Zakup pączków dla pracowników z okazji tłustego czwartku to dobra okazja, aby zastanowić się, czy pracodawca od tego rodzaju wydatków na okolicznościowy poczęstunek ma prawo odliczyć podatek VAT oraz czy wartość poniesionego wydatku może stanowić koszt podatkowy.
Zakup pączków dla pracowników stanowi koszt podatkowy
W świetle art. 22 ust. 1 ustawy PIT, aby wydatek poniesiony przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 23 ust. 1 ustawy PIT ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 23 tego przepisu – koszty reprezentacji.
Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
W tym miejscu pojawia się zatem pytanie, czy wydatku na zakup pączków – czy też innego okolicznościowego poczęstunku – nie można uznać za wydatek na reprezentacje wyłączony z katalogu kosztów podatkowych przedsiębiorcy.
Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.
Przyjmuje się, że reprezentacja stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.
Nadmienić należy, że za koszty reprezentacji uważa się wydatki ponoszone na budowanie określonego wizerunku w oczach jej potencjalnych lub obecnych kontrahentów. Pracownicy nie są klientami, wobec tego stwierdzić należy, że wyłączenie, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy PIT nie odnosi się do wydatków przeznaczonych przez pracodawcę na rzecz własnych pracowników.
Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych w związku z wydatkami na zakup pączków z okazji tłustego czwartku, należy stwierdzić, że są one związane niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Wydatki te są bowiem w swej istocie wyrazem dbałości pracodawcy o swoich (także byłych) pracowników.
Takie świadczenia budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami a pracodawcą, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność, mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekłada się na wysokość uzyskanych przychodów (tak też stwierdza Dyrektor KIS w interpretacji z 18 kwietnia 2024 roku, nr 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK).
Zakup pączków dla pracowników a brak możliwości odliczenia podatku VAT
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Z uregulowań ustawy o podatku od towarów i usług wyraźnie wynika, że dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług a prowadzoną działalnością opodatkowaną.
Dalej wskażmy, że decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. Jak już wcześniej wskazano, aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu.
Z pewnością ww. związek nie występuje w zakresie realizacji potrzeb osobistych czy tych niezwiązanych z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika lub pełnioną funkcją.
Zatem można przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a więc ich zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa, np.: przepisów Kodeksu pracy, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy itp.
Mając powyższe na uwadze, Dyrektor KIS w interpretacji z 7 stycznia 2019 roku (nr 0113-KDIPT1-3.4012.841.2018.2.OS) wskazał, że udostępnienie pracownikom oraz współpracownikom spółki przedmiotowych artykułów spożywczych w pomieszczeniu socjalnym ma na celu zaspokojenie ich potrzeb prywatnych, zatem nie ma związku ze sprzedażą opodatkowaną.
Wydatki na okolicznościowe poczęstunki nie są ani bezpośrednio, ani pośrednio związane ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, gdyż służą one do zaspokojenia potrzeb prywatnych pracowników oraz współpracowników.
Biorąc zatem powyższe pod uwagę, należy wskazać, że w ramach zakupu pączków dla pracowników inne będą skutki, jeżeli chodzi o podatek dochodowy, a inne – jeżeli chodzi o podatek od towarów i usług. W pierwszym przypadku możliwe jest zaliczenie poniesionego wydatku do kategorii kosztów podatkowych. Natomiast w drugim – organy podatkowe wskazują na brak możliwości odliczenia podatku VAT od tego typu wydatków.
Polecamy:
