Zakup towarów na palecie zachodzi w momencie, kiedy przedsiębiorca zakupi większą partię materiałów, wówczas wtedy towar może zostać wydany na palecie. W zależności od tego, czy paleta ma charakter zwrotny, czy też bezzwrotny, inaczej będzie przebiegać proces ewidencjonowania ich wartości w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Zakup towarów na palecie a ujęcie w KPiR palety zwrotnej
Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie odnoszą się wprost do kwestii księgowania palet, na których zostały dostarczone towary.
Należy jednak zwrócić uwagę na definicję materiałów określoną w par. 3 pkt 1 lit. b rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Wskazano tam, że materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi.
Powyższe oznacza, że paleta zwrotna jest zaliczana do materiałów, a zatem jej wartość należy ująć w księdze podatkowej w kolumnie 10 Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu.
Zgodnie z par. 15 rozporządzenia otrzymanie materiałów podstawowych, materiałów pomocniczych i towarów handlowych jest potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła.
Jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego, podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis jest potwierdzany oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury.
Przeważnie sytuacja wygląda w ten sposób, że dostawa towaru na palecie jest dokumentowana fakturą, natomiast po dokonaniu zwrotu palety dostawcy ten wystawia fakturę korygującą.
W tym miejscu należy podkreślić, że zwrotu opakowań po sprzedaży towaru i wystawienia faktury korygującej nie należy traktować jako odrębnego zdarzenia gospodarczego, ale jako skorygowanie mającej wcześniej miejsce czynności prawnej. W związku z powyższym wystawiona faktura korygująca na zwrócone opakowania powinna odnosić się do faktury pierwotnej, na której zostały one uwzględnione.
Jednocześnie, jak wynika z treści art. 22 ust. 7c ustawy PIT, jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.
Oznacza to, że bez znaczenia jest data wystawienia faktury korygującej lub, w przypadku braku faktury, innego dokumentu potwierdzającego przyczyny korekty, jak również to, że korekta odnosi się do kosztów poprzedniego okresu. O momencie korekty kosztów, która nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub oczywistą omyłką, decyduje data otrzymania stosownego dokumentu
Podatnicy dokonują korekty kosztów uzyskania przychodów „na bieżąco”, tj. w miesiącu, w którym otrzymają fakturę korygującą lub inny dokument potwierdzający przyczyny korekty. Korekta kosztów polega na zmniejszeniu lub zwiększeniu kosztów uzyskania przychodów poniesionych w tym miesiącu.
Przykład 1.
Pani Teresa prowadząca działalność gospodarczą zakupiła towar na palecie w kwietniu i w tym samym miesiąca otrzymała fakturę. W maju zwróciła paletę i otrzymała korektę faktury. W jaki sposób należy powyższe zdarzenia ująć w KPiR?
Fakturę pierwotną pani Teresa powinna ująć w KPiR w rozliczeniu za kwiecień w kolumnie 10 KPiR. Fakturę korygującą należy natomiast ująć w rozliczeniu za maj, w tej samej kolumnie wpisując wartość palety ze znakiem minus lub na czerwono.
Ujęcie w KPiR palety bezzwrotnej
Inaczej będzie przedstawiać się sytuacja, gdy paleta ma charakter bezzwrotny. Gdy jednocześnie taka paleta nie będzie w dalszej kolejności w żaden sposób wykorzystywana na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, należy ją zakwalifikować jako odpad.
Zgodnie z par. 3 pkt 1 lit. g rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.
W myśl par. 16 ww. rozporządzenia zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi, z zastrzeżeniem par. 27, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, z zastrzeżeniem par. 19 i 27, jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym.
W rezultacie, gdy paleta zostanie potraktowana jako opakowanie jednorazowe, to jej wartość powinna zwiększyć cenę nabycia towaru, co objawia się zewidencjonowaniem wartości palet w kolumnie 11 PKPiR jako koszty uboczne zakupu.
Końcowo przypomnijmy, że palety kwalifikowane zarówno jako materiały, jak i jako odpady należy uwzględnić w spisie z natury. Zgodnie z par. 24 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej spisem z natury, na 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego.
W myśl natomiast par. 26 ust. 1 ww. rozporządzenia podatnik jest obowiązany wycenić:
- materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia;
- półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji według kosztów wytworzenia;
- odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.
Z przedstawionej analizy wynika zatem, że odpowiednie ujęcie wartości palet, na których dostarczono towary w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, uzależnione jest od ich charakteru. W zależności od tego, czy paleta podlega zwrotowi, czy też nie, możemy mieć do czynienia z materiałem lub z odpadem.
