Zasady zmiany regulaminu pracy zdalnej i jego konsekwencje dla indywidualnych warunków pracy

Obowiązujące już od pewnego czasu przepisy Kodeksu pracy określające zasady wykonywania pracy zdalnej zawierają nowe rozwiązania dotyczące powierzania pracy tego rodzaju. Wspomniane unormowania przewidują, że w pewnych okolicznościach pracodawca wydaje regulamin pracy zdalnej. Może ponadto powstać konieczność zmiany tego regulaminu. Jakie są zatem zasady zmiany regulaminu pracy zdalnej i jego konsekwencje dla indywidualnych warunków pracy? Piszemy na ten temat w niniejszym artykule.

Praca zdalna – obowiązujące przepisy oraz najważniejsze informacje

Właściwym aktem prawnym w zakresie powierzania pracy zdalnej jest Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwana dalej kp. Przepisy dotyczące pracy zdalnej są zawarte w art. 67(18)–67(34) kp. 

W myśl art. 67(18) kp praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić: 

• przy zawieraniu umowy o pracę albo 

• w trakcie zatrudnienia, przy czym takie uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej – kiedy jest wymagany regulamin?

Zgodnie z art. 67(20) § 1 kp zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Jeżeli jednak nie ma możliwości uzgodnienia treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25(3) ust. 1 lub 2 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Kiedy pracodawca jest obowiązany określić regulamin pracy zdalnej? Obowiązek taki powstaje, jeżeli:

• w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia w powyżej wskazanym trybie – wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia;

• nie działają u pracodawcy zakładowe organizacje związkowe – w takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Warto ponadto zaznaczyć, że postanowienia regulaminu pracy zdalnej stosuje się – do pracowników objętych tą formą wykonywania pracy – w pierwszej kolejności przed innymi aktami zakładowymi (regulaminy: pracy lub wynagradzania).

Regulamin pracy zdalnej – zmiana oraz zakres postanowień objętych korektą

Regulamin pracy zdalnej – ze względu na specyfikę ujętej w nim regulacji i możliwość stosowania do określonej grupy pracowników – ma autonomiczny charakter w odniesieniu do innych aktów zakładowego prawa pracy tej rangi. W związku z tym przy zmianach w tym akcie nie uwzględnia się przepisów Kodeksu pracy dotyczących regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania.

Jeżeli chodzi o zakres zmian w regulaminie pracy zdalnej, to jest on analogiczny jak katalog kwestii uwzględniany przy wprowadzaniu wspomnianego regulaminu – ustalony w art. 67(20) § 6 kp. 

Oznacza to więc, że korekty w regulaminie pracy zdalnej mogą dotyczyć w szczególności:

1. grupy lub grup pracowników, którzy zostali objęci pracą zdalną;

2. zasad pokrywania kosztów:

• instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych), a także – energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub

• innych niż wymienione w ppkt a, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;

3. zasad ustalania:

• ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika do pracy zdalnej własnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, albo
• ryczałtu z tytułu pokrycia kosztów, o których wyżej mowa w pkt 2;

4. zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez wspomnianego pracownika;

5. zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalnie;

6. zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

7. zasad kontroli przestrzegania wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

8. zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym także urządzeń technicznych.

Omawiany regulamin może zawierać ponadto inne postanowienia niż wyżej wymienione, wobec czego również i one mogą podlegać modyfikacjom w ramach zmian w regulaminie.

Tryb konsultacji zmian w regulaminie pracy zdalnej

W ogólnym założeniu przyjmuje się, że zmiany w regulaminie pracy zdalnej następują na zasadach określonych w przepisach Kodeksu pracy dotyczących ustalenia tego regulaminu. Oznacza to zatem, że w razie gdy u danego pracodawcy funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, to należy przeprowadzić z nią konsultacje w sprawie korekty w regulaminie pracy zdalnej. Aprobata strony związkowej dotycząca zaproponowanych przez pracodawcę zmian nie stanowi jednak przesłanki, że zawarto porozumienie określone w art. 67(20) § 1 kp.   

