Do opłat wnoszonych na poczet leasingu zalicza się zwykle:
- opłatę wstępną i/lub czynsz inicjalny/zerowy,
- poszczególne raty leasingowe,
- odsetki od rat leasingowych.
Dodatkowo, przy zawieraniu umów leasingu na fakturach mogą pojawić się opłaty:
- za rejestrację pojazdu,
- za wycenę,
- manipulacyjne,
- ubezpieczeniowe.
Dla celów rozliczeń z tytułu podatku dochodowego istotną kwestią jest przede wszystkim określenie charakteru tych opłat. Od niego bowiem będą zależały zasady ujęcia ich w ewidencji podatkowej, a te nie są jednoznaczne, szczególnie z punku widzenia leasingobiorcy w umowie leasingu operacyjnego.
Rozliczanie opłaty wstępnej
Opłata wstępna/czynsz inicjalny, czy też zerowy, od dawna stanowią punkt sporny między przedstawicielami urzędów skarbowych a podatnikami. Do roku 2011 urzędy skarbowe stały bowiem na stanowisku, iż jest to wydatek dotyczący całego okresu leasingu, w związku z czym powinien być ujmowany w kosztach podatkowych proporcjonalnie do długości trwania umowy leasingu, nie zaś jednorazowo. Z uwagi jednak na odmienne zdanie sądów, stanowisko organów uległo zmianie. Obecnie sądy i urzędy skarbowe orzekają jednogłośnie, że jeżeli umowa leasingu nie stanowi inaczej, opłatę wstępną można uznać w kwestii podatkowej jako jednorazowy koszt. Dla przykładu - w jednej z wydanych indywidualnych interpretacji podatkowych (IPTPB1/415-226/13-4/AP z dnia 02.07.2013 r.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi wyjaśnia:
“Co do zasady, opłata wstępna, ma charakter opłaty samoistnej bezzwrotnej, nieprzypisanej do poszczególnych rat leasingowych, natomiast jej poniesienie jest warunkiem koniecznym do realizacji umowy leasingu. Opłatę taką wnosi leasingobiorca zanim leasing zostanie uruchomiony i to właśnie od wniesienia tej opłaty zależy, czy do leasingu w ogóle dojdzie. W przypadku, gdy w umowie leasingu nie znajduje się zapis, zgodnie z którym opłata wstępna jest opłatą na poczet usługi wykonywanej przez okres jej trwania, to należy ją uznać za koszt jednorazowy, w momencie poniesienia. Nie ma wówczas podstaw, by traktować ją jako koszt, który dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy.”
Wciąż jednak należy mieć na uwadze indywidualny charakter umowy. Organy skarbowe nie wydały bowiem interpretacji ogólnej, a jedynie orzekają w indywidualnych sprawach, zwracając szczególną uwagę właśnie na treść umowy leasingu.
Co do zasady opłatę wstępną leasingodawca ma prawo ująć bezpośrednio w bieżących kosztach, bez konieczności jej proporcjonalnego dzielenia na okres trwania leasingu. Zarówno bowiem czynsz inicjalny, jak i zerowy mają charakter opłat samoistnych i bezzwrotnych. Nie są one przypisywane do poszczególnych rat leasingowych, w związku z czym można uznać, że ich uiszczenie jest warunkiem koniecznym do realizacji umowy leasingu, ale ten fakt nie musi oznaczać, że dotyczy ona całego okresu trwania umowy.
Rozliczanie poszczególnych rat
Sposób ujęcia poszczególnych rat w kosztach podatkowych leasingobiorcy będzie zależał od rodzaju leasingu.
