Przekazanie pracownikowi alkoholu w formie prezentu rodzi pytanie o skutki podatkowe przede wszystkim dla pracodawcy. Pojawia się pytanie, czy w sytuacji, gdy przedmiotem przekazania jest alkohol, pracodawca może poniesiony wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Zakupiony alkohol jako koszt uzyskania przychodu w firmie
Aby móc określić, czy dany wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu, należy każdorazowo dokonać indywidualnej oceny pod kątem określenia występowania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a przychodem z działalności gospodarczej.
Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, lecz także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.
Zgodnie z definicją ustawową koszt to wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu.
Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. koszty pracownicze, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów.
Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych, spotkań okolicznościowych z okazji świąt lub innych ważnych wydarzeń itp. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, zwiększeniem motywacji do pracy, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy.
Przekazanie pracownikowi alkoholu w formie prezentu a wydatki na reprezentację firmy
W kontekście problematyki kosztów podatkowych należy mieć świadomość, że istnieje katalog wydatków, które w definitywny sposób zostały wykluczone z kosztów uzyskania przychodów.
W przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych jest to wyliczenie zawarte w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, a my w naszych dalszych rozważaniach skupimy się na treści art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy.
W przepisie tym wskazano, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Jak zatem widać, powyższy przepis bezpośrednio i wprost odnosi się do kwestii zakupu alkoholu. Trzeba więc zastanowić się, czy przekazanie pracownikowi prezentu w postaci alkoholu to koszt pracowniczy (podlegający zaliczeniu do kosztów), czy też koszt reprezentacji (wykluczony z kategorii kosztów).
Ustawa nie zawiera wyjaśnienia pojęcia „reprezentacja”, jednakże z dostępnego orzecznictwa wynika, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności.
Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.
W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie reprezentacji kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.
Podobnie też wskazuje interpretacja ogólna MF z 25 listopada 2013 roku (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), gdzie podano, że za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.
Przekazanie pracownikowi alkoholu w formie prezentu w kosztach podatkowych
W kontekście zaprezentowanych argumentów organy podatkowe wypracowały stanowisko, zgodnie z którym wydatek na zakup alkoholu przekazanego następnie pracownikom w formie upominku czy prezentu nie jest kosztem podatkowym.
Tak też stanowi pismo Dyrektora KIS z 16 czerwca 2021 roku (nr 0114-KDIP2-1.4010.89.2021.3.PD), gdzie podano, że kosztem uzyskania przychodu nie jest także wydatek na zakup wina oraz jego pakowania i konfekcjonowania, które wchodziło w skład koszy upominkowych dla pracowników spółki.
Zauważyć należy, że wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Trudno powiązać wydatek na alkohol znajdujący się w koszach prezentowych z zakładanym celem poprawy atmosfery w pracy, zwiększeniem motywacji do pracy, zwiększeniem efektywności pracy czy budowaniem lojalności wobec pracodawcy.
Tego rodzaju wydatek należy uznać za pozostający poza związkiem przyczynowym z prowadzoną działalnością gospodarczą, o którym mowa w art. 22 ust.1 ustawy o PIT.
Jako argument potwierdzający swoje stanowisko organ wskazał także na art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości, który stanowi, że zadania w zakresie przeciwdziałania alkoholizmowi wykonuje się przez odpowiednie kształtowanie polityki społecznej, w szczególności tworzenie warunków sprzyjających realizacji potrzeb, których zaspokajanie motywuje powstrzymywanie się od spożywania alkoholu.
Podsumowując, należy zauważyć, że aktualne stanowisko organów podatkowy wyklucza możliwość ujęcia w kosztach podatkowych wydatku na zakup alkoholu dla pracowników. W ocenie fiskusa w żaden sposób nie wpływa on na uzyskiwanie przychodów przez pracodawcę.
