Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych przez płatników składek jest regulowana Ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych oraz Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek. Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych jest przeprowadzana przez inspektorów kontroli ZUS, na polecenie Głównego Inspektora Kontroli ZUS lub wojewódzkich inspektorów kontroli, którzy są przez niego upoważnieni.
Zakres przeprowadzania kontroli oraz jej rozpoczęcie
Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych w części dotyczącej przedmiotowego zakresu przeprowadzania kontroli została uregulowana przez artykuł 86 ust. 2 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i obejmuje:
zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS (ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych),
ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne
i rentowe,wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.
ZUS nie może prowadzić kontroli w tym samym czasie, co inny organ. Ustalenie, czy w firmie nie odbywa się inna kontrola, ułatwia prowadzenie książki kontroli, którą musi prowadzić każdy płatnik i przechowywać w siedzibie firmy - wraz z protokołami kontroli oraz upoważnieniami.
Przed rozpoczęciem kontroli ZUS zawiadamia przedsiębiorcę o tym fakcie. Obowiązek zapowiedzi kontroli wynika z art. 79 ust. 1 Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, do rozpoczęcia inspekcji jest potrzebne ponowne zawiadomienie. Istnieje możliwość, by na pisemny wniosek płatnika kontrola była wszczęta przed upływem ustawowych 7 dni.
płatnik nie przebywa w miejscu zamieszkania/zameldowania, będącego siedzibą firmy (miejscem prowadzenia działalności),
doręczenie pism na podane adresy nie odniosło skutku lub było utrudnione.
jej przeprowadzenie jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego
jej przeprowadzenie jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia.
Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych i jej przebieg
Zanim zostaną podjęte czynności kontrolne, inspektor ZUS jest zobowiązany do okazania legitymacji służbowej, a także dokumentu upoważniającego go do kontroli danego przedsiębiorstwa. Musi także poinformować płatnika o przysługujących mu prawach i obowiązkach wynikających z ustawy. Fakt ten płatnik składek potwierdza swoim podpisem na zawiadomieniu o wszczęciu postępowania.
W przypadku, gdy płatnik składek nie może lub nie chce być obecny w trakcie przeprowadzanej kontroli, istnieje możliwość upoważnienia innej osoby do reprezentowania spraw płatnika, natomiast protokół sporządzony po inspekcji musi zostać niezwłocznie dostarczony płatnikowi składek. Takie sytuacje są dość częste ze względu na to, że coraz mniej przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, zwykle jest to biuro rachunkowe lub firma zajmująca się tematyką kadr i płac. Zarówno płatnik składek, jak i osoba go reprezentująca mają prawo do czynnego udziału w przeprowadzanej kontroli.
Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych może być przeprowadzona w siedzibie firmy płatnika lub w innym miejscu związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku umowy z podmiotami świadczącymi usługi w zakresie rozliczeń z ZUS kontrola może być przeprowadzona w siedzibach prowadzenia działalności tych podmiotów. Jeżeli płatnik składek nie zapewni inspektorom ZUS odpowiednich warunków do prowadzenia kontroli - pomieszczenia, środków łączności oraz środków technicznych, kontrolawykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych może zostać przeprowadzona poza określonymi miejscami, a mianowicie w jednostce ZUS. W takim przypadku płatnik składek ma obowiązek wydania potrzebnych inspektorowi dokumentów, na czas niezbędny do przeprowadzenia kontroli, ale nie dłużej niż 3 tygodnie. W sytuacji wydania dokumentów zostaje sporządzony protokół, który musi być podpisany przez obydwie strony - inspektora oraz płatnika składek.
Uprawnienia inspektora ZUS
Zgodnie z art. 87 ust. 1 Ustawy o ubezpieczeniach społecznych inspektor ZUS ma prawo do:
badania wszelkich ksiąg, dokumentów finansowo - księgowych i osobowych oraz innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli,
dokonywania oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
zabezpieczania zebranych dowodów,
żądania udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
przesłuchiwania świadków,
przesłuchiwania płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.
Inspektor ma także prawo wstępu oraz poruszania się po siedzibie działalności, nie podlega rewizji osobistej, natomiast jest zobowiązany do przestrzegania przepisów BHP obowiązujących na terenie danej jednostki. Jeżeli występują okoliczności, które mogą mieć wpływ na niezachowanie bezstronności w prowadzeniu kontroli przez danego inspektora ZUS, istnieją przepisy, które nakazują wyłączenie go z kontroli. Inspektor jest również zobowiązany do zachowania tajemnicy informacji pozyskanych w związku z wykonywaniem swoich obowiązków, nawet po zakończeniu pracy na stanowisku inspektora kontroli ZUS.
Zakończenie kontroli
Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych kończy się spisaniem protokołu zawierającego ustalenia kontrolne. Powinien zawierać między innymi: oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS, inspektora ZUS oraz płatnika składek, określenie zakresu kontroli i czasu jej trwania, opis dokonanych ustaleń, a także pieczęć i podpis inspektora kontroli ZUS. Protokół jest sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, a jeden z nich zostaje dostarczony płatnikowi składek. Przedsiębiorca ma prawo w ciągu 14 dni od daty otrzymania protokołu z przeprowadzonej kontroli złożyć swoje zastrzeżenia, wskazując odpowiednie dowody w formie pisemnej. Inspektor ma obowiązek ich rozpatrzenia, a jeżeli zachodzi taka potrzeba - do przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych.
W przypadku gdy po kontroli zostały stwierdzone nieprawidłowości w płaceniu składek, płatnik musi złożyć w ZUS imienny raport miesięczny korygujący oraz korygującą deklarację rozliczeniową, w terminie 30 dni od otrzymania protokółu.
