Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą otrzymują właśnie wyraźną i długo wyczekiwaną aprobatę od wymiaru sprawiedliwości podatkowej. W przełomowym wyroku z 20 marca 2025 r. sygn. I FSK 1258/21 Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że krajowy termin 3 lat na skorzystanie z ulgi na złe długi w podatku od towarów i usług (VAT) jest niezgodny z unijną dyrektywą i że podatnik nie może być pozbawiony prawa do korekty tylko z powodu upływu ustawowego terminu.
Zatem nawet pozornie zamknięte kwestie finansowe sprzed wielu lat mogą zostać ponownie rozważone. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który wystawił fakturę, nie otrzymał zapłaty i uważa należność za nieściągalną, może żądać zwrotu VAT nawet po upływie dotychczasowego trzyletniego limitu. To ważna zmiana zwłaszcza w czasach, gdy płynność finansowa firm jest kluczowym czynnikiem stabilności biznesu. Rozstrzygnięcie otwiera drogę do korekt za okresy sięgające pięciu lat. To tematy, na które warto zwrócić uwagę, jeżeli wcześniej organ podatkowy odmówił prawa do ulgi tylko z powodu terminu.
Czym jest ulga na złe długi?
Ulga na złe długi to jedno z narzędzi, które ustawodawca przewidział, by chronić przedsiębiorców przed skutkami niewypłacalności kontrahentów.
Co do zasady, sprzedawca rozlicza VAT w momencie sprzedaży towaru lub wykonania usługi – niezależnie od tego, czy kontrahent faktycznie zapłacił. W sytuacji, gdy należność pozostaje nieuregulowana, przedsiębiorca de facto finansuje z własnych środków podatek, od przychodu którego nigdy nie uzyskał. Ulga na złe długi pozwala odzyskać niesprawiedliwie zapłacony podatek.
Aby skorzystać z tej ulgi, wierzytelność musi być uznana za „nieściągalną”, czyli pozostawać nieuregulowana przez co najmniej 90 dni od upływu terminu płatności wskazanego na fakturze. Wówczas podatnik ma prawo skorygować podstawę opodatkowania i kwotę VAT należnego, a tym samym odzyskać nadpłacony podatek. Równolegle obowiązek korekty spoczywa na dłużniku, który wcześniej odliczył VAT z faktury, a następnie nie zapłacił – powinien on zmniejszyć swoje odliczenie.
Instytucja ta ma szczególne znaczenie w gospodarce, w której zatory płatnicze i opóźnienia w regulowaniu zobowiązań są jednym z głównych problemów płynności finansowej firm. Ulga stanowi więc nie tylko instrument rozliczeniowy, ale też narzędzie ochrony stabilności przedsiębiorstw pozwala uniknąć sytuacji, w której podatnik musi ponosić konsekwencje cudzej niewypłacalności.
Nowe spojrzenie sądów na trzyletni termin – przełom w orzecznictwie
Przełomowego znaczenia nabrał wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 marca 2025 r. (sygn. I FSK 1258/21), w którym sąd uznał, że przepisy krajowe ograniczające prawo do skorzystania z ulgi na złe długi w podatku VAT, a dokładnie art. 89a ust. 2 pkt 5 ustawy o podatku od towarów i usług, zawierający termin 3 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę, są niezgodne z unijną dyrektywą.
Dotychczasowa regulacja krajowa przewidywała bowiem, że podatnik, chcąc skorzystać z ulgi na złe długi, musiał dokonać korekty deklaracji VAT w terminie określonym w art. 89a ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT - początkowo było to 5 lat, następnie 2 lata, a od 1 października 2021 r. trzy lata. Sąd jednak podkreślił, iż unijna Dyrektywa Rady 2006/112/WE w art. 90 ust. 1 oraz art. 273 nie zawiera żadnego katalogu terminów, które państwa-członkowskie muszą respektować, co oznacza, że ograniczenie krajowe musi być nie tylko dopuszczalne, ale także konieczne i proporcjonalne wobec celu - zapewnienia prawidłowego poboru VAT i zapobieżenia oszustwom.
