Obowiązujące zasady współżycia społecznego często wymagają od przedsiębiorców prezencji odpowiedniej do wykonywanej działalności. Czy zatem wydatki związane z dbałością o wygląd przedsiębiorcy stanowią koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej? Wyjaśniamy, kiedy można zakwalifikować zakup odzieży jako koszt w działalności gospodarczej, a kiedy takie zakupy uznawane są za wydatki o charakterze osobistym osoby prowadzącej firmę.
Jakie wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów?
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawierają zamkniętego wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów poza wymienionymi w tych ustawach wyjątkami. Definicja kosztów uzyskania przychodów została zawarta w:
- art. 22 ustawy o PIT
- i art. 15 ustawy o CIT,
a katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów w art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT.
W kontekście uznania wydatków za koszty uzyskania przychodów wiele zależy zatem od specyfiki prowadzonej działalności. Oznacza to, że wydatki stanowiące bezsprzecznie koszty podatkowe w jednej działalności gospodarczej, w innej mogą zostać uznane za wydatki o charakterze osobistym. Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty spełniające łącznie następujące warunki:
- zostały poniesione przez podatnika;
- pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością;
- ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów;
- nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 23 ust. 1 ustawy o PIT / art. 16 ustawy o CIT;
- zostały właściwie udokumentowane.
Wydatki związane z wyglądem przedsiębiorcy a koszty podatkowe
O możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z dbałością o wygląd przedsiębiorcy nie przesądza fakt prowadzenia działalności, w ramach której wymagana jest odpowiednia prezencja, a więc określony strój, fryzura czy makijaż. Wydatki poniesione na zakup odpowiedniej odzieży, obuwia i kosmetyków oraz na nabycie usług fryzjerskich czy kosmetycznych wiążą się z faktem funkcjonowania danej jednostki w życiu społecznym. Wydatki takie są powszechnie ponoszone przez obywateli bez względu na status społeczny, niezależnie od wykonywanego zawodu. W konsekwencji poniesienie wydatków na zakup odzieży, obuwia, kosmetyków, usług fryzjerskich czy kosmetycznych stanowi spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej. Wyjątek od tej reguły stanowi nałożony na prowadzącego działalność gospodarczą obowiązek używania specyficznego stroju przystosowanego do rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, pod warunkiem że taki strój utracił charakter osobisty.
Fragment interpretacji w zakresie zakwalifikowania wydatku na zakup odzieży jako koszt w działalności spółki, sygn. 0111-KDIB2-3.4010.212.2018.4.PB, z 4 października 2018 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:
Obowiązujące zasady życia społecznego wymagają, aby nie tylko przedsiębiorcy posiadali schludny wygląd, ale także osoby zatrudnione w innych zawodach. Uzyskiwanie przychodów w ramach działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od stroju, dbałość o wygląd jest bowiem niezbędna w odniesieniu do wielu zawodów poza sferą działalności gospodarczej. W konsekwencji zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe wygląd przedsiębiorcy adekwatny do wykonywanego zawodu nie ma wpływu na osiąganie przychodów z działalności gospodarczej lub też zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. Wydatki na odzież, obuwie, kosmetyki, usługi fryzjerskie czy kosmetyczne przedsiębiorcy są zatem wydatkami o charakterze osobistym, co oznacza, że nie można ich uznać za ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą: brak jest związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wskazanymi wydatkami a uzyskiwanymi przychodami oraz zachowaniem czy zabezpieczeniem ich źródła.
Przykład 1.
Pani Jolanta prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której zajmuje się sprzedażą kosmetyków. Na różnego rodzaju targach, konferencjach i eventach prezentuje kosmetyki. Prowadzona przez panią Jolantę działalność gospodarcza wiąże się z koniecznością posiadania odpowiedniego stroju, fryzury i makijażu. Czy w związku z tym pani Jolanta może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na odzież, obuwie, kosmetyki, fryzjera i kosmetyczkę?
Wydatki na nabycie odzieży, obuwia, kosmetyków, a także usługi fryzjerskie i kosmetyczne nie są co prawda objęte bezwzględnym zakazem ujmowania ich w kosztach uzyskania przychodów, jednak zazwyczaj są uznawane przez organy podatkowe za wydatki o charakterze osobistym. O możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na nabycie odzieży, kosmetyków, usługi fryzjerskiej czy kosmetycznej nie przesądza bowiem fakt prowadzenia działalności, w ramach której wymagana jest dbałość o wygląd przedsiębiorcy. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że wygląd adekwatny do wykonywanego zawodu przedsiębiorcy nie ma wpływu na osiąganie przychodów z działalności gospodarczej lub też zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. Dodatkowo zakupiona odzież, obuwie czy kosmetyki mogą zostać wykorzystane przez przedsiębiorcę także w celach prywatnych i nie można wykazać, w jakiej mierze użytkowane są w celach firmowych.
Wyjątek stanowi odzież i obuwie ochronne nabywane przez przedsiębiorców wykonujących czynności wymagające używania odzieży ochronnej (odzież i obuwie powinny wówczas spełniać wymogi przepisów BHP oraz posiadać właściwości użytkowe adekwatne do specyfiki warunków pracy). Kolejnym wyjątkiem od tej reguły są wydatki poniesione przez przedsiębiorców mających kontakt z klientem na zakup odzieży biznesowej posiadającej cechy charakterystyczne firmy, np. naszyte w widocznym miejscu logo firmy.
Wydatki na prezencję przedsiębiorcy – interpretacja indywidualna
Interpretacja indywidualna o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.687.2019.1.KS z 30 stycznia 2020 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotyczyła możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z dbałością o wygląd przedsiębiorczyni będącej licencjonowanym przewodnikiem miasta, której miejscem pracy jest muzeum. Podpisana umowa z muzeum wymaga odpowiedniego prezentowania się. Zdaniem Wnioskodawczyni poniesione przez nią wydatki na ubranie przynajmniej częściowo powinny stanowić koszty uzyskania przychodów. Jako przykład wydatków na ubranie, które zdaniem Wnioskodawczyni winny być kosztami rozliczanymi w ramach działalności, zostały podane dwa kostiumy, jeden zimowy i jeden letni, płaszcz czy buty – również na sezon letni i zimowy. Elegancki wygląd wiąże się także z wizytami u fryzjera i stomatologa, które zdaniem Wnioskodawczyni także stanowią koszty podatkowe w prowadzonej działalności, gdyż jej praca wiąże się z bezpośrednim kontaktem z turystą, a ładny uśmiech i odpowiednia prezentacja to połowa sukcesu zawodowego. Wnioskodawczyni w ramach złożonego wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji zadała pytanie, czy poniesione przez nią wydatki na ubranie, buty, fryzjera i usługi stomatologiczne stanowią koszty podatkowe w prowadzonej działalności gospodarczej.
Dyrektor KIS podkreślił, że aby wydatki na zakup odzieży i obuwia można było uznać za koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, to ubiór musi utracić charakter osobisty, np. poprzez trwałe opatrzenie zakupionej odzieży cechami charakterystycznymi, w szczególności logo reprezentowanej przez Wnioskodawczynię firmy.
Zakupy odpowiednich ubrań czy butów generalnie stanowią wydatki związane z faktem funkcjonowania danej jednostki w życiu społecznym. Zatem niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej każda osoba musi nabywać i używać dostosowaną do własnych wymagań odzież i obuwie. Dlatego też zakupy takie stanowią spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb ludzi. Odstępstwa od tej zasady mogą wynikać z nałożonego na prowadzącego działalność gospodarczą prawnego obowiązku używania określonego rodzaju odzieży czy też obuwia, w sytuacji gdy rzeczy te utraciły charakter osobisty, na przykład z uwagi na dostosowanie ich do pełnienia określonych funkcji bądź zawodów. Obowiązujące zasady współżycia społecznego wymagają, aby osoby prowadzące działalność gospodarczą posiadały wygląd adekwatny do wykonywanego zawodu, podobnie zresztą jak osoby zatrudnione w innych zawodach, np. nauczyciele, urzędnicy, prawnicy itp.
W wykonywanym przez Wnioskodawczynię zawodzie przewodnika turystycznego dbałość o wygląd zewnętrzny jest bardzo istotna, jednakże nie można tu mówić o sytuacji znacząco odbiegającej od ogólnie przyjętych norm społecznych. Wydatki związane z zakupem odpowiednich ubrań czy butów, jak również te dotyczące usług fryzjerskich czy stomatologicznych, mają charakter wydatków osobistych, związanych z poprawą wizerunku oraz dbałością o stan zdrowia, i w konsekwencji nie można ich uznać za ściśle związane z działalnością gospodarczą. Wprawdzie nie zostały one ujęte w katalogu wydatków nieuznawanych za koszt uzyskania przychodu, jednakże nie stanowi to wystarczającej przesłanki do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji Dyrektor KIS uznał, że poniesione przez Wnioskodawczynię wydatki na zakup odzieży, obuwia, usługi fryzjerskie oraz usługi stomatologiczne nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, gdyż mają charakter wydatków osobistych.
Zakup odzieży jako koszt w działalności gospodarczej - strój biznesowy z logo firmy
Wydatki na zakup odzieży biznesowej takiej jak np. garnitur dla mężczyzny czy elegancki strój dla kobiety można uznać za koszty uzyskania przychodów, o ile nabyta odzież nie ma charakteru osobistego.
Fragment interpretacji indywidualnej w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z zakupem garnituru, sygn. 0114-KDIP3-1.4011.561.2018.1.IF, z 4 stycznia 2019 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:
„[…] aby wydatki na zakup garnituru można było uznać za koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, muszą utracić charakter osobisty, np. poprzez trwałe opatrzenie zakupionej odzieży cechami charakterystycznymi logo reprezentowanej przez Wnioskodawcę firmy”.
Organy podatkowe dopuszczają jako koszty podatkowe wydatki na zakup stroju biznesowego z trwałym oznaczeniem firmowym logo w widocznym miejscu, pod warunkiem że posiadanie takiego stroju jest uzasadnione wykonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej czynnościami i przedsiębiorca ma kontakt z klientem.
Fragment interpretacji indywidualnej z 21 lutego 2019 roku w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup koszul, garniturów, odzieży wierzchniej z trwałym wykonaniem na nich logo, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.41.2019.1.RK, wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:
„[…] wydatki na zakup koszul, garniturów, odzieży wierzchniej, trwałe wykonanie na nich logo, spełniają funkcję reklamową, gdyż zmierzają do zwiększenia rozpoznawalności firmy Wnioskodawcy na rynku, co w efekcie może wpływać na zwiększenie przychodów, a tym samym pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służy zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów, a zatem mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.
