Jak zmienił się kwestionariusz osobowy po wejściu w życie RODO? Wyjaśniamy w artykule.

RODO – ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych

Postęp technologiczny i związana z nim skala wymiany danych wymusiła na ustawodawcy unijnym nowelizację europejskiego prawa w zakresie danych osobowych. Zagadnienie to zostało uregulowane w rozporządzeniu, co oznacza, że postanowienia tego aktu są wiążące dla wszystkich krajów członkowskich Unii Europejskiej. Obecnie obowiązujący akt prawny, który reguluje przetwarzanie danych osobowych (RODO), wszedł w życie 25 maja 2018 roku.

Kwestionariusz osobowy

Rodzaje danych osobowych, których pracodawca jest obowiązany żądać od pracownika (lub kandydata na pracownika), zostały wymienione na gruncie Kodeksu pracy:

Art. 221 Kodeksu pracy

§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

[...]

§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

  1. adres zamieszkania;
  2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Na podstawie powyższych przepisów należy dokonać rozróżnienia na kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie i kwestionariusz osobowy dla pracownika. Pracodawca ma obowiązek żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wypełnienia kwestionariusza osobowego sporządzonego w oparciu o art. 221 § 1 Kodeksu pracy. W przypadku zatrudnienia danej osoby kwestionariusz osobowy (uzupełniony o dane wskazane w art. 221 § 3) dołączany jest do części A akt osobowych pracownika.

Kwestionariusz osobowy po wejściu w życie RODO – co konkretnie się zmieniło?

W związku z wejściem w życie ustawy wdrażającej RODO od 4 maja 2019 roku obowiązuje nowa treść przepisów art. 221 Kodeksu pracy, jaka przywołana została powyżej. Kwestionariusz osobowy po wejściu w życie RODO uległ zmianie w zakresie informacji, których pracodawca jest obowiązany żądać od pracownika lub kandydata na dane stanowisko pracy. Wprowadzone przez ustawodawcę modyfikacje mają na celu wdrożenie zasady minimalizacji danych osobowych, jaka zawarta została w RODO – dane zostały ograniczone z uwagi cel ich przetwarzania

Po wejściu w życie RODO pracodawca nie może żądać od kandydata na pracownika danych takich jak:

  • imiona rodziców;
  • miejsce zamieszkania (zamiast tego pracodawca może uzyskać dane kontaktowe, które zostaną mu wskazane przez kandydata – numer telefonu, e-mail; jeżeli pracodawcy zależy na kontakcie innym niż wskazany przez kandydata, wówczas może uzyskać dodatkowe dane wyłącznie za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie).

W przypadku pracownika – katalog danych sprzed 4 maja 2019 roku został uzupełniony o adres zamieszkania.

Należy podkreślić, że pracodawca został ponadto zobowiązany do żądania innych danych, aniżeli te wymienione enumeratywnie, jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Przepis ten może zatem stanowić podstawę np. do żądania przez pracodawcę informacji o obywatelstwie czy niekaralności danej osoby – jeżeli przepisy prawa traktują te dane jako warunek zatrudnienia na danym stanowisku pracy. Z kolei w odniesieniu do realizacji uprawnień pracownika zasadne jest np. żądanie informacji o stopniu niepełnosprawności.

Kwestionariusz osobowy w systemie wFirma.pl

Udostępnienie pracodawcy wymaganych danych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Najczęściej oświadczenie to przybiera formę kwestionariusza osobowego. System wFirma.pl umożliwia wygenerowanie kwestionariusza osobowego. Wystarczy wprowadzić w odpowiednim miejscu – KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA » UDOSTĘPNIJ KWESTIONARIUSZ ONLINE – imię i nazwisko pracownika oraz jego adres mailowy i wysłać wiadomość. Po jej otrzymaniu pracownik będzie mógł założyć konto, a następnie wypełnić i odesłać formularz pracodawcy. Pełną instrukcję można znaleźć w opracowaniu: Interaktywny kwestionariusz osobowy.