Poradnik Przedsiębiorcy

Szkolenie pracodawcy sfinansowane z dotacji w KPiR

W natłoku wciąż zmieniającego się rynku przedsiębiorcy często wspomagają się kapitałami obcymi, zaciągając kredyty lub korzystając z możliwości dofinansowania poprzez dotacje, które wykorzystują na rozwój przedsiębiorstwa, doszkalanie pracowników czy samorozwój. Jeśli chodzi o szkolenia pracowników, są one w większości uznawane za koszt firmowy, jednak szkolenia przeznaczone dla pracodawcy muszą być odpowiednio uzasadnione. Rodzi się tu więc pytanie, kiedy i czy w ogóle można uznać dotacje na szkolenie pracodawcy w KPiR za koszt podatkowy? 

Czy otrzymanie dotacji stanowi przychód?

Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT za przychód z działalności gospodarczej rozumie się także dotacje, subwencje, dopłaty oraz inne odpłatne świadczenia, które mają na celu pokrycie kosztów, z wyjątkiem tych związanych z zakupem lub wytworzeniem środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych. 

Jednak dalej w treści ustawy w art. 21 ust. 1 zostały wymienione przychody, które są wolne od podatku dochodowego, m.in.: 

  • jednorazowe środki przyznane na podjęcie działalności (pkt 121);

  • dotacje otrzymane z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego (pkt 129);

  • środki oraz płatności otrzymane z udziałem środków europejskich (pkt 137).

Z powyższego przepisu wynika fakt, że uzyskane dotacje ze środków unijnych czy też z budżetu państwa nie stanowią przychodu opodatkowanego i tym samym nie należy ich ujmować w KPiR. 

Kiedy otrzymana dotacja na szkolenie pracodawcy stanowi przychód? 

W istocie od powyższej reguły istnieje pewien wyjątek, jaki stanowi dotacja otrzymana z Funduszu Pracy, którego częścią jest np. Krajowy Fundusz Szkoleniowy.

Jak wynika z interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 kwietnia 2015 r. o sygn. ITPB2/4511-91/15/MK:
„(...) otrzymana na podstawie przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotacja z KFS nie spełnia przesłanek uprawniających do zwolnienia z opodatkowania wskazanego w art. 21 ust. 1 pkt 114, pkt 118 bądź w pkt 129, a także w innych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji wypłacona dotacja z KFS stanowi dla Wnioskodawczyni przychód z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który podlega opodatkowaniu na zasadach stosowanych w ramach prowadzonej przez nią działalności gospodarczej.”

Wynika z tego fakt, że przychód uzyskany z dotacji KFS nie zalicza się ani do dotacji otrzymanych z budżetu państwa, ani do dofinansowania unijnego, w związku z czym stanowi przychód opodatkowany, który należy wykazać w kolumnie 8 – Pozostałe przychody w KPiR.

Czy dotacja na szkolenie pracodawcy stanowi koszt?

Według art. 22 ust. 1 ustawy o PIT „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”. Koszty uzyskania przychodu nie mogą mieć także znamion wydatku o charakterze osobistym dla przedsiębiorcy. W związku z tym, jeśli pracodawca odpowiednio uzasadni słuszność odbytego szkolenia oraz że było ono związane z charakterem prowadzonej działalności, to może uznać je za koszt uzyskania przychodu.

Dotacja z UE na szkolenie pracodawcy

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy o PIT „nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 29b, 46, 47a, 47d, 116, 122, 129, 136 i 137”. Należy przez to rozumieć, że wszelkie wydatki sfinansowane w całości z dotacji unijnej nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

Przykład 1.

Pan Piotr otrzymał dotację z Unii Europejskiej na rozwój działalności. Zgodnie z umową dotacji mógł przeznaczyć otrzymane środki na specjalistyczne szkolenie, dzięki któremu będzie mógł wykonywać czynności niezbędne do prowadzenia działalności. Czy pan Piotr w związku z tym powinien takie operacje ująć w KPiR?

Nie, otrzymana dotacja z UE nie będzie stanowić przychodu, a sfinansowane nią szkolenie nie będzie kosztem. W związku z tym takiego zdarzenia gospodarczego pan Piotr nie wykaże w KPiR.

Dotacja z KFS na szkolenie pracodawcy

Podatnik otrzymujący dofinansowanie z KFS powinien je ująć w przychodach działalności. Tak samo wydatki finansowane z dotacji KFS będą także stanowić koszt przedsiębiorcy.

Wynika to bezpośrednio z tego, że art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o PIT nie został wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów firmowych art. 23 ustawy o PIT. Art. 21 ust. 1 pkt 121 mówi o jednorazowych dotacjach na podjęcie działalności przyznawanych z Funduszu Pracy, co oznacza, że wydatki sfinansowane z Funduszu Pracy mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że nie zostały przeznaczone na zakup środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają amortyzacji. 

Przykład 2.

Firma XYZ otrzymała dotację z KFS przeznaczoną na szkolenie pracowników i przedsiębiorcy. Czy w związku z tym takie dofinansowanie można wykazać w KPiR?

Tak, dofinansowanie na szkolenie należy wykazać po stronie przychodów w kol. 8 – pozostałe przychody, a wydatek sfinansowany z dotacji ująć w kol. 13 - pozostałe wydatki w KPiR.

Dotacja na szkolenie pracodawcy finansowana w części przez przedsiębiorcę

W przypadku gdy przedsiębiorca jedynie częściowo sfinansuje koszty szkolenia z dotacji, a częściowo z własnych środków, to ich ujęcie będzie zależne od tego, czy poniesione wydatki finansowane będą z dotacji unijnej czy Funduszu Pracy. 

Szkolenie, które zostało częściowo sfinansowane z dotacji z Funduszu Pracy, a częściowo z własnych środków przedsiębiorcy, będzie mogło zostać w całości ujęte w kosztach, natomiast jeśli szkolenie zostało sfinansowane częściowo z dotacji z Unii, to do kosztów podatnik będzie mógł ująć jedynie część wydatku, która została opłacona przez niego.

Przykład 3.

Pan Zdzisław w styczniu otrzymał dofinansowanie z urzędu pracy na szkolenie, które odbyło się w tym samym miesiącu, jednak otrzymane środki pozwalały jedynie na pokrycie 70% szkolenia, w związku z czym pozostałe 30% pokrył on z własnych środków. Jak powinien to wykazać w KPiR?

Jako że otrzymana dotacja została przydzielona z Funduszu Pracy, to pan Zdzisław będzie mógł ująć w całości w kosztach wartość szkolenia w kol. 13 – pozostałe wydatki. Natomiast dotacja z PUP nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu, więc nie należy jej ujmować w KPiR.

Przykład 4.

Pani Zofia otrzymała dofinansowanie z UE w wysokości 17 000 zł. Otrzymaną dotację przeznaczyła na szkolenie, którego koszt wynosił 20 000 zł, w związku z czym pozostałe 3000 zł pani Zofia sfinansowała z własnych środków. Czy koszt szkolenia będzie mogła ująć w ewidencji? 

W danym przypadku pani Zofia będzie mogła ująć w kosztach jedynie 3000 zł poniesionego wydatku, gdyż część sfinansowana z dotacji z UE nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Podsumowując, nie wszystkie dotacje stanowią przychód podlegający opodatkowaniu, jak również nie wszystkie wydatki sfinansowane dotacją mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu. Podatkowe rozliczenie otrzymanych środków uzależnione jest m.in. od rodzaju dotacji, od sposobu jej wykorzystania przez przedsiębiorcę oraz związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.