Zakup odzieży służbowej z logo firmy – ujęcie podatkowe i księgowe

Zakup odzieży służbowej dla pracowników opatrzonej logo firmy to nie tylko element budowania wizerunku przedsiębiorstwa, lecz także sposób na zwiększenie rozpoznawalności marki i identyfikacji wizualnej zespołu. Tego typu zakup wiąże się z koniecznością prawidłowego ujęcia w księgach rachunkowych oraz rozliczenia podatkowego. Kluczowe jest określenie, czy odzież spełnia funkcję reklamy, i prawidłowa klasyfikacja poniesionego wydatku w kontekście podatku CIT. W artykule przybliżymy zasady ewidencji zakupu odzieży dla pracowników w ujęciu podatkowym i bilansowym, uwzględniając aktualne przepisy oraz praktyczne podejście do rozliczania tego rodzaju wydatków.

Zakup odzieży służbowej z logo firmy dla pracowników w ujęciu podatkowym

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Przy czym, jeżeli ustawa wyraźnie nie wskazuje przynależności danego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów, to każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie, aby ustalić, czy podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. W związku z tym należy określić cel, w jakim wydatek został poniesiony, a więc wydatek może stanowić koszt podatkowy, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W kontekście zakupu odzieży służbowej opatrzonej logo firmy wydatek ten spełnia funkcję reklamową, gdyż zmierza do identyfikacji jednostki, a co za tym idzie – jej rozpoznawalności na rynku, co w efekcie wpływa na zwiększenie przychodów. Wydatki poniesione na reklamę w pełnej wysokości podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że pozostają w związku z przychodami uzyskiwanymi przez podatnika. Przy czym logo jest to znak handlowy o charakterze graficznym, dzięki któremu podmioty reklamują swoje usługi, a jednocześnie odróżniają się od innych. Logo identyfikowane jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami czy usługami, które poprzez swoje działanie zwiększają ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcają do ich nabycia. Przy odpowiednim udokumentowaniu zakupu i wydania odzieży służbowej dla pracowników opatrzonej logo firmy wydatek ten może zostać ujęty jako koszt uzyskania przychodów.

Zasadność zaliczenia wydatków na odzież roboczą dla pracowników, na której w widocznym miejscu zostało umieszczone logo firmy, potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. Przykładem może być interpretacja indywidualna o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.107.2024.2.ASK z 27 maja 2024 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Przedmiotem rozważań jest m.in. zapytanie spółki będącej podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, czy zakup odzieży opatrzonej logiem firmy będzie stanowić koszty uzyskania przychodu. Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem spółki i w uzasadnieniu wyjaśnił, że wydatki poniesione na reklamę w pełnej wysokości podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że pozostają w związku z przychodami uzyskiwanymi przez podatnika. Art. 16 ustawy CIT nie zawiera regulacji dotyczących odzieży ochronnej i roboczej, w związku z czym należy uznać, powołując się na powyżej przytoczoną generalną zasadę, że wydatki pracodawcy na zakup odzieży ochronnej i roboczej są kosztem uzyskania przychodów. Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że odzież, o której mowa we wniosku, spełnia funkcję reklamową, gdyż zmierza do identyfikacji spółki, a co za tym idzie, jej rozpoznawalności na rynku, co w efekcie wpływa na zwiększenie przychodów. W konsekwencji zdaniem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydatki, które poniesie spółka na zakup odzieży służbowej oznaczonej logo firmy w widocznym miejscu, będą mogły być uznane za wydatki reklamowe. Odzież ta kojarzy się bowiem z firmą poprzez oznaczenie jej logo spółki. Taki strój wyróżnia pracowników firmy spośród innych osób i jest formą promocji służącą pozyskaniu innych klientów. Zakupiona tak oznaczona odzież, jako pozbawiona waloru osobistego, nie będzie nadawała się do wykorzystania w innym miejscu niż w pracy w prowadzonej przez spółkę działalności. Odzież oznaczona logo firmy stanowi swoiste dodatkowe narzędzie do osiągnięcia przez spółkę przychodu w przyszłości i zabezpieczenie przychodu osiąganego obecnie. Zatem wydatki te w pełnej wysokości będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów spółki zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Przykład 1.

Spółka z o.o. „EcoHome Solutions”, zajmująca się montażem i serwisowaniem instalacji fotowoltaicznych, zatrudnia 15 pracowników technicznych oraz 5 osób w dziale sprzedaży. W związku z rozwojem działalności oraz koniecznością zachowania profesjonalnego wizerunku podczas kontaktu z klientami, spółka zakupiła odzież służbową opatrzoną logo firmy.

