Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty użytkowania samochodu zastępczego – rozliczenie podatkowe

Coraz częstszą praktyką przedsiębiorców jest wykorzystywanie samochodu na podstawie umowy leasingu. Zdarza się jednak, że czasowo nie mogą oni korzystać z tego pojazdu na skutek wypadku lub kolizji drogowej. Oddając samochód do serwisu, w zamian otrzymują zwykle samochód zastępczy. Niezależnie od sposobu finansowania wynajmu pojazdu warto wiedzieć, w jaki sposób ujmować koszty użytkowania samochodu zastępczego. Kwestię tę omawiamy w artykule.

Wydatki eksploatacyjne jako koszty użytkowania samochodu zastępczego

Korzystanie z pojazdu zastępczego wiąże się z ponoszeniem kosztów związanych z jego eksploatacją. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Koszty użytkowania samochodu zastępczego nie zostały ujęte w art. 23, mogą więc co do zasady stanowić koszt podatkowy. Przy czym konieczne jest ustalenie sposobu rozliczenia kosztów użytkowania samochodu zastępczego, wydatki z nim związane są bowiem rozliczane do ustawowo określonego limitu procentowego odliczenia kosztów. W tym celu konieczne jest określenie rodzaju pojazdu i sposób jego wykorzystywania w działalności.

W przypadku poniesionych wydatków eksploatacyjnych, takich jak zakup paliwa, materiały eksploatacyjne, opłaty za parking i przejazd autostradą na samochód osobowy:

  • wykorzystywany w sposób mieszany – prywatnie i w działalności gospodarczej – rozliczane są w limicie 75% KUP,

  • wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej – rozliczane są w 100% KUP.

W przypadku vatowców limit x (netto + 50% nieodliczonego VAT), a w przypadku nievatowców limit x brutto.

Aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodu, musi być on również prawidłowo udokumentowany, np. fakturą bądź rachunkiem zawierającym dane firmowe.

Przykład 1.

Przedsiębiorca Adam, będący podatnikiem podatku VAT, otrzymał fakturę za paliwo do osobowego samochodu zastępczego wykorzystywanego prywatnie i w działalności. Jej wysokość wynosi 100 zł netto (VAT 23 zł, brutto 123 zł). Jak rozliczyć koszty użytkowania samochodu zastępczego?

Od samochodu wykorzystywanego w sposób mieszany (prywatnie i w działalności)  przysługuje odliczenie 50% VAT. Zatem podatek do odliczenia: 50% z 23 zł = 11,50 zł

Wysokość kosztu: 100 zł (netto) + 50% (VAT) 11,50 = 111,50 zł, przy czym kwota ta podlega limitowaniu 75%, zatem:

111,50 zł x 75% (limit) = 83,63 zł – ta kwota zostanie zaewidencjonowana w kosztach.

Koszty użytkowania samochodu zastępczego – opłata za najem

W przypadku kosztów dotyczących najmu samochodu zastępczego rozliczenie podatkowe na gruncie PIT wygląda inaczej. Zgodnie z art. 23 ust. 1. pkt. 47a ustawy o PIT w przypadku najmu pojazdu podatnicy mogą bowiem zaliczyć do kosztów opłaty z tytułu najmu samochodu osobowego do limitu kwotowego – 150 000 zł. Należy zaznaczyć, że wartość wskazanego limitu ustalana jest na podstawie zawartej umowy najmu. Natomiast w sytuacji gdy jest to najem krótkoterminowy (poniżej 6 miesięcy), wówczas, zgodnie z art. 23 ust. 5d ustawy o PIT, przyjmuje się wartość pojazdu ustaloną dla celów ubezpieczenia.

Podatnik podejmujący wynajem samochodu osobowego (zastępczego) rozliczy więc w kosztach czynsz za jego najem do limitu 150 000 zł, bez względu na sposób użytkowania pojazdu.

Przykład 2.

Pan Jacek jest podatnikiem VAT zwolnionym i wykorzystuje wyłącznie w działalności gospodarczej zastępczy pojazd osobowy, który użytkuje w ramach najmu krótkoterminowego. Wartość pojazdu na polisie widnieje w kwocie 180 000 zł. W jakiej wartości podatnik będzie mógł ująć koszt (fakturę za wynajem pojazdu zastępczego) w KPiR, jeżeli wartość najmu stanowiła kwota 2000 zł brutto?

W związku z obowiązującym limitem wobec pojazdów osobowych użytkowanych w ramach najmu opłatę za wynajem należy ująć w kosztach podatkowych maksymalnie w kwocie proporcjonalnej do wartości pojazdu – limitu 150 000 zł. Opłata zostanie więc ujęta w KPiR w kwocie 1666,66 zł, ponieważ:
150 000 / 180 000 x 100% = 83,333%
2000 x 83,333% = 1666,66 zł.

Koszty użytkowania samochodu zastępczego a odliczenie VAT

Rozliczenie podatku VAT od wydatków poniesionych na samochód zastępczy opiera się na takich samych zasadach jak w przypadku pojazdów będących własnością przedsiębiorcy.

