Wykorzystywanie w prowadzonej działalności gospodarczej samochodów nie należących do środków trwałych staje się coraz bardziej powszechne. Może się to przyczynić do obniżenia kosztów firmy, szczególnie w pierwszym roku jej istnienia. Pracownik może użytkować swój prywatny samochód w podróżach lokalnych i służbowych, a wydatki poniesione w tym celu pracodawca może zaliczyć do kosztów podatkowych. Przepisy jasno określają warunki i limity dotyczące tego zagadnienia, a także zasady zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika.
W przypadku jazd lokalnych - w granicach administracyjnych miasta lub gminy - samochodem prywatnym pracownika, wydatki mogą być rozliczane na zasadach przyznanego miesięcznego ryczałtu lub faktycznie przejechanych kilometrów, tzw. “kilometrówki”. Natomiast do wyjazdów służbowych stosuje się ewidencję przebiegu pojazdów.
Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodu osobowego, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego samochodu do celów służbowych w danym miesiącu, pracodawca dokonuje wypłaty miesięcznego ryczałtu. Oświadczenie powinno zawierać dane dotyczące pojazdu, tj. pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Wartość przysługującego ryczałtu oblicza się na podstawie stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu pomnożonej o limit kilometrów określony przez pracodawcę na jazdy lokalne. Wysokość stawki nie może przekroczyć dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.
Miesięczny limit kilometrów jest ustalany w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Wysokość limitu nie może przekroczyć:
- 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.
Kwotę przysługującego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
