Zapewnienie przez przedsiębiorcę odpowiednich strojów służbowych z logo firmy wykorzystywanych przez pracowników czy zleceniobiorców do wykonywania czynności zawodowych jest powszechnie stosowaną praktyką. Wyjaśniamy, czy przekazanie zleceniobiorcom odzieży w kontekście VAT i PIT podlega opodatkowaniu oraz czy ewentualne wydatki na zakup odzieży poniesione przez przedsiębiorcę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i odliczyć od nich podatek VAT.
Czy przekazanie zleceniobiorcom odzieży z logo firmy podlega opodatkowaniu VAT?
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku VAT podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Z przepisu wynika zatem, że dostawa towarów i świadczenie usług podlega opodatkowaniu VAT jedynie wówczas, gdy czynności te są wykonywane odpłatnie. Ustawodawca przewidział jednak wyjątki od tej reguły, które w przypadku dostawy towarów zawarte zostały w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT.
Przekazanie zleceniobiorcom odzieży z logo firmy wykorzystywanej podczas wykonywania czynności zawodowych, gdy obowiązek noszenia odzieży służbowej osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie wynika z zawartej umowy, nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 7 ust. 1 oraz ust. 2 ani na podstawie art. 8 ustawy o VAT.
Ustawa o podatku od towarów i usług nie zawiera definicji potrzeb osobistych, można jednak przyjąć, że cele osobiste należy rozumieć jako cele prywatne, a nie zawodowe. Jeżeli zatem zleceniobiorca jest zobowiązany do noszenia odzieży z logo firmy podczas wykonywania zlecenia, to nie można uznać, że intencją zleceniodawcy przekazującemu zleceniobiorcy odzież z logo firmy jest w tym przypadku zaspokojenie jego osobistych potrzeb. Jak wyjaśnia Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.55.2018.10.ICZ) z 29 września 2023 roku: „[…] potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a więc potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa, np.: przepisów Kodeksu pracy, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy itp.”.
Interpretacja indywidualna w zakresie nieodpłatnego przekazania odzieży zleceniobiorcom
Brak obowiązku opodatkowania podatkiem VAT nieodpłatnego przekazania odzieży służbowej zleceniobiorcom potwierdzony został w interpretacji indywidualnej (sygn. 1462-IPPP2.4512.879.2016.1.DG) z 23 stycznia 2017 roku wydanej przez Izbę Skarbową w Warszawie.
Wnioskodawcą jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadząca działalność w zakresie produkcji i sprzedaży ubrań. Pracownicy oraz osoby pracujące w butiku i w biurze zatrudnione na umowę zlecenia będą zobowiązani do noszenia ubrań służbowych z aktualnej kolekcji. W spółce będzie obowiązywał regulamin/procedura przydziału i gospodarowania odzieżą służbową. W rezultacie pracownicy i osoby zatrudnione na umowę zlecenia będą zobowiązani do noszenia kolekcji dostępnej w sprzedaży spółki. Ubrania te mają oznaczenia identyfikujące spółkę (logo). Może się zdarzyć, że pracownicy będą wykorzystywali stroje także poza godzinami pracy (np. w drodze do pracy). Ubrania te nie będą stanowiły własności pracownika/zleceniobiorcy. Spółka odlicza podatek naliczony przy nabyciu/produkcji ubrań przekazywanych pracownikom/zleceniobiorcom. Procedura ta służy promowaniu i reklamie kolekcji. Obowiązek noszenia ubrań w celach reklamowych jest uwzględniony także w treści umów zlecenia.
Wnioskodawca zadał pytanie, czy w powyższych okolicznościach faktycznych udostępnienie tych ubrań pracownikom oraz zleceniobiorcom stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 7 ust. 1 oraz ust. 2 lub art. 8 ustawy o podatku od towarów i usług.
Istotą dostawy towarów zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług jest przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Dyrektor KIS uznał, że w przypadku opisanym przez wnioskodawcę w ogóle nie ma do czynienia z przeniesieniem prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, gdyż Wnioskodawca nie przekaże nabytych towarów innemu podmiotowi, lecz wykorzysta, zużyje przedmiotowe towary na potrzeby własnej działalności gospodarczej, tj. ubrania pracownikom/zleceniobiorcom będą udostępniane w celu wykorzystania podczas pełnienia obowiązków służbowych. Tym samym nie znajdzie tutaj zastosowania art. 7 ust. 1 ustawy o VAT.
Do czynności traktowanych na równi z dostawą towarów, w myśl art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:
- przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia;
- wszelkie inne darowizny
– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.
Odnośnie do art. 7 ust. 2 ustawy o VAT Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że w przedmiotowej sprawie nie można mówić o żadnym zużyciu lub przekazaniu towarów na cele osobiste Wnioskodawcy czy jego pracowników/zleceniobiorców, gdyż towary (stroje służbowe) wykorzystane zostaną w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy, tj. w biurze i w butiku, w których będą noszone przez pracowników/zleceniobiorców.
