Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura wystawiona przed wykonaniem usługi a rozliczenie VAT

Z myślą o korzyści dla podatników, wraz z początkiem 2014 roku wprowadzono przepis, który pozwala na wystawienie faktury jeszcze przed faktycznym wykonaniem usługi. W ten sposób ustawodawca chciał zminimalizować ryzyko, na które narażali się podatnicy -  na to, że organy podatkowe uznają, iż faktura wystawiona przed wykonaniem usługi jest tzw. pustą fakturą.

W praktyce może jednak dojść do sytuacji, na które podatnik nie ma wpływu, przykładowo transakcja udokumentowana fakturą nie dojdzie do skutku. W artykule opisujemy, jakie skutki niesie za sobą faktura wystawiona przed wykonaniem usługi!

Kiedy trzeba wystawić fakturę?

Co do zasady, podatnik powinien wystawić fakturę nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty.

Powyższa zasada dotyczy również wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej pod warunkiem, że zgłosi to do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja. W przypadku gdy zgłoszenie nastąpi później - fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania.

Szczególne terminy wystawiania faktur

Dla niektórych czynności ustawodawca wyróżnił szczególny termin wystawienia faktury. Na mocy przepisów, fakturę wystawia się nie później niż:

  • 30 dnia od dnia wykonania usługi - przy świadczeniu usług budowlanych,
  • 60 dnia od dnia wydania towarów - dla dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), lub
  • 120 dnia, licząc od pierwszego dnia wydania towarów, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw,
  • 90 dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiących import usług (z kraju na terenie Unii Europejskiej).

Natomiast nie później niż w dniu, w którym upływa termin płatności, należy wystawić fakturę za:

a) dostawę energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

b) świadczenie usług:

  • telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,

  • wymienionych w poz. 140–153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy (tj. m.in. dostarczenia wody, odprowadzania ścieków, zbierania odpadów itp.),

  • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

  • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

  • stałej obsługi prawnej i biurowej,

  • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy, stanowiących import usług.

Faktura wystawiona przed wykonaniem usługi

Od 2014 roku podatnicy mogą również wystawić fakturę przed faktyczną sprzedażą. Nie może to jednak nastąpić wcześniej niż 30 dni przed:

  • dokonaniem dostawy towaru,

  • wykonaniem usługi, lub

  • otrzymaniem całości lub części zapłaty,

w zależności od tego, co miało miejsce jako pierwsze.

Wyjątek!

Znacznie wcześniej niż 30 dni przed wykonaniem usługi podatnicy mogą wystawić fakturę za:

1) usługi oraz dostawę towarów, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń (nie dotyczy np. wydania towaru na podstawie umowy leasingu kapitałowego lub innych umów o podobnym charakterze, które dla celów VAT uznawane są za dostawę towaru),

2) media,

3) najem, dzierżawę, leasing, ochronę osób, stałą obsługę prawną i biurową itp.

Warunkiem zastosowania terminu dłuższego niż 30 dni przed wykonaniem powyższych usług jest zawarcie na fakturze informacji o okresie rozliczeniowym, którego dana faktura dotyczy.

Faktura wystawiona przed wykonaniem usługi po stronie nabywcy

Mając na uwadze drugą stronę transakcji - kupującego, co do zasady ma on prawo do odliczenia VAT naliczonego w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy na tym polu po stronie sprzedawcy, ale nie wcześniej niż w dacie otrzymania faktury. W związku z powyższym, gdy faktura wystawiana jest przed sprzedażą, dla nabywcy liczy się przede wszystkim czy u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy - jeżeli nie, wówczas samo otrzymanie faktury nie daje prawa do odliczenia podatku od towarów i usług.

Faktura wystawiona przed wykonaniem usługi - skutki

Podatnicy, którzy zdecydują się na wystawienie faktury przed dokonaniem sprzedaży powinni liczyć się z tym, że zgodnie z tą datą może powstać u nich obowiązek podatkowy.

Co do zasady, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile przed tym zdarzeniem podatnik nie otrzymał zapłaty/przedpłaty/zaliczki. W praktyce z przyczyn niezależnych od podatnika może jednak dojść do sytuacji, w której transakcja wystąpi w terminie późniejszym niż to początkowo ustalano, lub w ogóle nie dojdzie do skutku. Przedsiębiorcy, którzy zdołali wcześniej wystawić fakturę, często zadają pytanie, jak w takiej sytuacji powinni postąpić.

Faktura wystawiona przed wykonaniem usługi a transakcja, która nie doszła do skutku

W przypadku gdy nie dojdzie do dostawy towarów lub wykonania usługi, a faktura została wystawiona przed wykonaniem usługi, istnieją dwa rozwiązania w zależności od tego, czy trafiła ona do obrotu prawnego. Zatem, jeżeli:

  1. Faktura nie trafiła do obrotu prawnego (nie została przekazana/udostępniona kontrahentowi) - podatnik może anulować fakturę. Anulowanie faktury nie jest wprost zdefiniowane w przepisach podatkowych, natomiast jest to powszechnie stosowane i akceptowane przez organy podatkowe postępowanie. Fiskus nie zakwestionuje anulowania faktury, ale pod warunkiem, że nie trafiła ona do obrotu prawnego.

  1. Faktura trafiła już do obrotu prawnego - aby uniknąć kłopotów z urzędem skarbowym, podatnik powinien wystawić fakturę korygującą do zera w momencie, w którym mija dozwolony 30 dniowy termin na wcześniejsze wystawienie faktury.

Uwaga!

Fakturę uznaje się za wprowadzoną do obrotu prawnego z chwilą doręczenia jej nabywcy.

Transakcja, która nie doszła do skutku a brak faktury korygującej

W przypadku gdy transakcja nie doszła do skutku, a faktura wystawiona przed wykonaniem usługi nie zostanie skorygowana przez podatnika, będzie miał on wówczas obowiązek odprowadzić VAT należnego z tytułu tej transakcji niezależnie od faktu, iż w praktyce w ogóle transakcja nie doszła do skutku.

Co do zasady, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeżeli jednak do niej nie doszło, a z różnych przyczyn nie została dokonana korekta, transakcję najprawdopodobniej należy opodatkować zgodnie z datą wystawienia faktury.

Mimo korzyści, które ustawodawca chciał zapewnić podatnikom, umożliwiając wcześniejsze udokumentowanie sprzedaży, faktura wystawiona przed wykonaniem usługi może skutkować obciążeniem podatników konsekwencjami finansowymi poprzez obowiązek naliczenia podatku VAT należnego od transakcji, która nie istniała. Przed wcześniejszym udokumentowaniem sprzedaży warto zatem przemyśleć wszystkie konsekwencje, jakie mogą się z tym wiązać.