Zbliża się termin przygotowania PIT-11 i innych deklaracji podatkowych. Istotne jest, żeby płatnik (pracodawca) prawidłowo przygotował i wypełnił formularz PIT dla podatnika. Natomiast na podstawie otrzymanego od płatnika formularza PIT-11 podatnik dokonuje rozliczenia w rocznej deklaracji podatkowej PIT-37 i PIT-38. W poprzednim roku zmieniły się terminy i sposoby przesyłania formularzy PIT do urzędów skarbowych. Jak wygląda to obecnie?
Forma oraz terminy przesyłania deklaracji podatkowych
Przepisy, określają iż formularz PIT-11 należy przekazać do urzędów skarbowych do końca stycznia danego roku za rok poprzedni. Dodatkowo nie jest możliwym przesyłanie powyższych formularzy PIT w formie papierowej. Deklaracje dostarczone w tej formie nie zostaną przyjęte i przetworzone przez urząd skarbowy (dalej zwany US). Wysyłka w wersji elektronicznej dotyczy również PIT-8C, PIT-8AR, PIT-4R oraz IFT-1/IFT-1R.
Art. 45ba. „ Oświadczenia, roczne obliczenie podatku, informacje i deklaracje, o których mowa w art. 30j ust. 1 pkt 1, art. 30o pkt 1, art. 34 ust. 7 i 8, art. 35 ust. 6, art. 38 ust. 1a i 1b, art. 39 ust. 1-4, art. 42 ust. 1a-4, art. 42a ust. 1 oraz art. 42e ust. 5 i 6, składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej''.
Płatnicy mogą korzystać z różnych systemów finansowo-księgowych, które poprzez specjalne moduły czy aplikacje umożliwiają wysyłanie wypełnionych i podpisanych formularzy PIT-11 drogą elektroniczną, bezpośrednio do urzędu skarbowego.
Do kiedy płatnik jest zobowiązany przekazać urzędowi skarbowemu PIT-11?
W terminie do 31 stycznia 2024 r. płatnicy są zobowiązani zgodnie z przepisami przesłać wypełnione deklaracje w formie elektronicznej do US. Natomiast do końca lutego 2024 r. pracodawcy przesyłają PIT do pracowników, zatem termin ten pozostał bez zmian.
Art. 42g. „Termin przesyłania rocznych obliczeń podatku i informacji urzędowi skarbowemu i płatnikowi Płatnicy oraz podmioty, o których mowa w art. 42a, przesyłają roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 34 ust. 7, oraz informacje, o których mowa w art. 34 ust. 8, art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ust. 1 oraz art. 42e ust. 6:
1) urzędowi skarbowemu – w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym;
2) podatnikowi – w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym”.
Deklarację PIT-11 powinni otrzymać podatnicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, ale także ci, którzy wykonują usługi w oparciu o umowę zlecenia, umowę o dzieło lub pobierają różnego rodzaju diety, zasiłki z tytułu ubezpieczenia społecznego, świadczenia z Funduszu Pracy czy stypendia naukowe.
Przykład 1.
Pracodawca firmy produkującej opakowania wielokrotnego użytku, z uwagi na braki kadrowe nie przygotował dla wszystkich swoich pracowników deklaracji PIT-11. Dwóch pracowników nie otrzymało terminowo powyższych deklaracji, dlatego też nie złożyli rocznego zeznania podatkowego PIT-37 za 2023 r. Dopiero po wezwaniu z właściwego urzędu skarbowego do dostarczenia deklaracji PIT-37, pracownicy zaczęli wyjaśniać sprawę. Pracodawca dostarczył PIT-11 pracownikom, którzy na jego podstawie wypełnili i złożyli z opóźnieniem deklarację roczną. Pracownicy wielokrotnie musieli składać wyjaśnienia z zaistniałej sytuacji w urzędzie skarbowym.
Wobec tego, należy zauważyć, że mimo iż pracodawca nie dochował ustawowego terminu do przygotowania deklaracji PIT-11, to na podatniku spoczywał obowiązek przesłania zeznania podatkowego we właściwym terminie (tj. do końca kwietnia 2024 r.). Również na pracowniku spoczywał obowiązek złożenia wyjaśnienia braku wypełnionego przez pracodawcę formularza PIT-11, z uwagi np. na zaginięcie czy błędny adres wysyłki. Pracownik powinien ustalić to z pracodawcą i złożyć stosowne wyjaśnienia w urzędzie skarbowym.
Uprawnienia urzędu skarbowego w zakresie wypełnienia zeznania podatkowego
Od 1 stycznia 2019 r. podatnicy mają możliwość skorzystania z rozliczenia PIT przez Krajową Administrację Skarbową (KAS). Wówczas wypełnieniem zeznania podatkowego zajmie się KAS, która elektronicznie udostępni na portalu podatkowym wypełnione formularze PIT-37 i PIT-38 dla podatników.
