Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla pierwszej grupy podatników. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak w nowej rzeczywistości prawnej wygląda relacja na linii faktura elektroniczna a KSeF. Wyjaśniamy, czy tradycyjne faktury elektroniczne znikną z obrotu i kto nadal będzie mógł je wystawiać po wejściu w życie nowych przepisów.
Podmioty uprawnione do wystawiania faktur elektronicznych
W pierwszej kolejności wskażmy, że zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT mówiąc o fakturze, rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Jak podaje art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, mówiąc o fakturze elektronicznej, rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Zgodnie zaś z art. 2 pkt 32a ustawy faktura ustrukturyzowana oznacza fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
W świetle powyższego należy zatem odróżnić fakturę elektroniczną (mającą postać np. pliku pdf) od e-faktury (która może być wystawiona wyłącznie w ramach systemu KSeF).
Następnie zwróćmy uwagę na treść art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, gdzie czytamy, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Natomiast w myśl art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
- przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
- przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (art. 106ga ust. 3 ustawy). W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (art. 106ga ust. 4 ustawy).
W świetle powyższego podmioty wymienione w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT mogą wystawiać faktury w formie papierowej.
Sposób wystawiania faktur elektronicznych i faktur w postaci papierowej reguluje art. 106gc ustawy o VAT. W treści tego przepisu czytamy, że w przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur elektronicznych mogą zostać podane tylko raz, jeżeli dla każdej faktury elektronicznej są dostępne wszystkie te dane.
Przykład 1.
Spółka A (czynny podatnik VAT) po 1 lutego 2026 roku dokonała sprzedaży towarów na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Spółka korzysta ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Konsument zażądał wystawienia faktur dokumentującej sprzedaż w trybie art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Jaką fakturę powinna wystawić spółka A?
Podatnik może w tym przypadku wystawić fakturę elektroniczną (zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT). Taka faktura może być wystawiona np. w formie pliku pdf i przesłana do konsumenta jako wiadomość mailowa.
Faktura elektroniczna a KSeF - tryb offline24
Szczególnym przypadkiem jest uregulowana przez art. 106nda ustawy o VAT sytuacja wystawiania faktur w postaci elektronicznej przez podatnika obowiązanego do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, czyli tzw. tryb offline24.
Zgodnie z przywołanym przepisem podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
Faktura, o której mowa, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury i oznaczenie tej faktury kodem QR.
Za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
Ww. art. 106nda ustawy o VAT określa inne terminy wystawienia faktury niż w przypadku podstawowej formy generowania e-faktur poprzez KSeF. Zgodnie bowiem z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. W myśl zaś art. 106na ustawy fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Przykład 2.
Spółka B w stanie prawnym po 1 lutego 2026 roku dokonała sprzedaży towarów na rzecz innego podatnika z siedzibą w Polsce. Czy spółka B może wystawić fakturę elektroniczną?
Spółka B może wystawić fakturę elektroniczną, ale wyłącznie w zakresie trybu offline24. To oznacza, że po wystawieniu faktury elektronicznej musi być ona przesłana do KSeF celem nadania jej numeru identyfikacyjnego. Datą wystawienia faktury będzie data określona w treści faktury elektronicznej (nie będzie to data nadania numeru KSeF).
Podsumowując, należy wskazać, że w nowym stanie prawnym faktury ustrukturyzowane nie zastąpią w sposób całkowity faktur elektronicznych. Nadal możliwe będą przypadki, w których wystawienie faktur elektronicznych będzie dopuszczalne.
Polecamy:
