Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu - warto wiedzieć

Przedsiębiorcy w Polsce często decydują się na prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu lub domu. Daje to możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu części wydatków związanych z bieżącym użytkowaniem lokalu. Należy jednak pamiętać, że koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu muszą zostać rozdzielone na te o charakterze prywatnym i takie, które są związane z działalnością, ponieważ tylko te drugie mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

Koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu - rozliczenie

W przepisach nie ma informacji, w jaki sposób należy wydzielić koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu (domu). W niektórych przypadkach pomocny może okazać się odczyt z liczników czy też billing, a niekiedy konieczne będzie posłużenie się specjalnie obliczonym współczynnikiem (np. procentowy udział części przeznaczonej na działalność gospodarczą w całości mieszkania lub domu).

Wydatki na czynsz

W przypadku czynszu zastosowanie będzie miał wspomniany wcześniej współczynnik. Jeżeli na cele działalności wykorzystywana jest część mieszkania, wówczas należy obliczyć procentowy udział tej części do całości mieszkania.

Przykład

Przedsiębiorca ma mieszkanie o powierzchni 60 m2. Na cele prowadzonej działalności przeznaczył jeden pokój zajmujący powierzchnię 15 m2. Miesięczny czynsz za mieszkanie wynosi 420 zł. Procentowy udział pokoju w mieszkaniu to (15 m2/60 m2 )* 100% = 25%. W związku z tym, do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca może zaliczyć 420 zł * 25%= 105 zł.

Rozliczanie mediów

Wydatki z tytułu mediów (a więc np.: energii elektrycznej, wody, ścieków, gazu, wywozu nieczystości) również mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. W tym przypadku również do kosztów można zaliczyć jedynie wydatki, które związane są z prowadzoną działalnością.

Jednym z rozwiązań, które pozwalają na ustalenie, jaka część mediów zostaje zużyta w ramach działalności jest założenie osobnych liczników w celu ich pomiaru. W odniesieniu do tego typu wydatków bezzasadne wydaje się stosowanie współczynnika, ponieważ przedsiębiorca może wykorzystywać znacznie mniejszy procent mediów, biorąc pod uwagę fakt, iż w działalności korzysta z mniejszej ilości sprzętów, które są znacznie mniej energochłonne niż np. lodówka czy pralka.

W takim przypadku optymalnym rozwiązaniem wydaje się przy ustalaniu miernika wzięcie pod uwagę również tego typu czynników. Sporządzenie odpowiedniej notatki uzasadniającej w logiczny sposób przyjęty sposób rozliczania z pewnością przekona organ podatkowy, że koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu zostały ujęte w ewidencji w prawidłowej wysokości.

Wydatki na telefon i Internet

Tu wspomniane współczynniki nie mają zastosowania, ponieważ na podstawie np. billingu możliwe jest ustalenie kosztów faktycznych, poniesionych na rozmowy służbowe. Na takim potwierdzeniu przedsiębiorca powinien zaznaczyć, które z telefonów były wykonane w celach związanych z działalnością gospodarczą.

Co ważne - do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca nie ma prawa zaliczyć wydatku na abonament prywatnego telefonu, który jest ponoszony stale, niezależnie, czy telefon jest wykorzystywany w prowadzonej działalności czy nie.

Jeżeli chodzi o wydatki na prywatny Internet - zastosowanie mają zasady dotyczące kosztów związanych z prywatnym telefonem. Natomiast w sytuacji, gdy przedsiębiorca osobno założy telefon lub Internet w domu, żeby wykorzystywać go do celów związanych z działalnością gospodarczą, wówczas ma on prawo zaliczyć wydatek na abonament do kosztów uzyskania przychodu w całości.

Odsetki od prywatnego kredytu hipotecznego na zakup mieszkania

Jeżeli przedsiębiorca zaciągnął kredyt na zakup mieszkania w celach prywatnych i następnie zaczął wykorzystywać jego całość lub część do celów związanych z prowadzoną działalnością, nic nie stoi na przeszkodzie, aby odsetki od takiego kredytu zaliczał do kosztów uzyskania przychodów, w części, w jakiej przypadają na powierzchnię wykorzystywaną na działalność gospodarczą.

Należy przy tym pamiętać, iż do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca ma prawo zaliczyć jedynie odsetki od kredytów, które zostały zapłacone lub skapitalizowane. Ponadto, w sytuacji, gdy właściciel firmy zdecyduje się na wprowadzenie prywatnego mieszkania na środki trwałe firmy, wówczas odsetki naliczone do dnia przekazania mieszkania do działalności zwiększają wartość początkową środka trwałego i stanowią koszty uzyskania przychodów dopiero poprzez odpisy amortyzacyjne.

Amortyzacja mieszkania lub jego części

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na wprowadzenie swojego mieszkania lub jego części do środków trwałych firmy, powinien pamiętać, iż jest to możliwe, pod warunkiem, że dany lokal spełnia warunki pozwalające na uznanie go za środek trwały firmy (stanowi własność lub współwłasność podatnika, został przez niego nabyty lub wytworzony we własnym zakresie, jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania, a przewidywany okres jego używania jest dłuższy niż rok).

Decyzja o włączeniu mieszkania lub jego części do środków trwałych firmy powoduje, że dokonywane odpisy amortyzacyjne stanowią koszt uzyskania przychodu.

Zakup wyposażenia i remont mieszkania

Prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu może spowodować, że przedsiębiorca będzie zmuszony zakupić różne sprzęty, jak np. meble biurowe czy komputer. Wydatki tego typu mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jednak pod warunkiem, że będą one służyć wyłącznie celom związanym z działalnością. Ponadto niektóre z zakupionych sprzętów mogą spełniać definicję środków trwałych, w związku z czym konieczne będzie wykazanie ich w ewidencji oraz odpowiednia amortyzacja.

Kosztem prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu mogą być również wydatki związane z remontem mieszkania, oczywiście w części w jakiej przypadają na część mieszkania, która jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej. Nie ma tu znaczenia, czy mieszkanie zostało zaliczone do środków trwałych.

Księgowanie wydatków związanych z użytkowaniem mieszkania

Koszty związane z użytkowaniem mieszkania lub jego części w prowadzonej działalności, przedsiębiorca powinien ująć w kol. 13 Podatkowej Księgi Przychodów i Pozchodów (“pozostałe wydatki”).

Zgodnie z par. 12-14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, W celu udokumentowania wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przedsiębiorca może sporządzić dowód wewnętrzny, z którego musi wynikać przedmiot operacji i wysokość kosztu (wydatku). Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, a więc faktura VAT wystawiona na podatnika.

Do sporządzonego dowodu wewnętrznego należy podpiąć dokument potwierdzający wydatek, na którym warto uwzględnić wykorzystany sposób wyliczenia.