Regulamin pracy – co reguluje, kto musi go wprowadzić?

Regulamin pracy, jako jeden z podstawowych wewnątrzzakładowych aktów normatywnych, odgrywa kluczową rolę w porządkowaniu obowiązków i praw pracowników oraz pracodawcy. W celu zapewnienia prawidłowego stosowania przepisów prawa pracy konieczne jest ustalenie hierarchii aktów normatywnych z tego zakresu.

Co reguluje regulamin pracy?

Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. W szczególności w regulaminie tym należy ustalić:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
• porę nocną;
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
•  wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Regulamin pracy powinien zawierać też informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników (art. 104 § 1, art. 104² kp).

Kto ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy?

Regulamin pracy musi zostać wprowadzony przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, chyba że w zakresie, który podlega unormowaniu w regulaminie, obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy (art. 104 § 11 kp). Jak bowiem stanowi art. 240 § 1 i 2 kp, układ zbiorowy pracy określa warunki, jakim powinna odpowiadać treść stosunku pracy, oraz wzajemne zobowiązania stron układu, w tym dotyczące stosowania układu i przestrzegania jego postanowień, a ponadto układ może określać inne sprawy, nieuregulowane w przepisach prawa pracy w sposób bezwzględnie obowiązujący. Tak elastycznie określony w Kodeksie pracy zakres normowania układu zbiorowego pracy powoduje, że strony go zawierające mogą postanowić o zamieszczeniu w nim wszystkich postanowień, które powinny się znaleźć w regulaminie pracy, albo o niezamieszczaniu ich w układzie, ewentualnie zawarciu w nim tylko części takich postanowień. W pierwszym przypadku pracodawca nie musi wprowadzić regulaminu pracy, gdyż stosowane postanowienia znajdują się już w układzie; w drugim przypadku – wprowadzenie regulaminu pracy jest konieczne.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, lecz nie ma takiego obowiązku. Natomiast pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, jeżeli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa. Jednak również w tych dwóch przypadkach nie wprowadza się regulaminu pracy, jeżeli w zakresie podlegającym regulacji regulaminowej obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.

Jak wskazano w wyroku Sądu Najwyższego z 7 lutego 2007 roku (I PK 221/06), w zakładzie pracy, w którym nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, ustalenie elementów organizacji i porządku pracy, w tym sposobu potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy. Należy również dodać, że niektóre zagadnienia objęte zakresem normowania regulaminu pracy, w przypadku braku obowiązku wprowadzenia tego regulaminu, pracodawca powinien uregulować w obwieszczeniu albo w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników, albo w umowie o pracę. Dotyczy to m.in. ustalenia:

• systemu przerywanego czasu pracy (art. 139 § 3 kp);
• systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy (art. 150 § 1 kp).

Jak wprowadza się regulamin pracy?

Regulamin pracy pracodawca ustala w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jeśli tego nie zrobi w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin ustala pracodawca (art. 104² kp).

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jest on obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy (art. 104³ kp).

Jakie jest miejsce regulaminu pracy wśród innych źródeł prawa pracy?

W wyroku Sądu Najwyższego z 8 stycznia 2025 roku (II PSKP 43/23) stwierdzono: „Regulamin pracy jest aktem normatywnym, subsydiarnym, o którym mowa w art. 9 § 1 kp, tzn. regulującym prawa i obowiązki stron stosunku pracy tylko w zakresie nieobjętym postanowieniami układów zbiorowych lub przepisami szczególnymi, a ponadto nie może on zawierać norm mniej korzystnych dla pracowników niż inne przepisy prawa pracy. Postanowienia regulaminu pracy mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych należy zaś uznać za nieobowiązujące jako naruszające art. 9 § 2 kp”.

W art. 9 kp określono źródła prawa pracy, ustalając zarazem ich następującą hierarchię (poczynając od aktów najwyższej rangi):

• przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców;
• postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych;
• postanowienia regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Z unormowań zawartych w art. 9 § 2–4 Kodeksu pracy wynika zasada, w myśl której dany akt prawa pracy nie może kształtować sytuacji pracownika mniej korzystnie niż akt wyższej rangi. Mianowicie:

• postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych;
• postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych;
• postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów oraz statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, nie obowiązują.

W związku z powyższym pracodawca, przed wprowadzeniem regulaminu pracy, powinien ustalić, czy jego postanowienia nie są dla pracowników mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy, innych ustaw i aktów wykonawczych, oraz postanowienia obowiązujących pracodawcę układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.

Przykład 1.

Pracodawca w regulaminie pracy zapisał, że wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika wynosi:

• 18 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;

• 22 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Postanowienie to jest mniej korzystne dla pracownika niż art. 154 § 1 kp, który wymiar urlopu wypoczynkowego określa odpowiednio na wyższych poziomach: 20 dni i 26 dni. W konsekwencji wspomniane postanowienie regulaminu pracy nie obowiązuje, a w jego miejsce należy stosować art. 154 § 1 kp.

Przykład 2.

W układzie zbiorowym pracy przyznano każdemu pracownikowi prawo do otrzymania służbowego telefonu komórkowego z możliwością korzystania z niego również w celach prywatnych. W regulaminie pracy wspomniano, że prawo to przysługuje tylko pracownikom jednego z działów zakładu pracy. W tej sytuacji pierwszeństwo ma postanowienie zawarte w układzie zbiorowym pracy przyznające prawo do otrzymania służbowego telefonu komórkowego wszystkim pracownikom, a nie tylko ich części.

Regulamin pracy to akt normatywny zaliczony do źródeł prawa pracy, o którego treści pracodawca decydować może tylko w ograniczonym zakresie. Wszystkie postanowienia  regulaminu muszą bowiem pozostawać w zgodzie aktami wyższego rzędu, co oznacza, że nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy i postanowienia aktów nadrzędnych.