Poradnik Przedsiębiorcy

Zakup klimatyzacji a koszty uzyskania przychodów

W wielu przedsiębiorstwach gorące dni lata wpływają na obniżoną wydajność pracowników. Co roku powraca myśl o zainstalowaniu klimatyzacji. Zanim jednak przedsiębiorca zdecyduje się na jej zakup warto, aby wiedział kilka kwestii pomocnych przy ocenie opłacalności tego zakupu na płaszczyźnie podatkowej. Przeczytaj artykuł i sprawdź, czy zakup klimatyzacji można ująć w kosztach firmy.

Zakup klimatyzacji stanowiącej odrębny składnik majątku

W sytuacji, gdy przedsiębiorca dokona nabycia klimatyzatora, np. przenośnego lub w systemie split albo innego, który będzie stanowił oddzielny od nieruchomości środek trwały, będzie mógł ująć urządzenie w kosztach podatkowych na dwa sposoby podane poniżej. Należy jednak podkreślić, że odrębność klimatyzacji oznacza, iż nie jest ona trwale zintegrowana z budynkiem oraz że w każdym momencie, bez uszkodzeń dla urządzenia i budynku, można ją zdemontować.

W związku z tym zakup klimatyzacji stanowiącej odrębny środek trwały przedsiębiorca może:

  1. zgodnie z art. 22a ustawy o PIT amortyzować urządzenie poprzez zastosowanie amortyzacji liniowej, rozłożonej w czasie ze stawką 10% wartości klimatyzacji rocznie w koszty firmy,

  2. dokonać amortyzacji jednorazowej w myśl art. 22k ust. 7 ustawy o PIT, jako że klimatyzator zaliczany do grupy 3-8 klasyfikacji środków trwałych może być amortyzowany jednorazowo (nr kśt 653). Jednak aby z tego skorzystać, przedsiębiorca musi posiadać status małego podatnika, czyli przychody ze sprzedaży brutto z ubiegłego roku podatkowego nie mogły przekroczyć równowartości w polskich złotych 1 200 000 euro albo przedsiębiorca rozpoczyna w danym roku podatkowym działalność gospodarczą.

Zakup klimatyzacji niestanowiącej odrębnego środka trwałego

Jeżeli urządzenia klimatyzacji zostaną trwale wbudowane w nieruchomość firmy, wówczas będą stanowić wyposażenie budynku, a więc jego ulepszenie w myśl art. 22g ust. 17 ustawy o PIT. Przykładem mogą być tutaj inne instalacje, np. wodna, gazowa, grzewcza. W tym przypadku wartość urządzeń klimatyzacji wraz z jego montażem powiększy wartość nieruchomości, od której przedsiębiorca (od miesiąca następnego po miesiącu przyjęcia klimatyzacji do używania) będzie kontynuował ujmowanie w koszty firmy odpisów amortyzacyjnych zgodnie z dotychczasową stawką procentową, ale już w wyższej wysokości niż dotychczas. Ponadto warto zwrócić uwagę, że zakup klimatyzacji o wartości nieprzekraczającej 3 500 zł netto, zgodnie z art. 22d ustawy o PIT, przedsiębiorca będzie mógł w całości zaliczyć jednorazowo w koszty, pomijając czynność powiększenia wartości początkowej nieruchomości.

Klimatyzacja nabyta w podziale na części składowe

Przedsiębiorca, poza powyższymi możliwościami, może dokonać zakupu np. kilku klimatyzatorów przenośnych, każdy o wartości nieprzekraczających 3 500 zł netto, i zaliczyć je od razu w koszty. Może mieć jednak miejsce również inna sytuacja, gdzie przedsiębiorca dokona zakupu poszczególnych części urządzenia klimatyzacyjnego. Przykładowo, większość klimatyzatorów, oprócz przenośnych (złożonych z jednej części), posiada część chłodzącą, część odprowadzającą ciepło, które to części mogą funkcjonować samodzielnie oraz posiadają okablowanie elektryczne. O ile części te, z których każdą nieprzekraczającą wartość 3 500 zł netto można zaliczyć jednorazowo w koszty, to już okablowanie elektryczne wraz z montażem przedsiębiorca będzie musiał zaliczyć jako ulepszenie i dodać do wartości początkowej firmowej nieruchomości.

Podobne stanowisko jest uwzględnione w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 czerwca 2014r. o sygn. IPPB5/423-234/14-4/MW.

Najem lokalu użytkowego a zakup klimatyzacji

Przedsiębiorcy, którzy wynajmują lokal na cele prowadzenia działalności gospodarczej, zakup klimatyzacji, gdy sprzęt nie wymaga montażu i stanowi odrębny środek trwały, mogą ujmować w koszty jego wartość zgodnie z wyżej przytoczonymi zasadami. Jeśli jednak urządzenie klimatyzacji wymaga montażu w budynku wynajmującego, muszą najpierw uzyskać jego zgodę na przeprowadzenie montażu urządzenia. Po uzyskaniu zgody wartość klimatyzacji wraz z montażem, której wartość przekroczy 3 500 zł netto przedsiębiorca, uwzględniając art. 22a ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, będzie mógł zaliczyć rocznie w koszty firmy 10% wartości klimatyzacji sklasyfikowanej jako inwestycję w obcym środku trwałym. W sytuacji, kiedy wartość klimatyzacji wymagającej montażu nie przekroczy 3 500 zł netto wraz z kosztami instalacji, wtedy po uzyskaniu zgody wynajmującego na wykonanie instalacji urządzenia przedsiębiorca będzie mógł jednorazowo ująć całą wartość w koszty firmy.

Na koniec należy wspomnieć o tym, że składnik majątku sklasyfikowany jako środek trwały i niebędący ulepszeniem innego środka trwałego musi spełniać poniższe warunki:

  1. stanowić własność lub współwłasność przedsiębiorcy,

  2. być kompletnym i zdatnym do użytku,

  3. przewidywany okres używania tegoż składnika musi być dłuży niż jeden rok.

Przedsiębiorca, który będzie chciał zastosować jedno z powyższych rozwiązań będzie musiał uwzględnić poniższe przesłanki, czy:

  1. nieruchomość, do której nabędzie urządzenia klimatyzacji stanowi jego własność, czy korzysta z niej na podstawie umów najmu, leasingu, innych,

  2. wartość nabytego urządzenia wraz z montażem przekroczy bądź nie kwotę 3 500zł,

  3. ma możliwość zastosowania jednorazowej amortyzacji,

  4. urządzenie klimatyzacji stanowi odrębny środek trwały, czy stanowi trwale zamontowaną instalację klimatyzacyjną i stanowi ulepszenie nieruchomości.

Po przeanalizowaniu powyższych uwarunkowań będzie w stanie dokonać trafnej oceny opłacalności zakupu ze względu na możliwość optymalnego ujęcia w kosztach firmy nabytej klimatyzacji.