Termin wystawienia faktury w KSeF – co musisz wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zrewolucjonizował zasady fakturowania, przenosząc wiele obowiązków do świata cyfrowego. Mimo to, kluczową kwestią budzącą wątpliwości przedsiębiorców pozostaje termin wystawienia faktury w KSeF. Jego prawidłowe ustalenie jest niezbędne nie tylko dla zachowania zgodności z ustawą o VAT, ale również dla poprawnego rozliczenia podatku, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego i zapewnienia firmie bezpieczeństwa fiskalnego. 

Termin wystawienia faktury w KSeF a ustawa o VAT

Zasada ogólna dotycząca terminu wystawiania faktur została określona w art. 106i ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Zgodnie z tym przepisem: fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2–9. Przy czym ustawodawca przewiduje od tej ogólnej zasady terminu wystawiania faktur wiele wyjątków, dla których obowiązek podatkowy powstaje w sposób szczególny. Dotyczy to m.in. usług budowlanych i budowlano-montażowych, dostaw oraz drukowania książek, gazet i czasopism, rozliczeń związanych z opakowaniami zwrotnymi objętymi kaucją, a także dostaw energii i gazu oraz świadczenia usług o charakterze ciągłym, takich jak usługi telekomunikacyjne, najem, dzierżawa, leasing czy stała obsługa prawna i biurowa, w których moment wystawienia faktury powiązany jest z upływem terminu płatności.

Obowiązujące przepisy regulują również najwcześniejszy dopuszczalny moment wystawienia faktury. Co do zasady faktura nie może zostać sporządzona wcześniej niż 60 dni przed dostarczeniem towaru, wykonaniem usługi albo otrzymaniem przed dostawą towaru lub realizacją usługi całości lub części zapłaty. Ograniczenie to nie ma jednak zastosowania do faktur dotyczących m.in. usług najmu, dzierżawy, mediów oraz stałej obsługi prawnej i biurowej, pod warunkiem że faktura zawiera informację o okresie rozliczeniowym, którego dotyczy.

Natomiast w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT lub sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej faktura jest wystawiana na żądanie nabywcy. Termin jej wystawienia zależy wówczas od momentu zgłoszenia tego żądania przez nabywcę:

• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, jeżeli nastąpiło ono do końca miesiąca sprzedaży albo
• w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli nastąpiło ono po upływie miesiąca sprzedaży.

Termin wystawiania faktur w KSeF a zasady wynikające z ustawy o VAT

Wprowadzenie KSeF nie zmienia zasadniczo terminów dokumentowania sprzedaży określonych w ustawie o VAT. Podatnicy nadal są zobowiązani do sporządzania faktur w terminach wynikających z art. 106i ustawy o VAT, a KSeF wpływa przede wszystkim na sposób techniczny procesowania dokumentu i moment uznania go za wystawiony w sensie prawnym. Zgodnie z zasadą ogólną fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin ten pozostaje aktualny również po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF. Oznacza to, że dokument nie musi trafiać do systemu w dniu dokonania transakcji, o ile zostanie tam przesłany w terminie wynikającym z ustawy o VAT.

Analogiczne reguły mają zastosowanie w przypadku otrzymania całości lub części zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. W takiej sytuacji termin wystawienia faktury liczy się od faktycznej daty wpływu środków. Oznacza to, że fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę.

Jeżeli zaliczka i dostawa towaru lub wykonanie usługi nastąpią w tym samym miesiącu, dopuszczalne jest wystawienie jednej faktury końcowej, bez konieczności sporządzania odrębnej faktury zaliczkowej, pod warunkiem zachowania ustawowych terminów.

W związku z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur należy pamiętać, że momentem wystawienia faktury w sensie prawnym jest data jej przesłania do systemu, czyli dzień nadania unikatowego numeru KSeF. Przedsiębiorcy są zatem zobligowani do pilnowania tego terminu. Jednocześnie należy podkreślić, że obowiązujące przepisy dopuszczają wystawienie faktury w ostatnim dniu terminu ustawowego w trybie offline, pod warunkiem jej przesłania do KSeF zgodnie z przepisami. Natomiast z punktu widzenia nabywcy istotne znaczenie ma data przydzielenia numeru KSeF, ponieważ to ona decyduje o momencie uznania faktury za otrzymaną, co może mieć wpływ na termin odliczenia podatku naliczonego, zwłaszcza jeżeli dotyczy to transakcji na przełomie miesięcy.

Przykład 1.

Pan Tomasz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług informatycznych i rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z przepisami fakturę dokumentującą wykonanie usługi za czerwiec 2026 roku powinien wystawić najpóźniej do 15 lipca 2026 roku. Tego dnia pan Tomasz sporządził dokument w trybie offline z powodu problemów technicznych z dostępem do KSeF, a faktura została przesłana do systemu 16 lipca 2026 roku. Czy dokument został wystawiony w terminie w rozumieniu przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur?

Tak. Pomimo że faktura została przesłana do KSeF 16 lipca 2026 roku, należy uznać ją za wystawioną w terminie. Została ona sporządzona w trybie offline w ostatnim dniu ustawowego terminu, a jej przekazanie do systemu nastąpiło zgodnie z przepisami bez zbędnej zwłoki, zgodnie z zasadami przewidzianymi dla tego trybu. Chociaż momentem wystawienia faktury w sensie prawnym pozostaje data nadania numeru KSeF, to w opisanej sytuacji – ze względu na zastosowanie procedury offline – termin wystawienia dokumentu został dochowany.

W praktyce oznacza to, że Krajowy System e-Faktur nie zmienia samych terminów wystawiania faktur wynikających z ustawy o VAT, lecz istotnie wpływa na sposób ich realizacji. Podatnicy muszą bowiem nie tylko dochować ustawowych terminów sporządzenia faktury, ale również właściwie zarządzać momentem jej przesłania do KSeF, który decyduje o jej wystawieniu w sensie prawnym oraz o chwili jej otrzymania przez nabywcę. Wprowadzenie KSeF wymaga zatem większej dyscypliny organizacyjnej, bieżącego monitorowania terminów oraz uwzględniania szczególnych zasad obowiązujących w trybie offline, zwłaszcza w sytuacjach technicznych utrudnień w dostępie do systemu.