Zatrzymana odzież robocza po zakończeniu umowy a podatek dochodowy

Jak powszechnie wiadomo, wartość przekazanej pracownikom – na czas trwania stosunku pracy – odzieży roboczej korzysta ze zwolnienia od podatku PIT. Natomiast w naszym dzisiejszym artykule zajmiemy się skutkami podatkowymi, jakie generuje zatrzymana odzież robocza po zakończeniu umowy, zarówno u pracownika, jak i pracodawcy.

Obowiązek zapewnienia pracownikom odzieży roboczej

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego regulują przepisy Kodeksu pracy i właśnie od tych przepisów rozpoczniemy naszą analizę.

Stosownie do postanowień art. 237⁷ § 1 kp pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto na podstawie art. 237⁹ § 2 kp pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze miały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

W myśl art. 237⁹ § 3 kp, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania mu przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych przez niego kosztów.

Jednocześnie z perspektywy pracownika możemy wskazać, że zgodnie z art. 211 pkt 3 i pkt 4 kp przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy jest podstawowym obowiązkiem pracownika. W szczególności pracownik jest obowiązany:

• dbać o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy;
• stosować środki ochrony zbiorowej, a także używać przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z ich przeznaczeniem.

Bardzo istotna będzie też treść art. 237⁸ § 2 kp, gdzie możemy przeczytać, że środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy. 

Przekazanie pracownikom odzieży roboczej jako zwolnione od podatku PIT

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Biorąc pod uwagę powyższe, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się więc zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o PIT wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców – jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy. 

Do kategorii świadczeń w naturze można zaliczyć przekazanie na rzecz pracowników odzieży roboczej. Przy czym zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Zatrzymana odzież robocza po zakończeniu umowy a skutki podatkowe

Z treści art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wynika, że zwolnienie to dotyczy świadczeń rzeczowych przysługujących na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Przepisy BHP są nieodłącznie związane z trwającym stosunkiem pracy. W związku z tym należy wskazać, że zwolnienie nie będzie obejmować przypadków, które wystąpią już po zakończeniu stosunku pracy.

W związku z tym pojawia się pytanie, czy zatrzymana odzież robocza może generować przychód po stronie byłego pracownika. Oczywiście z uwagi na ustanie stosunku pracy nie będzie to przychód ze stosunku pracy (art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT), ale ustawa o PIT przewiduje również inne źródła przychodu (art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT).

Na początku wskazaliśmy też, że odzież robocza stanowi własność pracodawcy. W konsekwencji po rozwiązaniu umowy o pracę pracownik jest zobowiązany do zwrotu pracodawcy jego własności. W momencie, w którym pracownik nie oddaje odzieży roboczej, dochodzi do przywłaszczenia własności pracodawcy, czyli do czynu zabronionego.

Przy takim podejściu do tematu należy wskazać na treść art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT, który podaje, że podatku dochodowego nie stosuje się do przychodów wynikających z czynności, które nie mogą być przedmiotem prawnie skutecznej umowy, tj. przychodów pochodzących z czynów zabronionych. Czynność prawnie zabroniona nie może rodzić skutków w postaci zobowiązania podatkowego.

W konsekwencji w wyniku niezgodnego z prawem przywłaszczenia odzieży roboczej stanowiącej własność pracodawcy nie można mówić o powstaniu przychodu po stronie pracownika. Również z praktycznego punktu widzenia trudno wyobrazić sobie, że były pracownik ustala wartość rynkową takiej zatrzymanej odzieży roboczej i samodzielnie odprowadza podatek od nieodpłatnie otrzymanego świadczenia rzeczowego. Tym bardziej absurdalne byłoby oczekiwanie od byłego pracodawcy, aby pobierał zaliczkę na podatek od nielegalnie zatrzymanej przez pracownika odzieży roboczej.

Z nieco inną sytuacją możemy mieć do czynienia, gdy pracownik zatrzymuje odzież roboczą za zgodą pracodawcy. W takich okolicznościach pracodawca zgadza się na przeniesienie własności odzieży na pracownika, a zatem nie występuje kategoria czynu zabronionego.

Może natomiast wystąpić problem z poprawnym zakwalifikowaniem takiego zdarzenia. Jeżeli bowiem przyjąć, że jest to przychód ze stosunku pracy i w umowie lub regulaminie jest przewidziany zapis, że pracownik ma prawo zatrzymać odzież roboczą po zakończeniu stosunku pracy, to takie zdarzenie będzie rozpatrywane z perspektywy przychodu ze stosunku pracy.

Z drugiej strony, jeżeli żaden akt pracowniczy nie reguluje takiej sytuacji, a pracodawca przekazuje odzież pracownikowi, to możliwe jest uznanie, że doszło do darowizny. W takim przypadku zgodnie z art. 5 ustawy o podatku od spadków i darowizn obowiązek podatkowy spoczywać będzie na obdarowanym pracowniku. Należy jednak wskazać, że wątpliwe jest, aby obowiązek przerodził się w konieczność zapłaty podatku. Pamiętajmy, że kwota wolna od podatku w przypadku podmiotów zaliczanych do III grupy podatkowej wynosi aktualnie 5733 zł (art. 9 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy).

Mając powyższe na uwadze, wskażmy, że w przypadku wartości odzieży stanowiącej własność, a niezwróconej przez pracownika po zakończeniu stosunku pracy niezasadne jest ustalenie przychodu w podatku dochodowym od osób fizycznych.