Poradnik Przedsiębiorcy

Milczące załatwienie sprawy w postępowaniu przed organami administracji

1 czerwca 2017 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego (kpa), która wprowadziła nową instytucję – milczące załatwienie sprawy. Celem zmian było zapobieganie przewlekłości postępowania, jego uproszczenie oraz zmniejszenie generowanych przez postępowanie kosztów. Na czym polega milczące załatwienie sprawy i kiedy znajdzie zastosowanie? Sprawdź w artykule!

„Milcząca decyzja” – co to takiego?

Sprawę uznaje się za załatwioną milcząco w sposób w całości uwzględniający żądanie strony, jeżeli w terminie miesiąca od dnia doręczenia żądania strony właściwemu organowi administracji publicznej albo w innym terminie określonym w przepisie szczególnym organ ten:

  • nie wyda decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie (milczące zakończenie postępowania) albo

  • nie wniesie sprzeciwu w drodze decyzji (milcząca zgoda).

W zależności od typu sprawy będzie funkcjonował jeden z trybów.

Kiedy można milcząco załatwić sprawę?

Zgodnie z art. 122a § 1 kpa sprawa może być załatwiona milcząco, jeżeli stanowi tak przepis szczególny. Oznacza to, że aby sprawdzić, czy w naszej sprawie w razie bezczynności organu może dojść do milczącego wydania decyzji, trzeba odszukać ku temu podstawę w ustawie szczegółowej – regulującej dany zakres spraw rozstrzyganych przez organy administracji.


Milczące załatwienie sprawy wymaga dodatkowej podstawy w przepisach szczególnych. Nie w każdej sprawie administracyjnej jest dopuszczalne.

Przykładami na milczące załatwienie sprawy w ustawach szczegółowych są:

  • art. 30 ust. 5 ustawy Prawo budowlane,

  • art. 11 ust. 4 ustawy o odpadach,

  • art. 25j ustawy Prawo bankowe.

Warto również pamiętać, że instytucja milczącego załatwienia sprawy dotyczy wyłącznie postępowania wszczętego na wniosek strony. Nie będzie zatem możliwości uznania, że organ milcząc, wydał pozytywną decyzję, gdy postępowanie zostało wszczęte przez organ administracji z urzędu.

Uznaje się także, że niedopuszczalne jest milczące załatwienie sprawy na etapie postępowania odwoławczego. Opisywana instytucja znajdzie zatem zastosowanie wyłącznie w ramach postępowania przed organem administracji w I instancji. Tym bardziej zatem nie można sięgać po milczące załatwienie sprawy na etapie postępowań wszczętych w trybie nadzwyczajnym – o wznowienie postępowania, stwierdzenie nieważności, uchylenie lub zmianę decyzji.

Milczące załatwienie sprawy – jak przebiega procedura?

Ustawodawca wprowadził do kpa instytucję milczącego załatwienia sprawy z założeniem, że ma ona uprościć postępowanie administracyjne. Tryb milczącego załatwienia sprawy jest zatem okrojony w swej procedurze w stosunku do trybu zwykłego. Nie znajdują w nim zastosowania takie regulacje jak:

  • zasada wysłuchania stron z art. 10 kpa,

  • obowiązek wskazania przesłanek, których strona nie wykazała z art. 79a kpa.

Organ rozstrzyga zatem sprawę wyłącznie na podstawie przedstawionych przez stronę wraz z wnioskiem okoliczności i dowodów bez ich uszczegółowienia i czynnego udziału stron.

Terminy – kiedy wiemy, że sprawa została rozstrzygnięta?

Milczące załatwienie sprawy następuje w dniu następującym po dniu, w którym upływa termin przewidziany do wydania decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie albo wniesienia sprzeciwu. W przypadku, gdy organ przed upływem terminu do załatwienia sprawy zawiadomi stronę o braku sprzeciwu, milczące załatwienie sprawy następuje w dniu doręczenia tego zawiadomienia.

Co do zasady w trybie milczącego załatwiania sprawy organ ma miesiąc na wydanie rozstrzygnięcia lub wniesienie sprzeciwu. Po upływie tego terminu uznaje się, że sprawa została załatwiona zgodnie z wnioskiem strony. Przepisy szczególne mogą ustalać odmienne terminy. Sam organ nie ma jednak uprawnienia do wydłużenia tego terminu!

Za dzień wydania decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie, w której dopuszczalne jest milczące rozstrzygnięcie albo wniesienia przez organ sprzeciwu, uznaje się dzień:

  • nadania sprzeciwu, decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe albo

  • doręczenia za pokwitowaniem sprzeciwu, decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie przez pracowników organu administracji publicznej, lub inne upoważnione osoby, albo

  • wprowadzenia sprzeciwu, decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie do systemu teleinformatycznego w przypadku, gdy zgodnie z przepisami tak następuje komunikacja organu ze stronami.

Zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy – co się w nim znajduje?

W aktach sprawy zamieszcza się adnotację o milczącym załatwieniu sprawy, wskazując treść rozstrzygnięcia oraz jego podstawę prawną. Na wniosek strony organ administracji publicznej w drodze postanowienia, wydaje zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy albo odmawia wydania takiego zaświadczenia. Na postanowienie to przysługuje zażalenie.

Zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy doręcza się wszystkim stronom w sprawie załatwianej milcząco.

Czy można zaskarżyć „milczącą decyzję”?

Milczące załatwienie sprawy jako rozstrzygnięcie w pełni zgodne z wnioskiem strony nie podlega zaskarżeniu – ani w zwykłym trybie odwoławczym do organu wyższego rzędu, ani poprzez skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Wynika to z faktu, iż formalnie nie zostaje w tej sprawie wydana decyzja administracyjna, a tylko taki (lub inny, lecz wyraźnie wskazany w przepisach) akt podlega zaskarżeniu w zwykłym toku odwoławczym lub w ramach skargi.

Nie ma możliwości zaskarżenia rozstrzygnięcia wydanego milcząco zarówno w zwykłym trybie odwoławczym, jak i w trybie skargi administracyjnej do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Co zatem jeżeli rozstrzygnięcie podjęte w formie milczącego załatwienia sprawy okazuje się wadliwe? W takim wypadku zastosowanie znaleźć mogą nadzwyczajne tryby zaskarżenia. W razie spełnienia przesłanek wskazanych w przepisach istnieje zatem możliwość uchylenia, zmiany lub stwierdzenia nieważności rozstrzygnięcia wydanego w trybie milczącym. Przy czym należy mieć na uwadze fakt, że tego rodzaju wzruszenie ostatecznego rozstrzygnięcia organu administracji ma charakter wyjątkowy.