W przypadku, gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, to projekt zmian w regulaminie pracy zdalnej należy przedłożyć przedstawicielom pracowników wyłonionym w trybie przyjętym w danym zakładzie pracy. Pracodawca ma swobodę w zakresie uwag przedłożonych w toku konsultacji przez stronę pracowniczą – może je uwzględnić (w pełnym kształcie lub częściowo) lub pominąć.

Zmiany w regulaminie pracy zdalnej należy przeprowadzić według takiej samej procedury, jaka była zastosowana przy wprowadzeniu tego regulaminu w życie.

Termin wejścia w życie zmian w regulaminie pracy zdalnej

Jak już wspomnieliśmy, do regulaminu pracy zdalnej nie stosuje się przepisów Kodeksu pracy dotyczących regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania, w tym także w zakresie ogłoszenia i wejścia w życie tych aktów. Jednocześnie regulacje kodeksowe w zakresie pracy zdalnej nie normują tych kwestii.

Wyjaśnień w tej materii udzielił Główny Inspektorat Pracy (GIP) w Piśmie z dnia 28 marca 2023 roku dotyczącym terminu przyjęcia i wejścia w życie regulaminu pracy zdalnej i porozumienia w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej, odpowiadając na pytanie: „Czy regulamin pracy zdalnej musi być ogłoszony dwa tygodnie przed jego wejściem w życie przepisów o pracy zdalnej?”.

Mając na uwadze powyższe wyjaśnienia przedstawione przez GIP, warto przyjąć założenie, zgodnie z którym termin wejścia w życie zmian w regulaminie pracy zdalnej powinien być ustalony analogicznie jak przy ustalaniu wskazanego regulaminu. 

Wynika z tego, że termin wejścia w życie zmian w regulaminie pracy zdalnej powinien zostać wskazany przez pracodawcę w projekcie obejmującym korekty wspomnianego aktu zakładowego prawa pracy. Powyższy termin należy ponadto wskazać w dokumencie stanowiącym zmianę (nowelę) regulaminu pracy zdalnej.

Wpływ zmian w regulaminie pracy zdalnej na indywidualne stosunki pracy

Przepis Kodeksu pracy dotyczący uzgodnienia między stronami w trakcie zatrudnienia wykonywania pracy zdalnej wskazuje na brak konieczności stosowania art. 29 § 4 kp, zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Powyższa zasada obowiązuje także w razie zmian w regulaminie pracy zdalnej. 

Pracodawca może jednak – dla celów informacyjnych i dowodowych – przekazać pracownikowi dokument stanowiący aneks do umowy o pracę. Wspomniany dokument powinien zawierać informację dotyczącą kierującego aneks, czyli pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu.

W określonych przypadkach modyfikacja regulaminu pracy zdalnej może doprowadzić do konieczności uaktualnienia informacji o warunkach zatrudnienia. Z taką sytuacją będziemy mieć do czynienia, jeżeli na skutek korekty wspomnianego regulaminu do pracownika będą miały zastosowanie postanowienia powyższego regulaminu. W opisanych okolicznościach informacja o warunkach zatrudnienia powinna zostać uzupełniona o następujące informacje:

1. określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną; 

2. wskazanie osoby lub organu w rozumieniu w art. 3(1) kp, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi ww. informacje (w postaci papierowej lub elektronicznej) najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego pracy zdalnej.

Zasady zmiany regulaminu pracy zdalnej i jego konsekwencje dla indywidualnych warunków pracy – podsumowanie

Regulamin pracy zdalnej ma autonomiczny charakter w odniesieniu do innych aktów zakładowego prawa pracy tej rangi. Zmiany w powyższym regulaminie należy przeprowadzić według takiej samej procedury, jaka była zastosowana przy wprowadzeniu tego aktu. Termin wejścia w życie zmian w regulaminie pracy zdalnej powinien zostać wskazany przez pracodawcę w projekcie noweli. Pracodawca może przekazać pracownikowi dokument stanowiący aneks do umowy o pracę, dotyczący zmian w omawianym regulaminie. W pewnych sytuacjach powstanie konieczność uaktualnienia informacji o warunkach zatrudnienia.