Każdy z nas chciałby, aby jego sprawy były załatwiane niezwłocznie. Dotyczy to także szeroko rozumianych kwestii administracyjnych. Ustawodawca wskazuje na konkretne terminy rozpatrywania wniosków przez urzędy, przy czym wprowadza także określenie, jakim jest termin załatwiania spraw „bez zbędnej zwłoki”. Co dokładnie oznacza to pojęcie i czy gwarantuje jakiekolwiek prawa wnioskodawcy?
Termin załatwiania spraw według prawa administracyjnego
Organy administracji rządowej i samorządowej działają przede wszystkim na podstawie regulacji prawnych zawartych w Kodeksie postępowania administracyjnego (kpa). Dotyczy to także terminów załatwiania różnych spraw urzędowych. Pamiętajmy jednak, że ustawy szczególne mogą wyłączać w określonym zakresie przepisy kodeksu i wprowadzać odrębne terminy załatwiania spraw, które z reguły są dłuższe.
Zgodnie z treścią art. 35 §1–3a kpa organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub opierając się na faktach i dowodach powszechnie znanych albo znanych z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, natomiast w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Załatwienie sprawy w postępowaniu uproszczonym powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania.
Załatwienie sprawy administracyjnej co do zasady powinno nastąpić w możliwie najkrótszym terminie, przy czym ze względu na okoliczności organ administracyjny jest uprawniony do przedłużania postępowania. Wnioskodawca musi zostać jednak poinformowany o wydłużeniu terminu, w przeciwnym razie organ administracyjny dopuści się bezczynności i naruszenia obowiązujących przepisów.
Co oznacza niezwłoczne załatwienie sprawy?
Załatwienie sprawy bez zbędnej zwłoki jest pojęciem nieostrym, co oznacza, że w zależności od rodzaju złożonego wniosku oraz istniejących okoliczności sprawa może być załatwiona w różnym czasie. Doktryna i orzecznictwo stoją jednak na stanowisku, że niezwłoczne załatwienie sprawy to rozpoznanie wniosku w możliwie jak najszybszym terminie, nie później jednak niż maksymalny termin wskazany dla rozpoznawania konkretnego rodzaju spraw. W niektórych przypadkach niezwłoczne załatwienie sprawy będzie oznaczało więc wydanie decyzji administracyjnej od ręki lub w ciągu kilku dni, a innym razem po upływie miesiąca. Pamiętajmy przy tym, że załatwienie sprawy nie oznacza akceptacji złożonego wniosku. Organ administracyjny ma bowiem prawo do wydania decyzji odmownej – najczęściej wtedy, gdy wnioskodawca nie spełnia warunków ustawowych do dokonania żądanej przez niego czynności. Wydanie decyzji odmownej w ustawowym terminie również musimy uznać za załatwienie sprawy.
Przykład 1.
Piotr złożył wniosek o wydanie dowodu osobistego, do którego załączył wszystkie niezbędne oświadczenia i dokumenty. Zgodnie z aktualnymi przepisami organ administracyjny ma 30 dni na rozpoznanie jego żądania. Po 45 dniach Piotr nie uzyskał żadnej decyzji administracyjnej w swojej sprawie, mimo że kilkukrotnie próbował kontaktować się z urzędem. Dowód osobisty został wydany 65 dni po złożeniu wniosku. Czy w tej sytuacji organ załatwił sprawę bez zbędnej zwłoki?
Nie, ponieważ nie informował Piotra o konieczności przedłużenia postępowania (np. ze względu na zawiłość sprawy lub braki kadrowe). Powinniśmy uznać, że organ dopuścił się przewlekłości postępowania i bezczynności.
Przykład 2.
Marlena złożyła wniosek o wydanie prawa jazdy. Zgodnie z aktualnymi przepisami termin na wydanie tego dokumentu to 30 dni. Ze względu na małą liczbę wniosków kobieta otrzymała swój dokument już po 5 dniach. Jej koleżanka Paulina mieszkająca w innej gminie złożyła wniosek o wydanie prawa jazdy w tym samym czasie co Marlena, dokument otrzymała jednak dopiero po 3 tygodniach. Czy w obu przypadkach można mówić o załatwieniu sprawy bez zbędnej zwłoki?
Tak, jeśli urząd właściwy dla Pauliny nie mógł wydać żądanego dokumentu w szybszym terminie (np. ze względu na znaczną liczbę wniosków i toczących się spraw).
Pamiętajmy, że załatwienie sprawy bez zbędnej zwłoki nie oznacza rozpatrzenia jej od ręki. Oczywiście taka sytuacja jest teoretycznie możliwa, jednak praktyka w polskich urzędach pokazuje, że przestrzegane są maksymalne okresy rozpatrywania wniosków. Niezwłoczne załatwienie sprawy to rozpatrzenie sprawy tak szybko, jak to możliwe przy uwzględnieniu możliwości kadrowych urzędu oraz okoliczności danej sprawy. Niekiedy będzie to zatem kilka dni, a w innych przypadkach kilka tygodni lub miesięcy.
Co zrobić, jeśli organ administracji nie rozpatruje sprawy bez zbędnej zwłoki?
Organ administracji rządowej lub samorządowej ma prawo przedłużać postępowanie, jeśli jest to konieczne w danej sprawie. Będzie tak chociażby wtedy, gdy jest ona niejasna lub występują sprzeczności w zgromadzonej dokumentacji. Sztuczne przedłużanie postępowania administracyjnego stanowi poważne naruszenie prawa, szczególnie gdy sprawa jest prosta, a wnioskodawca dopełnił wszystkich formalności już na etapie składania wniosku.
Dla stwierdzenia, że opieszałość organu miała charakter rażący, nie jest wystarczające samo przekroczenie przez organ ustawowych terminów załatwienia sprawy. Długość trwania przewlekłości postępowania nie jest prymarną przesłanką przemawiającą za uznaniem, że rażąco narusza ona prawo. Kwalifikacja naruszenia jako rażące, musi posiadać pewne dodatkowe cechy w stosunku do stanu określanego jako zwykłe naruszenie. Dlatego też wspomniane przekroczenie musi być znaczne i niezaprzeczalne, nadto: oczywiście pozbawione jakiegokolwiek racjonalnego uzasadnienia. Rażącym naruszeniem prawa jest bowiem stan, w którym wyraźnie, ewidentnie, bezdyskusyjnie i drastycznie naruszono treść obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Wyrok NSA z 18 maja 2023 roku (sygn. akt III OSK 509/22):
Dla uznania rażącego naruszenia prawa nie jest wystarczające samo przekroczenie przez organ ustawowych obowiązków, czyli także terminów załatwienia sprawy. Wspomniane przekroczenie musi więc być znaczne i niezaprzeczalne. Rażące opóźnienie w podejmowanych przez organ czynnościach ma być oczywiście pozbawione jakiegokolwiek racjonalnego uzasadnienia.
Wyrok NSA z 10 maja 2023 roku (sygn. akt II OSK 1077/22):
Usprawiedliwieniem zwłoki w prowadzeniu postępowania nie może być sam brak posiadania przez organ akt administracyjnych z uwagi na inne postępowania sądowe. W obecnych realiach technicznych nie ma bowiem żadnych przeszkód, by sporządzić kopie tych akt i terminowo podejmować czynności. Zwłoki nie może usprawiedliwiać bezskuteczna korespondencja z innymi organami lub sądami. Strona postępowania administracyjnego nie może oczekiwać wiele miesięcy, aż korespondencja prowadzona przez organ odwoławczy przyniesie skutek.
Jeśli organ administracyjny poinformuje wnioskodawcę, że konieczne jest przedłużenie czasu trwania postępowania, i zrobi to przed upływem podstawowego terminu przeznaczonego do rozpatrywania danego rodzaju spraw, to tak naprawdę nie dochodzi wówczas do złamania żadnego przepisu. Jeśli jednak taka informacja przyjdzie po czasie albo nie będzie jej wcale, wnioskodawca ma prawo złożyć skargę na przewlekłość postępowania i bezczynność organu zajmującego się sprawą.
Jeżeli organ podjął pierwszą czynność w sprawie po upływie dwóch miesięcy, następną zaś – po upływie kolejnych osiemnastu miesięcy, to nie można zaakceptować takiej sytuacji, w której organ administracji dokonuje oceny formalnej wniosku, jego kompletności po tak długim czasie, zwłaszcza jeżeli czynności, które organ podjął, są powtarzalne i powinny zostać wykonane już w dniu złożenia wniosku. Sytuacja, w której strona czeka tak długo na rozstrzygnięcie organu administracji publicznej, nie da się pogodzić z regułami demokratycznego państwa prawa i jednoznacznie wskazuje na rażące naruszenie prawa. Wyrok WSA we Wrocławiu z 6 lutego 2024 roku (sygn. akt III SAB/Wr 169/23): Sytuacja, w której strona czeka 20 miesięcy na rozstrzygnięcie organu administracji publicznej, nie da się pogodzić z regułami demokratycznego państwa prawa i jednoznacznie wskazuje na rażące naruszenie prawa.
Podsumowując, wnioskodawca ma prawo, aby jego sprawa została rozpatrzona przez organ administracyjny bez zbędnej zwłoki, tj. w ciągu maksymalnego terminu ustawowego przeznaczonego do rozwiązywania spraw określonego rodzaju. Rozpoznanie sprawy bez zbędnej zwłoki nie oznacza jednak załatwienie jej od ręki lub w ciągu kilku dni, a do końca ustawowego terminu wiążącego organ administracyjny. Jeśli organ nie zmieści się w terminie zakreślonym przez obowiązujące przepisy i nie poinformuje wnioskodawcy o konieczności przedłużenia postępowania, to naraża się wówczas na zarzut złamania prawa. Wnioskodawca ma wtedy prawo do złożenia skargi na bezczynność organu administracyjnego.