Co do zasady w zakresie, w jakim pojazd będzie wykorzystywany do czynności opodatkowanych VAT, od wydatków na pojazdy osobowe udokumentowanych fakturami VAT można odliczyć 50%.

Rozliczając koszty użytkowania samochodu zastępczego osobowego, zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, przedsiębiorcy przysługuje odliczenie podatku VAT w wysokości 50%. Natomiast wartość nieodliczonego podatku VAT (pozostałe 50%) może stanowić koszt podatkowy. Jednakże podatnik może również skorzystać z odliczania 100% podatku VAT, przy czym ma on obowiązek:

  • wypełnić formularz VAT-26 w terminie do 7 dni, licząc od dnia, w którym poniesiono pierwszy wydatek podlegający pełnemu rozliczeniu,

  • prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę),

  • sporządzić regulamin użytkowania pojazdu.

W przypadku gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności, a podatnik nie zgłosi tego faktu, dla celów VAT i podatku dochodowego przyjmuje się, że samochód jest wykorzystywany do tzw. celów mieszanych.

Przychód z odszkodowania a koszty użytkowania samochodu zastępczego

W przypadku gdy koszt użytkowania samochodu zastępczego finansowany jest z odszkodowania, wówczas rozliczenie kosztu, jak również odszkodowania, zależne jest od tego, czy pojazd, który uległ wypadkowi, ma ubezpieczenie OC i AC czy tylko OC.

W sytuacji gdy samochód podatnika podlega wyłącznie ubezpieczeniu OC, przychodem, jaki należy zaewidencjonować, jest kwota nadwyżki uzyskanego odszkodowania nad poniesionymi wydatkami.

Faktury za powypadkową naprawę samochodu objętego wyłącznie ubezpieczeniem OC nie należy ujmować w kosztach – odliczeniu podlega jedynie podatek VAT naliczony.

Natomiast gdy poszkodowany samochód objęty jest ubezpieczeniem OC i AC, otrzymane odszkodowanie stanowi dla przedsiębiorcy przychód, a faktura dokumentująca koszty użytkowania samochodu zastępczego będzie stanowić koszt podatkowy.

Sposób rozliczenia powypadkowej szkody zawarto w artykule: Powypadkowa naprawa samochodu osobowego - rozliczenie kosztów i otrzymanego odszkodowania

Przykład 3.

Przedsiębiorca Dariusz, będący podatnikiem podatku VAT, po ulegnięciu kolizji był zmuszony oddać samochód do naprawy. Pojazd jest wykorzystywany w systemie mieszanym (prywatnie i w działalności) oraz podlega ubezpieczeniu OC i AC. Pan Darek otrzymał fakturę za powypadkową naprawę pojazdu oraz za koszt użytkowania samochodu zastępczego i odszkodowanie od ubezpieczyciela. Jak prawidłowo rozliczyć obie operacje gospodarcze?

Fakturę za usługę serwisową należy rozliczyć w kosztach, z uwzględnieniem limitowania kosztów 75% oraz 50% odliczenia VAT, ponieważ powypadkowa naprawa samochodu traktowana jest jako wydatek eksploatacyjny samochodu. Natomiast koszty użytkowania samochodu zastępczego należy rozliczyć w limicie 150 000 zł. Otrzymany przychód należy wówczas wykazać w pełnej otrzymanej kwocie.

Reasumując, co do zasady podatnik może zaliczyć koszty użytkowania samochodu zastępczego do kosztów podatkowych. Sposób ujęcia kosztów i odliczenia VAT zależy od wykorzystywania pojazdu w działalności.

Koszty użytkowania samochodu zastępczego w systemie wfirma.pl

Podatnik, który wykorzystuje pojazd zastępczy, w systemie wfirma.pl łatwo rozliczy jego koszty, dzięki czemu zostaną one ujęte w odpowiedniej kwocie w ewidencjach podatkowych, bez konieczności ręcznego przeliczania tych limitów. W tym celu prawidłowo należy dodać pojazd schematem opisanym w artykule pomocy: Dodawanie pojazdu do systemu.

Następnie w celu wprowadzenia faktury za zakup paliwa lub bieżących wydatków do samochodu zastępczego należy wejść w zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (bez VAT). Po wpisaniu danych kontrahenta jako RODZAJ WYDATKU z wysuwanej listy należy wybrać:

  • ZAKUP PALIWA DO POJAZDU

lub

  • BIEŻĄCE WYDATKI ZWIĄZANE Z UŻYTKOWANIEM POJAZDU.

Po uzupełnieniu kwot z faktury, poniżej z wysuwanej listy należy wybrać POJAZD, którego dotyczy wydatek. Dzięki prawidłowo zdefiniowanym parametrom samochodu system dokona automatycznego przeliczenia kwot, a wydatek trafi do 13 kolumny KPiR – Pozostałe wydatki oraz rejestru VAT zakupu we właściwych, limitowanych kwotach.

Koszty użytkowania samochodu zastępczego w systemie wfirma.pl