Pracodawca na wniosek pracownika lub z własnej inicjatywy może pokryć część kosztów jego wycieczki. W takim przypadku może wystąpić konieczność opodatkowania otrzymanej przez pracownika dopłaty do wyjazdu. Artykuł wyjaśnia, jakie są różnice pomiędzy otrzymanym dofinansowaniem w charakterze nieodpłatnego świadczenia a zorganizowanym przez pracodawcę wyjazdem integracyjnym. Odróżnia także sytuacje, w których dofinansowanie wycieczki pracowników powoduje konieczność wykazania i opodatkowania przychodu od takich, w których obowiązek ten nie zachodzi.
Obowiązek utworzenia ZFŚS
Obowiązek tworzenia Zakładowych Funduszy Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) dotyczy zakładów pracy, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, zgodnie ze stanem faktycznym przypadającym na 1 stycznia danego roku. W przypadku firm, w których zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę jest mniejsze – nie ma takiego wymogu. Nie oznacza to jednak, że ZFŚS nie może zostać utworzony. Pracodawcy nieobjęci obowiązkiem utworzenia ZFŚS, mogą utworzyć go dobrowolnie.
Przychody ze stosunku pracy pracownika
Zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami powszechnego opodatkowania zawartymi w art. 9 ust. 1 ustawy o PIT, wszelkiego rodzaju dochody osiągnięte przez podatnika w ciągu roku podlegają obowiązkowemu opodatkowaniu. Od ogólnej zasady występują co prawda wyjątki, jednak nie mają one zastosowania w opisywanym przypadku. Szczegółowy wykaz czynności wyłączonych z obowiązku opodatkowania podatkiem dochodowym został zawarty w art. 21, 52, 52a, 52c ustawy o PIT oraz w Ordynacji podatkowej.
Wszelkie zobowiązania finansowe występujące pomiędzy pracownikami i pracodawcami są uregulowane w art. 12 ustawy o PIT. Zgodnie z jego brzmieniem:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Przepisy Kodeksu cywilnego w oparciu o wydane decyzje Naczelnego Sądu Administracyjnego definiują pojęcie świadczenia nieodpłatnego jako przysporzenie majątkowe, mające wymiar finansowy, przy jednoczesnym braku kosztów po stronie obdarowanego. Są to więc wszelkie zdarzenia, których rezultatem jest uzyskanie korzyści w formie innej niż ekwiwalent pieniężny. Zgodnie z powyższym dofinansowanie wycieczki pracowników jest rozumiane jako nieodpłatne lub częściowo odpłatne świadczenie, w zależności od wysokości dofinansowywania. W sytuacji opłacenia wycieczki przez pracodawcę pracownik otrzymuje bowiem korzyść finansową w kwocie równej wartości wycieczki, za którą nie będzie musiał płacić z własnej kieszeni. Wówczas wartość otrzymanego świadczenia podlega opodatkowaniu. W przypadku częściowego pokrycia kosztów wycieczki pracownika, za jego przychód podlegający opodatkowaniu uważa się kwotę faktycznie finansowaną przez pracodawcę – część wydatkowana przez podatnika pozostaje neutralna podatkowo. Przychód wynikający z nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych – tak samo, jak przychód ze stosunku pracy.
Świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne – limit podatkowy
W przypadku, gdy dofinansowanie wycieczki pracowników nie przekracza 1000 zł w przeliczeniu na jednego pracownika w skali roku, wówczas po jego stronie nie wystąpi obowiązek podatkowy (do końca 2017 roku limit wynosił 380 zł). Ograniczenie to dotyczy świadczeń rzeczowych i pieniężnych, z wyłączeniem bonów, talonów i innych znaków, które umożliwiają wymianę na towary lub usługi.
Zwolnione z opodatkowania pozostają dofinansowania do wycieczek dzieci i młodzieży do lat 18, organizowane przez pracodawcę przy współpracy podmiotów świadczących usługi w tym zakresie, w formie kolonii, obozów czy zimowisk.
Przykład 1.
Pracownik otrzymał dofinansowanie w wysokości 500 zł do prywatnego wyjazdu. Kwota finansowana przez pracodawcę stanowi dla pracownika przychód z tytułu częściowo odpłatnego świadczenia w wysokości 500 zł, które otrzymał w formie pieniężnej na rachunek bankowy. Czy w tym przypadku pracownik powinien opodatkować kwotę dofinansowania, którą otrzymał od pracodawcy?
Mimo iż pracownik w tym przypadku otrzymał częściowo odpłatne świadczenie w wysokości 500 zł, co stanowiło dla niego przychód podatkowy, kwoty otrzymanego dofinansowania nie ma obowiązku opodatkowywać. Mieści się ona bowiem w granicach limitu wynoszącego 1000 zł.
Dofinansowanie wycieczki pracowników a wyjazd integracyjny
Kwestie sporne dotyczące dofinansowanie wycieczki pracowników pojawiają się w momencie, gdy wyjazd ma charakter integracyjny. Jeżeli na wniosek Zakładowej Organizacji Związkowej pracodawca zgodzi się na dofinansowanie wycieczki pracowników, w której dobrowolny udział wezmą jego pracownicy, a wyjazd będzie miał charakter integracyjny, wówczas przysporzenie majątku u pracowników w wysokości otrzymanego dofinansowania nie będzie miało miejsca. Takie stanowisko potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 4 lipca 2017 roku, nr 0115-KDIT2-2.4011.117.2017.1.NPR:
(...) udział pracowników w wycieczce sfinansowanej w części z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, która będzie miała na celu zintegrowanie załogi, umożliwienie pracownikom aktywnej formy wypoczynku, co przełoży się na efektywność pracy i wzajemne relacje służbowe, nie będzie stanowić dla nich przysporzenia majątkowego, a tym samym nieodpłatnego świadczenia, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W konsekwencji po stronie pracowników nie powstanie przychód ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy, zgodnie z art. 31 ww. ustawy Wnioskodawca miałby obowiązek doliczać do pozostałych przychodów pracowników.
W tym stanie rzeczy skoro koszt udziału pracowników w wycieczce w części sfinansowanej przez Wnioskodawcę ze środków ZFŚS, nie generuje u pracowników przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyklucza to możliwość zastosowania względem tego świadczenia zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 ww. ustawy.
Jeśli jednak dofinansowanie wycieczki pracowników dotyczy wyjazdu, który nie służy interesom pracodawcy – mimo dobrowolnego udziału w nim pracowników – otrzymane przez nich dofinansowanie będzie stanowiło przychód podatkowy. Jednak aby wycieczka pracownicza nie miała charakteru wyjazdu integracyjnego, poniesiony koszt musi być skalkulowany indywidualnie dla każdego pracownika, a celem wyjazdu powinien być wypoczynek. Ponadto wycieczka musi odbyć się w czasie, gdy pracownicy przebywają na urlopie.