Leasing operacyjny
Ponieważ przez cały okres trwania umowy jej przedmiot pozostaje własnością leasingodawcy, używający rzecz nie ma prawa wprowadzić jej do ewidencji środków trwałych firmy. Nie ma tym samym prawa do amortyzacji użytkowanego przedmiotu. Kosztem będzie każda z poszczególnych rat leasingowych, udokumentowana zazwyczaj fakturą od leasingodawcy. Zarówno cześć kapitałowa raty, jak i część odsetkowa będą stanowiły koszt podatkowy, ujmowany w podatkowej księdze zgodnie z datą wystawienia faktury.
Leasing finansowy
Kwestia rozliczenia poszczególnych rat leasingu wygląda inaczej w leasingu finansowym. Ponieważ w tym wypadku przedmiot umowy od początku jej trwania jest już własnością leasingobiorcy, ma on prawo wprowadzić rzecz do firmowej ewidencji środków trwałych i dokonywać jej amortyzacji. Kosztem podatkowym będą więc dokonywane odpisy amortyzacyjne, księgowane w praktyce zwykle na koniec każdego miesiąca. Ponieważ podstawą ujęcia kosztu przy leasingu kapitałowym będzie amortyzacja, to już poszczególne raty będą kosztem jedynie w części. Kwota raty leasingu dzieli się na część kapitałową i odsetkową. W leasingu kapitałowym jedynie ta druga będzie stanowiła koszt podatkowy w firmie.
Pozostałe koszty
Zarówno w leasingu operacyjnym, jak i finansowym korzystający z rzeczy ma prawo zaliczyć do kosztów bieżące wydatki związane jej z użytkowaniem. Będą to w szczególności wydatki na konserwację, energię/paliwo, bieżące naprawy czy zakup dodatkowych akcesoriów służących działalności. Co ważne, wydatki te, jeżeli spełniają podstawową definicję kosztów podatkowych, nie są w żaden sposób limitowane.
Przykład 1.
Prowadzący usługi remontowe podpisał umowę leasingu operacyjnego samochodu osobowego. Jako że samochód służy dojazdom do klienta i przewożeniu narzędzi niezbędnych do pracy, wydatki na zakup paliwa ujmowane są bezpośrednio w kosztach podatkowych. Zatem pomimo tego, że leasingowany samochód nie jest firmowym środkiem trwałym, przedsiębiorca nie ma obowiązku rozliczania bieżących wydatków z nim związanych na podstawie kilometrówki.
W przypadku leasingu operacyjnego kosztem będą również wszelkie opłaty ustalone w umowie leasingu, ponoszone w podstawowym okresie trwania umowy. W praktyce większość z tych opłat pojawia się na pierwszych fakturach dokumentujących transakcję leasingu i dotyczy opłaty wstępnej, opłat manipulacyjnych i opłat za wycenę. Dodatkowo, niektóre z firm do kompleksowej usługi leasingu wliczają również ubezpieczenie czy np. rejestrację pojazdu, w przypadku gdy przedmiotem umowy jest samochód. Wówczas, jeżeli opłaty te ujęto w umowie leasingu, zalicza się je, jak pozostałe, do kosztów uzyskania przychodu jako te dotyczące leasingu. Przyporządkowanie tych świadczeń do całej wartości umowy leasingu jest istotne szczególnie ze względu na podatek VAT, w przypadku, gdy jego odliczenie przysługuje jedynie w określonym przepisami limicie.
Szczegółowe ujęcie kosztu w leasingu operacyjnym i finansowym
Wydatki | Leasing operacyjny | Leasing finansowy |
opłata wstępna | ✓ | ✗ |
czynsz inicjalny | ✓ | ✗ |
opłaty manipulacyjne | ✓ | ✗ |
raty leasingowe w części kapitałowej | ✓ | ✗ |
raty leasingowe w części odsetkowej | ✓ | ✓ |
bieżącego użytkowania rzeczy (konserwacja, naprawy) | ✓ | ✓ |
przystosowanie przedmiotu do używania | ✓ | ✗ |
odpis amortyzacyjny od wartości początkowej | ✗ | ✓ |
ubezpieczenie | ✓ | ✓ |
