Poradnik Przedsiębiorcy

VAT-26 - kiedy trzeba aktualizować

Przepisy podatkowe ulegają ciągłym zmianom, często zaostrzając obowiązki podatników. Jedna z bardziej istotnych zmian miała miejsce w kwietniu 2014 roku, kiedy to na nowo określono zasady wykorzystywania pojazdów w firmie i jednocześnie rozliczania VAT z tego tytułu.

Wykorzystując samochód osobowy w firmie, aby mieć prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych czy na paliwo, podatnicy muszą, między innymi, zawiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Zawiadomienie oraz wszelkie zmiany z tym związane, składane są na druku VAT-26. Kiedy trzeba aktualizować informacje dotyczące pojazdu?

Kiedy trzeba składać VAT-26?

VAT-26 składają podatnicy, którzy wykorzystują samochód osobowy w firmie oraz deklarują, że pojazd ten służy wyłącznie celom służbowym wykluczając tym samym jakikolwiek użytek prywatny. Obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy chcą odliczać 100% VAT z faktur dotyczących zakupu paliwa oraz wydatków eksploatacyjnych związanych z takim pojazdem.

Informację VAT-26 składa się w terminie 7 dni od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdem. Jest to niezwykle ważne, ponieważ organy podatkowe przyjmują, że prawo do odliczenia 100% VAT powstaje z chwilą złożenia VAT-26. Nie dopilnowanie tego terminu skutkuje więc utratą prawa do odliczenia VAT w wysokości 100% na rzecz 50% odliczenia.

Obowiązek złożenia informacji VAT-26 do właściwego naczelnika urzędu skarbowego nakładają na podatników przepisy podatkowe. Nie jest to jedyna konieczność, którą muszą spełnić podatnicy wykorzystujący samochód osobowy w firmie, którym zależy na odliczeniu pełnej wysokości VAT od wydatków związanych z danym pojazdem. Korzystając z samochodu osobowego wyłącznie w działalności gospodarczej, są oni również zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki, a także wprowadzenia wewnętrznych zasad korzystania z pojazdu (np. w formie regulaminu).

Ustawa o podatku od towarów i usług nakazuje podatnikom aktualizację VAT-26 jeżeli wystąpi zmiana wykorzystywania pojazdu samochodowego. Jest to względnie ogólne określenie, uznaje się więc, że dotyczy to zmiany wykorzystywania pojazdu z celów firmowych na cele mieszane.

Aktualizacja VAT-26 zmiana danych pojazdu

W kwestii zmiany danych pojazdu, przepisy podatkowe nie wymieniają tego typu zmiany jako zobowiązującej do aktualizacji VAT-26. Chodzi tutaj przede wszystkim o zmianę numeru rejestracyjnego pojazdu. Natomiast organy podatkowe przyjmują odmienne stanowisko, zgodnie z którym zmiana danych pojazdu zobowiązuje do aktualizacji VAT-26.

Uznał tak m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 18 lutego br., nr IPPP1/443-1384/14-4/AS, gdzie stwierdził, iż zmiana numerów rejestracyjnych pojazdu spowoduje, że jego dane nie będą zgodne z informacjami VAT-26. Ponadto w przypadku rozbieżności faktycznych danych z danymi zgłoszonymi w VAT 26, niemożliwe jest prawidłowe rozpoznanie pojazdu w celu pełnoprawnego odliczania naliczonego podatku od towarów i usług.

Według opinii organów podatkowych, aktualizacja VAT-26 po zmianie danych pojazdu powinna zostać dokonana poprzez ponowne złożenie VAT-26. Podatnik wówczas powinien:

  • w  części A "Miejsce i cel składania informacji" - zaznaczyć poz. 6 "złożenie informacji" oraz poz. 7 "aktualizacja informacji";

  • w części C "Dane pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej" wpisać wcześniej zgłoszony numer rejestracyjny samochodu, w kolumnie "h" datę dokonania zmiany, a w kolejnej pozycji nowy wpis z numerem rejestracyjnym pojazdu po zmianie.

Aktualizacja VAT-26 sprzedaż pojazdu

W przypadku sprzedaży samochodu osobowego stanowisko organów podatkowych również różni się od czytanych wprost obowiązujących przepisów. Przepisy jasno wskazują, iż aktualizacja VAT-26 dotyczy zmiany wykorzystywania pojazdu. Natomiast organy podatkowe są zdania, że najpóźniej w dniu sprzedaży samochodu osobowego, podatnik ma obowiązek dokonać aktualizacji VAT-26.

W opinii m.in. Dyrektora  Izby Skarbowej w Katowicach, w interpretacji indywidualnej z 28 stycznia 2015 r., nr IBPP2/443-1078/14/IK, VAT-26 jest informacją o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, a w wyniku sprzedaży pojazd przestaje być wykorzystywany dla jej celów, tym samym następuje zmiana jego wykorzystywania.

Stanowisko organów podatkowych w kwestii sprzedaży pojazdu firmowego może być dla podatników niejasne, jak wynika bowiem z opinii organów, podatnik ma obowiązek zaktualizować VAT-26 najpóźniej w dniu sprzedaży samochodu. Natomiast z przepisów podatkowych, a dokładniej z art. 86a ust. 14,  wynika, że aktualizacja VAT-26 powinna nastąpić maksymalnie dzień przed dniem sprzedaży, co komplikuje sytuację, ponieważ do momentu sprzedaży de facto nie jest możliwe stwierdzenie, czy pojazd faktycznie zostanie sprzedany. Można zatem uznać, iż najbardziej praktyczne (w celu uniknięcia sporów z fiskusem) byłoby zastosowanie się do wspomnianej interpretacji, mimo że nie przystaje do obowiązujących przepisów.

W kwestii aktualizacji VAT-26 w przypadku sprzedaży samochodu najlepiej więc zaczerpnąć opinii właściwego naczelnika urzędu skarbowego.