Zakupiony zestaw odzieży obejmuje:

• koszulki polo,
• kurtki robocze,
• czapki z daszkiem,
• kamizelki odblaskowe (dla techników).

Zakup odzieży został udokumentowany fakturą, a odzież jest wykorzystywana podczas:

1. montażu i serwisowania instalacji – technicy noszą kurtki i kamizelki, co podkreśla profesjonalizm firmy oraz zwiększa bezpieczeństwo pracy w terenie;
2. spotkań handlowych – pracownicy działu sprzedaży używają koszulek polo z logo podczas prezentacji oferty klientom, co wzmacnia identyfikację wizualną marki.

Czy zakup odzieży służbowej z logo firmy stanowi koszt podatkowy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Tak, zakup odzieży służbowej oznaczonej logo firmy w widocznym miejscu stanowi koszt podatkowy w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Tego rodzaju wydatek spełnia przesłanki uznania go za koszt uzyskania przychodu, ponieważ ma związek z działalnością gospodarczą firmy – odzież służbowa jest wykorzystywana przez pracowników do wykonywania obowiązków zawodowych i budowania wizerunku firmy. Ponadto odzież z logo firmy pełni funkcję reklamową, zmierza do identyfikacji firmy „EcoHome Solutions” i jej rozpoznawalności na rynku, co w efekcie ma wpływ na zwiększenie przychodów. Taki strój wyróżnia pracowników firmy spośród innych osób i jest formą promocji służącą pozyskaniu innych klientów. Zakupiona tak oznaczona odzież – jako pozbawiona waloru osobistego – nie będzie nadawała się do wykorzystania przez pracowników w innym miejscu niż podczas wykonywania obowiązków służbowych w firmie „EcoHome Solutions”. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT koszty poniesione przez spółkę na zakup odzieży służbowej dla pracowników z logo firmy mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ są racjonalne, gospodarczo uzasadnione i mają na celu osiągnięcia przez spółkę „EcoHome Solutions” przychodu w przyszłości oraz zabezpieczenie przychodu osiąganego obecnie.

Zakup odzieży służbowej z logo firmy dla pracowników w ujęciu bilansowym

Wydatki na zakup dla pracowników odzieży służbowej opatrzonej logo firmy stanowi koszt podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Tego typu wydatki pełniące funkcję reklamową w księgach rachunkowych jednostki ewidencjonuje się na odpowiednim koncie zespołu 4, przy czym sposób ewidencji kosztów reklamy powinien zostać określony w polityce rachunkowości jednostki.

Wydatki na reklamę, w tym zakup odzieży służbowej dla pracowników opatrzonej logo firmy, jednostka może ujmować (i przyjąć takie rozwiązanie w polityce rachunkowości) na koncie 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” lub na specjalnie do tego celu utworzonym koncie 407 „Koszty reprezentacji i reklamy” (w analityce 407-1 „Koszty reklamy”).

Innym rozwiązaniem stosowanym przez jednostki jest ewidencjonowanie kosztów pełniących funkcję reklamową, a więc w szczególności wydatków poniesionych na odzież służbową z logo firmy na kontach zespołu 4, w zależności od ich rodzaju, czyli:

• w przypadku zakupu materiałów na cele reklamowe jednostki koszty ujmowane są na koncie 401 „Zużycie materiałów i energii” (w analityce: „Koszty reklamy”),
• w przypadku zakupu usług na cele reklamowe jednostki koszty ujmowane są na koncie 402 „Usługi obce” (w analityce: „Koszty reklamy”).

Przykład 2.

Spółka z o.o. z przykładu 1. w polityce rachunkowości przyjęła, że do ewidencjonowania kosztów reklamy służy konto 401 „Zużycie materiałów i energii” (w analityce: „Koszty reklamy”) lub konto 402 „Usługi obce” (w analityce: „Koszty reklamy”).

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. Kwoty na fakturze dokumentującej zakup odzieży służbowej z logo firmy to:

• kwota netto: 5000 zł,
• kwota podatku VAT: 1150 zł,
• kwota brutto: 6150 zł.

Ewidencja faktury zakupu odzieży służbowej dla pracowników opatrzonej logo firmy przebiega wówczas następująco:

• Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu” (kwota netto: 5000 zł),
• Wn konto 221 „VAT naliczony i jego rozliczenie” (kwota podatku VAT: 1150 zł),
• Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”.

Przekazanie odzieży służbowej pracownikom:

• Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” w analityce „Koszty reklamy” (kwota netto: 5000 zł),
• Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” (kwota netto: 5000 zł).