Kiedy pracodawca uchwala regulamin pracy zdalnej?

Uregulowania dotyczące pracy zdalnej już obowiązują. Pracownicy są zainteresowani świadczeniem pracy w formie zdalnej, a pracodawcy, umożliwiając tego rodzaju sposób świadczenia pracy, mogą liczyć na większą liczbę kandydatów aplikujących do podjęcia u nich pracy i większy wybór pracowników. Jednym ze sposobów, w jaki można uregulować w firmie pracę zdalną, jest wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej. Kiedy pracodawca uchwala regulamin pracy zdalnej? Wyjaśniamy.

Kiedy pracodawca uchwala regulamin pracy zdalnej?

Regulamin pracy zdalnej jest uchwalany w przypadku, gdy nie dojdzie do zawarcia porozumienia regulującego zasady pracy zdalnej przez pracodawcę i zakładową organizacją związkową lub zakładowe organizacje związkowe w terminie 30 dni od dnia przedstawienia jego projektu. Wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Jeśli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, to samodzielnie określa on zasady wykonywania pracy zdalnej również w regulaminie pracy zdalnej po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Regulamin określający zasady pracy zdalnej wprowadzony przez pracodawcę musi zostać ogłoszony w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Elementy regulaminu pracy zdalnej

Przepisy prawa pracy regulują podstawowe elementy, jakie powinny zostać zawarte w każdym regulaminie pracy zdalnej, a są nimi:

określenie grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
określenie zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów wobec pracownika wykonującego pracę zdalną;
określenie zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu dla pracownika wykonującego pracę zdalną;
zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Pisząc regulamin pracy zdalnej, na pewno należy uwzględnić w nim również postanowienia ogólne, postanowienia końcowe.

Postanowienia ogólne

Przechodząc do wyjaśnienia, jak napisać regulamin pracy zdalnej, zacząć należy od postanowień ogólnych. W tej części trzeba wskazać, co określa regulamin, czyli że dotyczy on zasad wykonywania pracy zdalnej oraz związanych z tym praw i obowiązków u danego pracodawcy ze wskazaniem jego nazwy.

Ta część powinna także zawierać wyjaśnienie podstawowych pojęć używanych w regulaminie, w tym: pracownika, pracodawcy, pracy zdalnej, pracy stacjonarnej, pracy zdalnej okazjonalnej oraz innych istotnych w danym konkretnym przypadku.

Zasady wykonywania pracy zdalnej i grupy pracowników ją wykonujące

Kolejną częścią po postanowieniach ogólnych, jaka powinna znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej, jest ta dotycząca wykonywania pracy zdalnej i wyszczególnienia pracowników, którzy mogą w tej formie świadczyć pracę.

W tej części warto wskazać, czy praca zdalna może być wykonywana całkowicie, czy częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Przepisy dają pracodawcy prawo wyboru co do tego, czy dopuszcza w swoim zakładzie pracy możliwość tylko częściowego świadczenia pracy zdalnej przez określoną liczbę dni w tygodniu, czy też możliwe jest świadczenie wyłącznie pracy zdalnej.

W tym rozdziale wskazać należy, do jakich grup pracowników ma zastosowanie praca zdalna, nie wszyscy pracownicy będą mieli bowiem możliwość jej świadczenia.

Przykład 1. Czy lekarze zatrudnieni w przychodni mogą być wymienieni wśród pracowników świadczących pracę zdalną?

Co do zasady to pracodawca decyduje, jakie grupy jego pracowników z uwagi na obowiązki zawodowe mogą pracować zdalnie. Pracę lekarza cechuje bezpośredniość kontaktu z pacjentami, choć dopuszczalne są teleporady. Pracodawca dokonuje oceny, czy jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jeśli osoby zarządzające np. przychodnią uznają, że lekarze mogą świadczyć pracę zdalną, mogą wskazać ich jako grupę zawodową w regulaminie pracy zdalnej, do której jest ona stosowana. Co więcej, są podmioty, które szukają lekarzy do wykonywania zadań pracowniczych wyłącznie w formie telemedycyny.

W części dotyczącej grup pracowników, którzy mogą świadczyć pracę zdalną, warto uwzględnić zapisy dotyczące pracy zdalnej okazjonalnej.

Pokrywanie kosztów związanych z pracą zdalną

Kolejną częścią regulaminu pracy jest część dotycząca określenia zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów wobec pracownika wykonującego pracę zdalną. Pracodawca obowiązany jest pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jeżeli ich nie zapewnia, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca ma obowiązek pokrywania także innych kosztów, jeżeli ich zwrot został określony w regulaminie pracy zdalnej.

W tej części należy szczegółowo określić, na jakich zasadach pracodawca pokrywa koszty związane z pracą zdalną, na podstawie tych zapisów będzie bowiem dokonywane rozliczenie. Koniecznie wydaje się też wskazanie, kiedy koszty te będą pracownikowi wypłacane. Ważne, aby wskazać, jak rozliczenie kosztów będzie się kształtować, gdy praca zdalna nie była wykonywana przez wszystkie dni miesiąca. Ponadto powinno zostać uwzględnione, jak kształtować się będą koszty pracowników świadczących pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Ekwiwalent i ryczałt

Kolejną częścią, jaka powinna znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej, jest część regulująca zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu dla pracownika wykonującego pracę zdalną. W regulaminie może być ustalone, że pracownik wykonujący pracę zdalną korzysta z materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, za co przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z uwzględnieniem norm zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i cen rynkowych tego materiału, a także norm zużycia energii elektrycznej oraz kosztów usług telekomunikacyjnych.

