Poradnik Przedsiębiorcy

Zakup środków czystości w kosztach firmy

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ponoszeniem wydatków na utrzymanie czystości, wyposażenia biura, czynszu itp. Wiele wątpliwości wzbudza zakup środków czystości. W przypadku prowadzenia działalności poza miejscem zamieszkania bez zawahania można je uznać za koszty uzyskania przychodów. Jak wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca wykonuje swoją działalność w domu bądź w mieszkaniu, w wydzielonej jej części ze wspólną toaletą?

Koszty uzyskania przychodu - czym są?

Bardzo popularne wśród przedsiębiorców jest poszukiwanie kosztów w celu obniżenia podatku. Często zapominają jednak o definicji kosztu uzyskania przychodu oraz że są one poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 - mówi o tym art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym, aby wydatek uznać za koszt, należy wykazać związek przyczynowo skutkowy miedzy kosztem a uzyskaniem przychodu.

Zakup środków czystości a prowadzenie działalności poza miejscem zamieszkania

W przypadku prowadzenia działalności poza miejscem zamieszkania możliwe jest pełne odliczanie kosztów poniesionych na zakup środków czystości. Jeśli w firmie przyjmowani są kontrahenci można również do kosztów zaliczyć wydatki na kawę oraz poczęstunek, które będą udostępnione w czasie rozmów. W takim przypadku poczęstunek nie jest traktowany jako wydatek związany z reprezentacją, gdyż on nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Zakup środków czystości a prowadzenie działalności w mieszkaniu

Inaczej  wygląda sytuacja w przypadku, gdy działalność prowadzona jest w mieszkaniu lub domu, gdzie podatnik wydzielił jakieś pomieszczenie lub część mieszkania na prowadzenie działalności gospodarczej. Przepisy prawa podatkowego nie wyłączają z kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na utrzymanie czystości w siedzibie firmy nawet jeśli jest ona prowadzona w lokalu mieszkalnym. Katalog kosztów uzyskania przychodów nie jest katalogiem zamkniętym. Jednakże zaliczone przez podatnika wydatki muszą być jasno powiązane z działalnością, a przedsiębiorca musi potrafić wykazać związek między poniesionym kosztem a prowadzoną przez siebie działalnością. Przyjmuje się, że między kosztem firmowym a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy.

Wydatki na środki czystości do toalety

Jeśli więc do wydatków firmowych przedsiębiorca chce zaliczać zakup środków czystości, które będą służyć zapewnieniu czystości w toalecie, wówczas nie powinny one stanowić kosztu uzyskania przychodu firmy.

Oczywiście wydatki te nie są wyłączone z kosztów według przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 23 ust. 1. Jednakże nie jest możliwe zaliczenie tych wydatków do kosztów podatkowych ze względu na ich charakter prywatny. W związku z tym, że  toaleta jest miejscem wspólnym zarówno w działalności, jak i w prywatnym użytkowaniu, gdzie dominuje użytek prywatny, wydatków na środki czystości związanych z utrzymaniem toalety nie należy uwzględniać w kosztach. Stanowisko to potwierdza postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego Drugiego Urzędu Skarbowego w Gdyni sygn. PD2/4111/415-0036A/06.

Wydatki na środki czystości do wyodrębnionego pomieszczenia

Jak już wspomniano do kosztów prowadzonej działalności zalicza się wyłącznie wydatki z nią związane. Nie dotyczy to wydatków prywatnych. Jeśli więc działalność jest prowadzona w mieszkaniu bądź domu w oddzielnym pomieszczeniu, koszty jakie poniesie przedsiębiorca na utrzymanie czystości tego pomieszczenia może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże powinny być one oddzielone od reszty wydatków związanych z zakupem prywatnym. Jeśli jednak podatnik dokonuje wspólnego zakupu, wówczas powinien na fakturze rozdzielić ich wartość na koszty związane z działalnością oraz koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu firmy. I do kosztów podatkowych zaliczyć tylko te, które faktycznie poniósł w celach firmowych.