Organ podatkowy w uzasadnieniu interpretacji wyjaśnia, że: „[…] potrzebami »osobistymi« są takie potrzeby, które »dotyczą danej osoby« i które są jej potrzebami »prywatnymi«, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika czy pełnioną funkcją. Zatem można przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a zatem potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa, np.: przepisów Kodeksu pracy, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy itp. W związku z tym należy stwierdzić, że przekazanie strojów służbowych z logo firmy pracownikom nie będzie nosiło znamion zużycia na cele osobiste, prywatne tych osób. Analogicznie przekazanie tych strojów zleceniobiorcom w celu korzystania z tych ubrań podczas pełnienia obowiązków służbowych w Spółce nie będzie stanowiło zużycia na cele osobiste, prywatne tych osób”.
Skoro ubrania będą wykorzystywane głównie podczas pełnienia obowiązków służbowych i wykonywania zadań przez konkretne osoby, stanowią formę promocji i reklamy najnowszej kolekcji, a udostępnianie strojów służbowych pracownikom wpisuje się w ogólną strategię biznesową i reklamową spółki, skutkiem czego ma być zwiększenie rozpoznawalności marki Wnioskodawcy, a tym samym wzrost sprzedaży jego produktów, to zdaniem Dyrektora KIS powyższego udostępniania strojów służbowych nie można również uznać za podlegające opodatkowaniu świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.
Przykład 1.
Pani Mariola prowadzi gabinet kosmetyczny, w którym zatrudnia studentki na podstawie umowy zlecenie. Zleceniobiorcy otrzymują odzież z logo firmy, która jest wykorzystywana przy wykonywaniu prac zleconych przez panią Mariolę w gabinecie kosmetycznym. Mają oni obowiązek noszenia stroju służbowego w pracy na podstawie zawartej umowy zlecenie. Przekazana zleceniobiorcom odzież firmowa nie stanowi ich własności. Czy przekazanie zleceniobiorcom odzieży z logo firmy, wykorzystywanej podczas wykonywania prac w gabinecie kosmetycznym, podlega opodatkowaniu podatkiem VAT?
Przekazanie odzieży z logo firmy dla zleceniodawców, którzy na podstawie zawartej umowy zlecenie są zobowiązani do noszenia stroju służbowego podczas pełnienia obowiązków służbowych w gabinecie kosmetycznym, nie nosi znamion zużycia na cele osobiste zleceniobiorców. W konsekwencji czynność przekazania odzieży z logo firmy zleceniobiorcom zatrudnionym w gabinecie kosmetycznym przez panią Mariolę nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Przekazanie zleceniobiorcom odzieży w kontekście VAT i PIT
Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie definiują pojęcia odzieży służbowej, jednakże dany strój można uznać za ubiór służbowy, gdy jego używanie przez pracownika odbywa się w ramach realizacji nałożonego na niego obowiązku oraz gdy ma on charakterystyczne cechy, dzięki którym traci charakter osobisty i które uniemożliwiają wykorzystanie go do celów prywatnych (np. logo firmy, charakterystyczny krój i kolor). Takie stroje ułatwiają klientom i kontrahentom identyfikację pracowników firmy. Ponadto poprzez oznaczenie logo mogą być skutecznym narzędziem jej promocji i reklamy, zapewniając w ten sposób spójny przekaz marketingowy. Jeżeli stroje pracownicze spełniają wskazane kryteria, wówczas wydatki na ich nabycie mają związek z prowadzoną działalności gospodarczą. Uznał tak Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej (sygn. 0112-KDIL4.4012.411.2018.4.JK) z 31 października 2018 roku.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług co do zasady w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Wydatki związane z zakupem odzieży oznaczonej trwale logo firmy w miejscu widocznym dla klientów czy kontrahentów, z którymi będą mieli kontakt zleceniobiorcy ubrani w odzież służbową, wykorzystanej przez zleceniobiorców do wykonywania czynności zawodowych, można zaliczyć do wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, ponieważ wykazują one charakter promocyjno-reklamowy. Tym samym czynnemu podatnikowi przysługuje wówczas prawo do odliczenia VAT na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług pod warunkiem, że odzież służbowa wykorzystywana przez pracowników/zleceniobiorców służy wykonywaniu czynności opodatkowanych, a więc takich, których następstwem jest określenie podatku należnego.
Wydatki tego typu stanowią również koszty uzyskania przychodów, ponieważ nabyta przez przedsiębiorcę odzież z logo firmy wykorzystywana przez zleceniobiorców podczas wykonywania czynności zawodowych ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. Zgodnie bowiem z definicją zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