Zwrot kosztów z tytułu korzystania przez pracownika z materiałów i narzędzi niezapewnionych przez pracodawcę lub ekwiwalent pieniężny przysługujący pracownikowi może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej z uwzględnieniem norm zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i cen rynkowych tego materiału, a także norm zużycia energii elektrycznej oraz koszt usług telekomunikacyjnych.

Porozumiewanie się z pracodawcą, przekazywanie wyników pracy, ewidencja czasu pracy

W kolejnej części regulaminu pracy zdalnej powinny znaleźć się zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania jego obecności na stanowisku pracy. W przypadku pracy zdalnej pracodawca z pracownikiem będzie się porozumiewał głównie za pomocą środków porozumiewania się na odległość, tj. przez telefon lub internet.

W regulaminie powinien znaleźć się zapis, że pracownik, pracując zdalnie, w czasie pracy powinien być dostępny pod telefonem lub innym środkiem komunikacji na odległość oraz na bieżąco informować pracodawcę o wynikach swojej pracy.

Ponadto powinien zostać uwzględniony sposób przekazywania pracodawcy przez pracownikach efektów jego pracy, np. przez internet, pocztą, telefonicznie. Ważne jest też określenie sposobu ewidencjonowania czasu pracy zdalnej, np. poprzez wysłanie e-maila o rozpoczęciu i zakończeniu pracy.

Kontrola pracy zdalnej

W części regulującej zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną regulaminu pracy powinno zostać uwzględnione to, co obejmuje kontrola, jak ustalane będą terminy jej prowadzenia i z jakim wyprzedzeniem pracownik będzie informowany o tym, że pracodawca zamierza kontrolować świadczenie przez niego pracy zdalnej. Regulamin w tym względzie powinien wskazywać osoby upoważnione do prowadzenia kontroli w imieniu pracodawcy. W zakresie zasad kontroli powinien szczegółowo regulować postępowanie w razie stwierdzenia uchybień, w tym zasady wycofania zgody na pracę zdalną i powrót do standardowej formy świadczenia pracy.

Kontrola z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy

Jeśli chodzi o część regulaminu odnoszącą się do zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, to należy pamiętać, że pracodawca ma poinformować pracownika, jak zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy powinien zorganizować on stanowisko swojej pracy. Pracownik potwierdza, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Pracodawca może w regulaminie wykonywania pracy zdalnej określić zasady ustawienia biurka oraz krzesła zgodnie z zasadami ergonomii, minimalnych wymagań dla monitora ekranowego, zastosowania odpowiedniego oświetlenia, regularnych przerw po każdej godzinie przepracowanej przed komputerem.

Prowadząc kontrolę z zakresu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, uzasadnione jest określenie w regulaminie, jak ustalane będą terminy jej prowadzenia i z jakim wyprzedzeniem pracownik będzie informowany o niej, wskazywać osoby upoważnione do prowadzenia kontroli w imieniu pracodawcy, szczegółowo regulować postępowanie w razie stwierdzenia uchybień.

Ochrona danych

Zgodnie z regulacjami Kodeksu pracy pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych w przypadku świadczenia pracy zdalnej oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie, a pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza zapoznanie się z procedurami i jest obowiązany do ich przestrzegania. Dlatego też w regulaminie pracy zdalnej muszą się znaleźć zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Przepisy prawa pracy nie wskazują, co konkretnie ma znaleźć się w procedurze ochrony danych osobowych. Pracodawca sam uwzględnia możliwe do wystąpienia ryzyka przy świadczeniu pracy zdalnej i do nich obowiązany jest dostosować procedurę ochrony danych.

Procedura powinna uwzględniać sposób postępowania z przekazanymi pracownikowi danymi, ich zabezpieczenie, postępowanie uniemożliwiające ich pozyskanie przez osoby postronne, zabezpieczenie sprzętu komputerowego i stosowania odpowiednich programów, zasady postępowania z dokumentacją papierową, zasady zgłaszania incydentów dotyczących naruszenia procedury ochrony danych.

Instalacja, serwis, konserwacja narzędzi

Regulamin pracy zdalnej powinien również określać zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

W tej części konieczne jest ustalenie trybu postępowania związanego udostępnieniem pracownikowi sprawnych narzędzi pracy, w tym obowiązki związane z udostępnieniem możliwości przeprowadzenia wymienionych czynności konserwacyjnych i instalacyjnych, zgłaszania problemów dotyczących sprzętu, częstotliwości inwentaryzacji i konserwacji sprzętu.

Postanowienia końcowe

Ostatnim elementem regulaminu pracy są postanowienia końcowe. W tej części na pewno znajdują się odesłania do przepisów prawa w zakresie nieuregulowanym w regulaminie, jak też zapis dotyczący wejścia w życie regulaminu.

Podsumowanie

Regulamin pracy zdalnej może szczegółowo określać obowiązki pracownika i pracodawcy związane z pracą zdalną, jak też ogólne reguły pracy zdalnej.

W regulaminie uzasadnione jest też określenie procedury udzielania zgody na świadczenie pracy zdalnej. Im bardziej szczegółowy regulamin, tym mniej problemów ze stosowaniem pracy zdalnej w praktyce. Dlatego też w razie problemów warto zwrócić się o sporządzenie go przez osób zajmujące się zawodowo tego rodzaju kwestiami.

Polecamy:

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2024 roku - musisz to wiedzieć!