Poradnik Przedsiębiorcy

Akta pracownicze w formie elektronicznej - jak je prowadzić?

Od 1 stycznia 2019 roku zaczęły obowiązywać nowe zasady przechowywania akt pracowniczych. Zmiany te są związane z wejściem w życie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, a także z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Ile wynosi okres przechowywania akt i w jaki sposób prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej? Sprawdźmy!

Jak prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej?

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dla zatrudnianych pracowników akt osobowych. Do tej pory akta te były prowadzone w formie papierowej. Poczynając od początku 2019 roku, pracodawca może zadecydować, czy chce prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej czy w wersji papierowej (jak dotychczas). Bez wątpienia zmiana ta odpowiada oczekiwaniom przedsiębiorców, choć niektóre zapisy ustawy wywołują wątpliwości odnośnie ich właściwej interpretacji.

Przepis art. 94 pkt 9a ustawy Kodeks pracy
Pracodawca jest obowiązany w szczególności:
– prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Akta pracownicze w formie elektronicznej będą równoznaczne z aktami prowadzonymi w tradycyjnej, papierowej formie. Z uwagi na konieczność stosowania zabezpieczeń związanych z rozporządzeniem RODO wydaje się, iż akta pracownicze w formie elektronicznej będą sporym ułatwieniem dla pracodawców.

Akta pracownicze w formie elektronicznej są równoważne z dokumentacją pracowniczą prowadzoną w tradycyjnej, papierowej formie.

Akta osobowe obecnie składają się z trzech części:

  • część A – dokumenty związane z procesem rekrutacji;

  • część B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia;

  • część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Zgodnie z wprowadzonymi zmianami do akt osobowych dodana została część D, która zawiera dokumenty dotychczas przechowywane w części C. W nowej wersji akt w części C znajdują się dokumenty dotyczące czasu pracy.

Aby skutecznie prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej, pracodawca będzie potrzebował kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Istotnym zagadnieniem związanym z digitalizacją akt pracowniczych jest możliwość przechowywania akt osobowych pracowników w formie mieszanej – zarówno elektronicznej, jak i papierowej. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyrażonym w odpowiedzi z dnia 8 sierpnia 2018 roku na zapytanie poselskie nr 7753 w sprawie nowych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej, nie ma przeszkód, aby pracodawca prowadził dokumenty częściowo w formie elektronicznej i częściowo w formie papierowej.

Jak zmienić sposób prowadzenia akt z formy papierowej na elektroniczną?

Zgodnie z zapisami ustawy, pracodawca może zmienić sposób prowadzenia akt z papierowych na elektroniczne i odwrotnie.

Przepis art. 94(8) ustawy Kodeks pracy
§ 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.
§ 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
§ 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

W przypadku zmiany sposobu prowadzenia akt z formy papierowej na akta pracownicze w formie elektronicznej konieczne jest:

  • sporządzenie odwzorowania cyfrowego akt, np. skanu;

  • opatrzenie wersji cyfrowej akt podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną.

Z przywołanych przepisów wynika zatem, że samo zeskanowanie dokumentów nie wystarczy. Aby przeprowadzić poprawną digitalizację akt, konieczne jest zastosowanie podpisu elektronicznego.

Zmiana formy elektronicznej na papierową jest łatwiejsza, albowiem wymaga jedynie wydrukowania dokumentów przechowywanych w formie cyfrowej oraz podpisania ich przez pracodawcę lub inną osobę przez niego upoważnioną.

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o sposobie prowadzenia akt oraz o zmianie sposobu prowadzenia akt, jeśli zdecydował się na taki krok.

Ile wynosi okres przechowywania akt pracowniczych?

Drugą istotną zmianą, jaką wprowadza wspomniana na wstępie ustawa, jest skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych.

Do tej pory kwestia ta nie była jednoznacznie uregulowana. W większości przypadków akta osobowe pracowników były przechowywane przez 50 lat, zgodnie z wymogami przepisów dotyczących świadczeń emerytalnych i rentowych. Część dokumentacji pracowniczej (np. grafiki, harmonogramy, karty urlopowe) była przechowywana przez trzy lata, co wynikało z przepisów o terminie przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.

Pracodawca będzie miał obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez okres 10 lat. Czas ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Obecnie, od 1 stycznia 2019 roku, pracodawca ma obowiązek przechowywania akt osobowych przez okres zatrudnienia pracownika oraz dodatkowo przez okres 10 lat, liczonych od daty ustania zatrudnienia. Co ważne, sposób przechowywania dokumentów musi odpowiadać warunkom określonym w ustawie:

  • sposób przechowywania musi gwarantować zachowanie poufności dokumentów;

  • dokumenty winny być przechowywane w sposób kompletny, zapewniający integralność akt;

  • sposób przechowywania nie powinien kolidować z dostępnością dokumentów;

  • sposób przechowywania musi zapewniać ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Warto wskazać, iż jeśli przechowywana przez przedsiębiorcę dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w postępowaniu sądowym, a pracodawca jest stroną tego postępowania, dokumenty muszą być przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia sprawy sądowej (lecz nie krócej niż wskazany powyżej okres 10 lat). Jeśli pracodawca nie jest stroną procesu, lecz uzyskał wiadomość o toczącym się postępowaniu,  okres przechowywania dokumentów wydłuża się o 12 miesięcy. Po upływie tego terminu pracodawca zawiadamia pracownika o możliwości odbioru akt w terminie 30 dni. Jeśli pracownik nie odbierze dokumentów, pracodawca może dokonać ich zniszczenia.

Kiedy pracodawca może zniszczyć akta pracownika?

Wspomniana ustawa nakłada na pracodawcę również inne obowiązki. Zgodnie ze znowelizowanym przepisem art. 94(6) kp w przypadku rozwiązania stosunku pracy lub jego wygaśnięcia pracodawca ma obowiązek wydania wraz ze świadectwem pracy dokumentu zawierającego informacje o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;

  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;

  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

Po upływie wskazanego terminu, w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór akt przedsiębiorca powinien zniszczyć dokumenty w sposób uniemożliwiający ich ponowne odtworzenie.

Ponadto pracodawca ma obowiązek zawiadomienia pracownika o możliwości odbioru poprzedniej wersji akt w terminie 30 dni od daty zawiadomienia. Jeśli pracownik zmarł, prawo do odbioru dokumentów przysługuje:

  • dzieciom pracownika, dzieciom jego małżonka, dzieciom przysposobionym;

  • wnukom, rodzeństwu i dzieciom przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem 18 roku życia, z wyjątkiem dzieci przyjętych na wychowanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;

  • małżonkowi zmarłego pracownika;

  • rodzicom, w tym również ojczymowi, macosze oraz rodzicom przysposabiającym.