Kwestia prowadzenie działalności w domu a rachunki za prąd budzi wiele pytań, zwłaszcza w kontekście ich prawidłowego rozliczania w kosztach firmowych. Jednym z najskuteczniejszych rozwiązań jest rozdzielenie prądu na dwa liczniki: prywatny i firmowy. W poniższym artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo zaliczyć wydatki na energię do kosztów i dopełnić formalności podatkowych w takich przypadkach.
Koszty uzyskania przychodów w kontekście wydatków na energię elektryczną
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT).
Wydatek na energię elektryczną może być uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli spełnia następujące warunki:
- pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów;
- jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
- nie znajduje się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, zgodnie z ustawą o PIT;
- jest właściwie udokumentowany.
Uznanie, że określone wydatki poniesione przez podatnika spełniają wszystkie warunki wskazane przez ustawodawcę do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, stanowi warunek konieczny do ich odliczenia od osiągniętych przychodów.
W pozarolniczej działalności gospodarczej należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie z nią związane racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, które mają na celu osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie bądź zachowanie ich źródła.
W przypadku wykorzystywania części nieruchomości na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej co do zasady istnieje właściwy ciąg przyczynowo-skutkowy między wydatkami ponoszonymi na jej utrzymanie i użytkowanie, w tym na energię elektryczną, a prowadzoną działalnością. Wydatki te można zatem, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, np. proporcjonalnie do powierzchni lokalu wykorzystywanej w działalności gospodarczej w stosunku do całkowitej powierzchni mieszkania.
Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 25 października 2024 roku (sygn. akt II FSK 242/22): Prowadzenie działalności gospodarczej w domu jest oczywiście możliwe i dopuszczalne, ale podatnik, decydując się na to, powinien mieć świadomość, że może stanowić to potencjalne źródło sporu i aby uniknąć tego sporu powinien podjąć niezbędne działania w celu wyznaczenia precyzyjnych kryteriów i parametrów, które te dwie sfery jego działania – prywatną i biznesową – pozwoliłyby rozgraniczyć, co przy przedsięwzięciach (wydatkach) dotyczących obu tych sfer łącznie pozwoliłoby ustalić właściwą ich proporcję.
Ustalenie właściwej proporcji w rozliczeniach i odpowiednie ich udokumentowanie każdorazowo stanowi spory problem dla podatników. Argumentację podatnika co do prawidłowości tych ustaleń może znacznie wzmacniać wyodrębnienie osobnych liczników energii do celów działalności gospodarczej i do celów prywatnych.
Odliczenie VAT z faktury na energię elektryczną
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku naliczonego.
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu zakupu towarów i usług lub dokonania zapłaty (w całości lub w części) przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
W przypadku nabycia towarów i usług wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i innych (oprócz osobistych), gdy nie jest możliwe ich przypisanie w całości do działalności gospodarczej podatnika, kwotę podatku naliczonego oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej.
Sposób określenia proporcji najbardziej odpowiada specyfice wykonywanej przez podatnika działalności i dokonywanych przez niego nabyć, jeżeli:
- zapewnia dokonanie obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wyłącznie w odniesieniu do części kwoty podatku naliczonego proporcjonalnie przypadającej na wykonywane w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowane;
- obiektywnie odzwierciedla część wydatków przypadającą odpowiednio na działalność gospodarczą oraz na inne cele, z wyjątkiem celów osobistych, gdy przypisanie tych wydatków w całości do działalności gospodarczej nie jest możliwe.
Przy wyborze sposobu określenia proporcji można wykorzystać w szczególności następujące dane:
- średnioroczną liczbę osób wykonujących wyłącznie prace związane z działalnością gospodarczą w ogólnej średniorocznej liczbie osób wykonujących prace w ramach i poza tą działalnością;
- średnioroczną liczbę godzin roboczych przeznaczonych na prace związane z działalnością gospodarczą w ogólnej średniorocznej liczbie godzin roboczych przeznaczonych na prace związane z tą działalnością i poza nią;
- roczny obrót z działalności gospodarczej w rocznym obrocie podatnika z działalności gospodarczej powiększonym o otrzymane przychody z innej działalności, w tym wartość dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, otrzymanych na sfinansowanie wykonywanej przez tego podatnika działalności innej niż gospodarcza;
- średnioroczną powierzchnię wykorzystywaną do działalności gospodarczej w ogólnej średniorocznej powierzchni wykorzystywanej do działalności gospodarczej i poza tą działalnością.
Proporcję określa się procentowo w stosunku rocznym. Proporcję tę zaokrągla się w górę do najbliższej liczby całkowitej.
Alternatywą stosowania powyższej proporcji jest wyodrębnienie energii elektrycznej wykorzystywanej do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej od tej do innych celów. Można tutaj zastosować odrębne liczniki do energii elektrycznej na użytek prywatny i wykorzystywanej do działalności.
Prowadzenie działalności w domu a rachunki za prąd - wyodrębnienie liczników energii elektrycznej
Nie każda instalacja domowa umożliwia prosty montaż dodatkowego licznika, zwłaszcza jeśli cały budynek jest zasilany jednym przyłączem i jednym licznikiem. W takich przypadkach elektryk musi przeprowadzić analizę, w której oceni, czy można wydzielić osobny obwód zasilający część przeznaczoną na działalność gospodarczą, czy też konieczne będzie doprowadzenie nowego przyłącza od operatora sieci. Konsultacja z elektrykiem jest niezbędna, ponieważ wszelkie zmiany w instalacji muszą być zgodne z obowiązującymi normami oraz przepisami prawa budowlanego.
Należy także skontaktować się z dostawcą energii, aby ustalić formalności związane z montażem drugiego licznika.
Proces ten nie jest wyłącznie formalnością, ponieważ operator musi ocenić, czy przyłącze jest technicznie możliwe, jakie będzie obciążenie sieci, a także czy instalacja w budynku pozwala na bezpieczne funkcjonowanie dwóch liczników.
Warto pamiętać, że licznik firmowy i prywatny mogą funkcjonować równolegle w tym samym obiekcie, ale muszą być wyraźnie oddzielone zarówno fizycznie, jak i w dokumentacji, aby rozliczenie kosztów było przejrzyste.
W niektórych przypadkach operatorzy energetyczni mogą wymagać modernizacji instalacji lub doprowadzenia dodatkowego przyłącza, co może generować dodatkowe koszty.
Każda zmiana w instalacji elektrycznej powinna być udokumentowana i wykonana przez wykwalifikowanego specjalistę, aby uniknąć ryzyka awarii, pożaru czy porażenia prądem.
Podsumowanie
W miarę jak koszty energii rosną, a przepisy podatkowe wymagają precyzyjnego rozliczania kosztów, wielu właścicieli firm decyduje się na instalację dwóch liczników – jednego przeznaczonego wyłącznie na użytek prywatny, a drugiego – do działalności gospodarczej. Takie rozwiązanie pozwala nie tylko na dokładniejsze monitorowanie zużycia energii, ale również na optymalizację kosztów podatkowych, ponieważ wydatki związane z energią pobieraną przez licznik firmowy mogą być w pełni zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Należy natomiast pamiętać o konieczności dopełnienia w tym zakresie formalności.
