Ekwiwalent pieniężny za pracę zdalną a Kodeks pracy

W ostatnich latach dużą popularność zdobyła forma pracy zdalnej. Doświadczenia w jej stosowaniu, zgłaszane przez reprezentacje pracodawców i pracowników, skłoniły polskiego ustawodawcę do wprowadzenia w tym zakresie systemowych unormowań. Jednym z zagadnień szczegółowych dotyczących pracy zdalnej jest kwestia pokrywania kosztów związanych jej świadczeniem, a w szczególności zwrotu – w postaci ekwiwalentu pieniężnego albo ryczałtu – kosztów ponoszonych przez pracownika. Dlatego powstaje pytanie czy pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny za pracę zdalną? O tym piszemy w poniższym artykule.

Cel uregulowania pracy zdalnej w Kodeksie pracy

Pandemia COVID-19 wpłynęła na wszystkie sfery życia społecznego, w tym także na sferę zawodową, a w związku z tym również na stosunki pracy. Pracodawcy i pracownicy chętnie korzystają z formy pracy zdalnej, wprowadzonej pierwotnie regulacją szczególną zawartą w art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Dla pracodawców praca zdalna wiąże się z ograniczeniem ryzyka nieobecności pracownika, który miałby korzystać ze zwolnienia lekarskiego. Skutkiem rozpowszechnienia pracy zdalnej oraz dostrzeżenia jej zalet były sygnały oraz postulaty, aby wprowadzić odpowiednie regulacje jako rozwiązanie stałe w kp.

Obecnie praca zdalna ma być rozwiązaniem do stosowania w warunkach typowych, nie w warunkach nadzwyczajnych, w celu przeciwdziałania COVID-19. Konieczne było w związku z tym stworzenie nowych regulacji. Ich wprowadzeniu towarzyszyło jednoczesne uchylenie przepisów kp dotyczących telepracy (unormowania dotyczące pracy zdalnej obejmują swoim zakresem również przypadki, które wcześniej były regulowane przepisami dotyczącymi telepracy). Kodeksowe przepisy dotyczące pracy zdalnej (art. 67¹⁸-67³⁴) wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 roku.

Zobacz też:

Tryb pracy zdalnej

We wspomnianych uregulowaniach pracę zdalną zdefiniowano jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Praca zdalna może być również wykonywana na polecenie pracodawcy:

w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż 1 zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

W porozumieniu lub regulaminie określa się w szczególności:

grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu z tytułu wykorzystywania przez pracownika materiałów lub narzędzi pracy niebędących własnością pracodawcy;
zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Ryczałt albo ekwiwalent pieniężny za pracę zdalną

Co do zasady to pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy zdalnej, w tym niezbędnych urządzeń technicznych. Jednocześnie jednak jest także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz obowiązek wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Powyższe znajduje odzwierciedlenie w art. 67²⁴ kp. Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest obowiązany:

zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie;
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Odstępstwem od generalnej zasady wyposażenia warsztatu pracy pracownika przez pracodawcę jest możliwość ustalenia przez strony zasad wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego kp, tj. m.in.:

zapewniających bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczających pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy;
uwzględniających zasady ergonomii.

Wówczas pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Zwolnienie z opodatkowania i oskładkowania

Jak stanowi art. 67²⁵ kp, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego albo ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji świadczenia te nie podlegają też uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, gdyż nie są uznawane za przychód ze stosunku pracy.

Aby ekwiwalent pieniężny albo ryczałt wypłacany pracownikowi wykonującemu pracę zdalną mógł korzystać ze zwolnień z opodatkowania i oskładkowania, jego wysokość musi być adekwatna do faktycznie ponoszonych kosztów. W przeciwnym razie organ podatkowy może uznać, że stwierdzona przez niego nadwyżka kwoty ekwiwalentu albo ryczałtu w stosunku do rzeczywistych kosztów stanowi przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu, a w konsekwencji również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Stosowanie przepisów kp dotyczących pracy zdalnej, w zakresie możliwości wypłacania ekwiwalentu pieniężnego albo ryczałtu z tytułu zwrotu ponoszonych przez pracownika kosztów nie powinno nastręczać istotnych problemów, gdyż odbywać się to ma na analogicznych zasadach jak wypłata innych tego typu świadczeń, np. ekwiwalentu za używanie przez pracownika własnej odzieży i obuwia roboczego.

Polecamy:

Korekta rocznej składki zdrowotnej - najważniejsze informacje