Faktura wystawiona w trybie offline a odliczenie VAT i kosztów

Prawo do odliczenia VAT i ujęcia wydatku w kosztach to kluczowe uprawnienia każdego przedsiębiorcy. Wątpliwości mogą pojawić się w sytuacji awarii KSeF, gdy w obiegu pojawia się faktura wystawiona w trybie offline. W artykule wyjaśniamy, czy taki dokument pozwala na odliczenie podatku naliczonego i zaksięgowanie go w kosztach firmowych.

Zasady wystawiania e-faktur w czasie awarii KSeF

Co do zasady podatnik jest zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (art. 106ga ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług; dalej: ustawa o VAT). Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to tzw. tryb online wystawiania faktur.

Jednocześnie przepisy ustawy o VAT przewidują sytuacje, w których dochodzi do wystawienia faktur w trybie offline. Takim przypadkiem jest wystawianie i udostępnianie faktur w okresie trwania awarii KSeF, czyli sytuacja uregulowana w art. 106nf ustawy o VAT.

W myśl art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT: w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

W art. 106nf ust. 2 i 3 ustawy o VAT wskazano, że: faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W przypadku udostępnienia nabywcy faktury, o której mowa w ust. 1, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przepisy art. 106nda ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

Powyższy przepis oznacza, że faktura wystawiona w trybie offline i udostępniona nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF powinna zostać oznaczona:

• kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury oraz 
• certyfikatem umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy

Co istotne, w myśl art. 106nf ust. 4 ustawy VAT: w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Według art. 106nf ust. 9 ustawy o VAT: za datę wystawienia faktury w trybie offline uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Z kolei w art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT wskazano, że: za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.

Prawidłowe opatrzenie faktury kodem weryfikującym potwierdza, że wystawca dopełnił obowiązku uwierzytelnienia w KSeF. Dla nabywcy stanowi to gwarancję autentyczności dokumentu oraz jego zgodności z wersją wprowadzoną do systemu.

W myśl art. 106gb ust. 3 ustawy o VAT dostęp do faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, jest możliwy za pośrednictwem kodu QR, po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury.

Faktura wystawiona w trybie offline a prawo do odliczenia podatku VAT i ujęcia wydatku w kosztach

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT: kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Podstawą do odliczenia podatku naliczonego jest faktura, również ustrukturyzowana. Zgodnie zaś z definicją zawartą w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana to taka, która została oznaczona numerem identyfikującym w KSeF.

W związku z powyższym pojawia się pytanie, czy podatnik może odliczyć VAT od faktury wystawionej w trybie offline? 

Aby odpowiedzieć na to pytanie, warto przywołać treść interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z 16 stycznia 2026 roku (nr 0114-KDIP1-1.4012.1053.2025.1.KOM), w której to organ podatkowy analizował przypadek dostawcy, który stosował tryb awaryjny (offline) z powodu awarii KSeF na podstawie art. 106nf ustawy o VAT. W takiej sytuacji dopuszczalne jest przesyłanie faktur zakupu poza KSeF w postaci elektronicznej bez obowiązkowych kodów QR służących weryfikacji (tj. kodu QR z napisem OFFLINE oraz kodu QR z napisem CERTYFIKAT). Dotyczy to też przesłania faktury w tym trybie z odpowiednim oznaczeniem, nawet jeśli niedostępność systemu nie została oficjalnie ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów.

Dyrektor KIS wskazał, że nabywcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakup towarów i usług, nawet jeśli zostały one wystawione poza KSeF, niezgodnie z wymogami lub z naruszeniem obowiązku korzystania z tego systemu. Wystawienie faktur z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia, ponieważ sytuacja ta nie została wymieniona w art. 88 ustawy jako negatywna przesłanka uniemożliwiająca skorzystanie z tego uprawnienia. 

Dalej Dyrektor KIS zaznaczył, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obowiązkiem korzystania z KSeF) poza tym systemem (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. 

Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz warunkowym, tzn. nie wynika ono z posiadania faktury, a z rzeczywistego nabycia towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Aby skorzystać z prawa do odliczenia, istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi. 

W rezultacie skoro prawa do odliczenia podatku VAT nie przekreśla błędnie wystawiona faktura poza KSeF, to można wnioskować, że również faktura wystawiona w trybie offline – czyli faktura elektroniczna opatrzona dwoma kodami QR, która nie została przesłana do KSeF celem walidacji – również nie ogranicza czynnego podatnika VAT w zakresie odliczania podatku naliczonego.

Analogiczne wnioski należy przyjąć na gruncie podatków dochodowych. Za słuszną należy przyjąć tezę, że poniesiony wydatek udokumentowany fakturą wystawioną w trybie offline może zostać ujęty jako koszt uzyskania przychodów w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej (zarówno na gruncie podatku PIT, jak i podatku CIT).

W związku z powyższym można stwierdzić, że w ocenie fiskusa kwestie formalne związane z poprawnością wystawienia czy też przesłania faktury do KSeF nie wpływają na materialne uprawnienia podatnika w postaci możliwości odliczenia VAT lub ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego.