W wielu przedsiębiorstwach gorące dni lata wpływają na obniżoną wydajność pracowników. Co roku powraca myśl o zainstalowaniu klimatyzacji. Zanim przedsiębiorca zdecyduje się na jej zakup warto, aby wiedział kilka kwestii pomocnych przy ocenie opłacalności tego zakupu na płaszczyźnie podatkowej. Przeczytaj artykuł i sprawdź, czy zakup klimatyzacji można ująć w kosztach firmy.
Zakup klimatyzacji stanowiącej odrębny składnik majątku
W sytuacji, gdy przedsiębiorca dokona nabycia klimatyzatora, np. przenośnego lub w systemie split albo innego, który będzie stanowił oddzielny od nieruchomości środek trwały, będzie mógł ująć urządzenie w kosztach podatkowych na trzy sposoby podane poniżej. Należy jednak podkreślić, że odrębność klimatyzacji oznacza, iż nie jest ona trwale zintegrowana z budynkiem oraz że w każdym momencie, bez uszkodzeń dla urządzenia i budynku, można ją zdemontować.
W związku z tym zakup klimatyzacji stanowiącej odrębny środek trwały przedsiębiorca może:
- zgodnie z art. 22a ustawy o PIT amortyzować urządzenie poprzez zastosowanie amortyzacji liniowej, rozłożonej w czasie w koszty firmy,
- dokonać amortyzacji jednorazowej w myśl art. 22k ust. 7 ustawy o PIT, jako że klimatyzator zaliczany do grupy 3-8 klasyfikacji środków trwałych może być amortyzowany jednorazowo. Jednak aby z tego skorzystać, przedsiębiorca musi posiadać status małego podatnika, czyli przychody ze sprzedaży brutto z ubiegłego roku podatkowego nie mogły przekroczyć równowartości w polskich złotych 2 000 000 euro albo przedsiębiorca rozpoczyna w danym roku podatkowym działalność gospodarczą (limit w 2024 roku wynosi 9 218 000 zł),
- ująć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, jeżeli sprzęt:
- nie spełnia definicji środka trwałego lub
- spełnia definicję ŚT oraz jednocześnie jego wartość wraz z montażem nie przekracza kwoty 10 000 zł (kwota netto dla czynnych podatników VAT, brutto - dla nievatowców).
Zakup klimatyzacji niestanowiącej odrębnego środka trwałego
Jeżeli urządzenia klimatyzacji zostaną trwale wbudowane w nieruchomość firmy, wówczas będą stanowić wyposażenie budynku, a więc jego ulepszenie w myśl art. 22g ust. 17 ustawy o PIT. Przykładem mogą być tutaj inne instalacje, np. wodna, gazowa, grzewcza. W tym przypadku wartość urządzeń klimatyzacji wraz z jego montażem powiększy wartość nieruchomości, od której przedsiębiorca (od miesiąca następnego po miesiącu przyjęcia klimatyzacji do używania) będzie kontynuował ujmowanie w koszty firmy odpisów amortyzacyjnych zgodnie z dotychczasową stawką procentową, ale już w wyższej wysokości niż dotychczas. Ponadto warto zwrócić uwagę, że zakup klimatyzacji o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł (netto dla czynnych podatników VAT, brutto - dla nievatowców), zgodnie z art. 22d ustawy o PIT, przedsiębiorca będzie mógł w całości zaliczyć jednorazowo w koszty, pomijając czynność powiększenia wartości początkowej nieruchomości.
Klimatyzacja nabyta w podziale na części składowe
Przedsiębiorca może dokonać zakupu np. kilku klimatyzatorów przenośnych, każdy o wartości nieprzekraczających 10 000 zł, dzięki czemu, zgodnie z powyższym będzie mógł zaliczyć je od razu w koszty. Może mieć jednak miejsce również inna sytuacja, gdzie przedsiębiorca dokona zakupu poszczególnych części urządzenia klimatyzacyjnego. Przykładowo, większość klimatyzatorów, oprócz przenośnych (złożonych z jednej części), posiada część chłodzącą, część odprowadzającą ciepło, które to części mogą funkcjonować samodzielnie oraz posiadają okablowanie elektryczne. O ile części te, z których każdą nieprzekraczającą wartość 10 000 zł można zaliczyć jednorazowo w koszty, to już okablowanie elektryczne wraz z montażem przedsiębiorca będzie musiał zaliczyć jako ulepszenie i dodać do wartości początkowej firmowej nieruchomości.
Podobne stanowisko jest uwzględnione w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 czerwca 2014r. o sygn. IPPB5/423-234/14-4/MW.
Najem lokalu użytkowego a zakup klimatyzacji
Przedsiębiorcy, którzy wynajmują lokal na cele prowadzenia działalności gospodarczej, zakup klimatyzacji, gdy sprzęt nie wymaga montażu i stanowi odrębny środek trwały, mogą ujmować w koszty jego wartość zgodnie z wyżej przytoczonymi zasadami. Jeśli jednak urządzenie klimatyzacji wymaga montażu w budynku wynajmującego, muszą najpierw uzyskać jego zgodę na przeprowadzenie montażu urządzenia. Po uzyskaniu zgody wartość klimatyzacji wraz z montażem, której wartość przekroczy 10 000 zł przedsiębiorca, uwzględniając art. 22a ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, będzie mógł zaliczyć rocznie w koszty firmy klimatyzację sklasyfikowaną jako inwestycję w obcym środku trwałym w ramach comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych. W sytuacji, kiedy wartość klimatyzacji wymagającej montażu nie przekroczy 10 000 zł wraz z kosztami instalacji, wtedy po uzyskaniu zgody wynajmującego na wykonanie instalacji urządzenia przedsiębiorca będzie mógł jednorazowo ująć całą wartość w koszty firmy.
Podsumowując, przedsiębiorca, który będzie chciał zastosować jedno z powyżej omawianych rozwiązań będzie musiał uwzględnić poniższe przesłanki, czy:
- nieruchomość, do której nabędzie urządzenia klimatyzacji stanowi jego własność, czy korzysta z niej na podstawie umów najmu, leasingu, innych,
- wartość nabytego urządzenia wraz z montażem przekroczy bądź nie kwotę 10 000 zł,
- ma możliwość zastosowania jednorazowej amortyzacji,
- urządzenie klimatyzacji stanowi odrębny środek trwały, czy stanowi trwale zamontowaną instalację klimatyzacyjną i stanowi ulepszenie nieruchomości.
Po przeanalizowaniu powyższych uwarunkowań będzie w stanie dokonać trafnej oceny opłacalności zakupu ze względu na możliwość optymalnego ujęcia w kosztach firmy nabytej klimatyzacji.