Zgodnie z art. 45cd ustawy o PIT 15 lutego roku następującego po roku podatkowym organ podatkowy udostępnia podatnikowi za pośrednictwem portalu podatkowego zeznania. Akceptacja przez podatnika udostępnionego zeznania przed upływem terminu określonego na jego złożenie bez wprowadzenia albo po wprowadzeniu w nim zmian oznacza złożenie zeznania w dniu dokonania akceptacji. Podatnik składa zeznanie na zasadach określonych w art. 45 powyższej ustawy, jeżeli nie dokona akceptacji udostępnionego zeznania przed upływem terminu określonego na jego złożenie albo je odrzuci przed tym terminem. Akceptacji oraz odrzucenia udostępnionego zeznania podatnik dokonuje za pośrednictwem portalu podatkowego.
Powyższa forma rozliczenia została utworzona w szczególności dla podatników, którzy rozliczają się samodzielnie, wspólnie z małżonkiem lub tak jak rodzice samotnie wychowujący dziecko. Warto dodać, że podatnicy nie są zobowiązani do realizacji powyższej formy rozliczenia podatkowego i mogą wypełnić formularz PIT-37 czy PIT-38 samodzielnie.
KAS wypełni zeznania podatkowe, uwzględniając w nich dane będące w posiadaniu Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w tym dane: przekazane przez podatnika w ubiegłorocznym zeznaniu podatkowym, dane znajdujące się w rejestrach urzędów skarbowych i innych rejestrach państwowych, np. ZUS czy PESEL.
Podsumowując, w związku z wejściem w 2019 roku w życie nowych przepisów - dodano nowy sposób wypełnienia i rozliczenia zeznań podatkowych, tj. skorzystanie z usług Krajowej Administracji Skarbowej. Podatnik nie musi składać wniosku w sprawie wypełnienia zeznania podatkowego przez KAS. Przygotowane zeznania podatkowe zostaną udostępnione podatnikom na portalu podatkowym, które następnie będą mogli zaakceptować lub nie. Ponadto przestają obowiązywać zasady przesyłania do urzędów skarbowych wersji papierowej deklaracji PIT-11, PIT-8C, PIT-8AR, PIT-4R oraz IFT-1/IFT-1R, które muszą być wysyłane wyłącznie w wersji elektronicznej. Termin składania przez płatników, rocznych deklaracji podatkowych do urzędów, kończy się wraz z ostatnim dniem stycznia 2024 roku.
Przekazanie PIT-11 pracownikom
Powszechny rozwój systemów informatycznych przyczynił się również do elektronizacji systemów urzędów skarbowych. PIT-11 wygenerowany przez pracodawcę i dostarczony do US w formie papierowej nie zostanie przyjęty. Inaczej jest natomiast w przypadku przekazywania rocznych deklaracji podatkowych pracownikom.
Pracodawca ma możliwość wyboru w jakiej formie dostarczy PIT-11 do swoich pracowników. Deklaracja może zostać dostarczona do pracownika w sposób tradycyjny, tzn. pracodawca może osobiście wręczyć pracownikowi deklarację bądź może ją wysłać drogą pocztową. Jednakże deklarację PIT-11 pracodawca może przekazać zatrudnionym również w wersji elektronicznej - wysyłając je drogą mailową. Wynika to z faktu, iż przepisy podatkowe nie określają formy przekazania podatnikom informacji o uzyskanych przez nich dochodach i pobranych zaliczkach na druku PIT-11.
Co do zasady, jeżeli pracownik wyrazi zgodę na przekazanie mu informacji PIT-11 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez niego adres e-mail, to pracodawca będzie mógł skorzystać z takiej możliwości przy założeniu, że dokument zostanie:
- wysłany w formacie PDF;
- opatrzony podpisem kwalifikowanym (bezpiecznym podpisem elektronicznym).
Każdy przedsiębiorca decydujący się na przesłanie rocznych deklaracji podatkowych do swoich pracowników drogą mailową powinien zadbać o uzyskanie potwierdzenia odbioru deklaracji a cele dowodowe.
Generowanie oraz wysyłka PIT-11 w systemie wFirma.pl
System wfirma.pl gwarantuje sprawne i bezproblemowe generowanie rocznej deklaracji podatkowej PIT-11. W tym celu należy przejść do zakładki KADRY » DEKLARACJE » ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ » DEKLARACJA DOCHODÓW PRACOWNIKA (PIT 11).
Po wygenerowaniu dokumentu PIT-11, użytkownicy mają możliwość dokonać szybkiej wysyłki deklaracji bezpośrednio z systemu do US. Dokonuje się tego poprzez zaznaczenie wygenerowanej deklaracji a następnie wybranie opcji WYŚLIJ DO US ALBO DO ZUS.
Po wysyłce deklaracji, pojawi się przy niej koperta przedstawiająca historię komunikacji z serwerem urzędu skarbowego.