W praktyce oznacza to, że polskie zasady, ustalające limit 3 lat, zostały ocenione jako nadmierne i niewspółmierne do celu instytucji ulgi na złe długi, której celem jest ochrona przedsiębiorcy przed sytuacją, w której podatnik ponosi ciężar VAT od sprzedaży, za którą kontrahent nie zapłacił. NSA stwierdził, że skoro ustawodawca państwa-członkowskiego może wprowadzić obowiązki jedynie w takim zakresie, jaki jest „niezbędny”, to blokowanie prawa do korekty po upływie 3 lat bez dodatkowej uzasadnionej przyczyny naruszało prawo UE.
WAŻNE: Wyrok oznacza, że przedsiębiorca, który dotychczasowy organ podatkowy odmówił prawa do korekty ulgi na złe długi wyłącznie z powodu upływu ustawowego terminu (czyli po 3 latach) ma teraz podstawę do wniesienia korekty w ramach ogólnego terminu 5-letniego na korektę deklaracji VAT (zgodnie z przepisami krajowymi dot. przedawnienia) i może domagać się zwrotu VAT-u.
Ten wyrok jest przełomowy także dlatego, że w praktyce zmienia sytuację wielu przedsiębiorców, którzy z uwagi na formalny termin zrezygnowali ze skorzystania z ulgi, bądź zostali wcześniej przez organy podatkowe i sądy administracyjne odprawieni z kwitkiem. Teraz taka decyzja może być podważona, a prawo do ulgi realnie odzyskane.
Obowiązki przedsiębiorców wynikające z ulgi
Skorzystanie z ulgi na złe długi wiąże się z określonymi obowiązkami dokumentacyjnymi i formalnymi, które przedsiębiorca musi spełnić, aby poprawnie odliczyć podatek VAT lub dokonać korekty należności. Przede wszystkim kluczowe jest prowadzenie rzetelnej ewidencji wierzytelności, w tym wszystkich faktur sprzedaży i zakupu powiązanych z daną transakcją. Faktury muszą być wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT i zawierać wszystkie wymagane elementy, ponieważ tylko wówczas mogą stanowić podstawę do skorygowania podatku.
Kolejnym obowiązkiem jest terminowe monitorowanie stanu należności przedsiębiorca powinien prowadzić wewnętrzne zestawienia niezapłaconych faktur i upewniać się, które z nich przekroczyły ustawowy okres trzech miesięcy od terminu płatności. Ważne jest, aby dokumentować wszelkie działania podejmowane wobec dłużnika, takie jak wezwania do zapłaty, monitowanie należności czy podjęcie kroków prawnych w celu windykacji.
Dokumentacja powinna jednoznacznie wskazywać, które wierzytelności są objęte ulgą, a także wykazywać sposób ich rozliczenia w księgach rachunkowych i deklaracjach VAT. Prawidłowe prowadzenie ewidencji i rozliczeń jest niezbędne, aby uniknąć ryzyka zakwestionowania ulgi w trakcie kontroli podatkowej.
Dodatkowo przedsiębiorca powinien zwracać uwagę na prawidłowe powiązanie ulgi z transakcjami, które faktycznie doprowadziły do powstania należności nieściągalnej, oraz weryfikować, czy nie zachodzą okoliczności wyłączające prawo do ulgi, takie jak cesja wierzytelności czy przedawnienie roszczenia. W praktyce oznacza to konieczność współpracy działu księgowości z działem sprzedaży i windykacji, aby wszelkie korekty podatkowe były zgodne z obowiązującymi przepisami i jednocześnie odzwierciedlały rzeczywistą sytuację finansową firmy. Świadome przestrzeganie obowiązków związanych z ulgą na złe długi nie tylko pozwala na optymalizację podatkową, ale także wzmacnia kontrolę nad należnościami i wpływa na stabilność płynności finansowej przedsiębiorstwa.
Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.),
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 marca 2025 r. sygn. akt: I FSK 1258/21,
Dyrektywa 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
Polecamy:
