Poradnik Przedsiębiorcy

Umowa na zastępstwo a zatrudnienie dwóch osób na zastępstwo jednego nieobecnego pracownika

Umowa na zastępstwo jest szczególnym rodzajem umowy na czas określony – elastyczną formą zatrudnienia, którą pracodawcy stosują w przypadkach, gdy zachodzi potrzeba czasowego obsadzenia stanowiska pracy nieobecnego pracownika.

Umowa na zastępstwo 

Zgodnie z art. 251 § 4 ust. 1 Kodeksu pracy pracodawca może zawrzeć umowę o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy – jeżeli jej zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. W takim przypadku, w umowie o pracę należy wyraźnie ten cel określić (art. 29  § 11 kp) poprzez wskazanie imienia i nazwiska nieobecnego pracownika oraz zamieszczeniu informacji, że to właśnie w celu jego zastępstwa jest zawierana dana umowa.

Przykład 1.

Pan Jan Nowak jest zatrudniony u pracodawcy na stanowisku ds. zaopatrzenia. Od dłuższego czasu jest on nieobecny w pracy z powodu choroby, a jego nieobecność – według przewidywań – ma potrwać jeszcze przez kilka miesięcy. Pracodawca nie mógł skierować do zastępowania pana Jana innego zatrudnionego już pracownika, gdyż zakres obowiązków przypisanych stanowisku ds. zaopatrzenia jest na tyle szeroki, że nie można go łączyć z wykonywaniem innych obowiązków przez dłuższy czas. W związku z tym pracodawca po przeprowadzeniu rekrutacji zatrudnił nowego pracownika na stanowisku ds. zaopatrzenia, na czas określony, w celu zastępowania pana Jana. W umowie o pracę zapisano: „Umowa zostaje zawarta w celu zastępstwa pracownika Jana Nowaka”.   

Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z 17 maja 2016 roku, II PK 99/15

Niedopuszczalne jest zawarcie umowy na czas zastępstwa pracownika, który nie był nieobecny w pracy, a wykonywał jedynie powierzoną mu przez pracodawcę inną pracę.

Termin rozwiązania umowy na zastępstwo 

Umowa na zastępstwo, jak każda umowa na czas określony, ulega rozwiązaniu z upływem czasu, na który była zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 kp). O ile jednak w przypadku zwykłej umowy na czas określony ostatni dzień jej obowiązywania identyfikowany jest poprzez wskazanie umowy konkretnej daty kalendarzowej albo przedziału czasowego (np. „umowa zostaje zawarta na 6 miesięcy”), to w przypadku umowy na zastępstwo jej momentem końcowym jest zakończenie usprawiedliwionej nieobecności w pracy zastępowanego pracownika.

Postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z 24 kwietnia 2012 roku, I PK 233/11
Z chwilą powrotu zastępowanego pracownika do pracy ziścił się warunek przewidziany w umowie o pracę na zastępstwo z pracownikiem i jego umowa rozwiązała się z chwilą powrotu do pracy pracownika zastępowanego. Późniejsza nieobecność zastępowanego pracownika nie może zmieniać tej oceny.

Przykład 2.

Ostatnim dniem usprawiedliwionej nieobecności w pracy pani Joanny był 16 marca. Jest to zatem dzień rozwiązania umowy o pracę na czas określony, zawartej w celu zastępowania pani Joanny, z panią Agnieszką.

Jak widać, sposób, w jaki określa się czas trwania umowy na zastępstwo, jest elastyczny, co należy uznać za korzystne dla pracodawcy. Zatrudniając pracownika na zastępstwo, pracodawca nie ryzykuje bowiem – jak w przypadku zwykłej umowy na czas określony – że nieadekwatnie ustali czas jej trwania: jako zbyt długi (umowa zakończy się przed powrotem do pracy zastępowanego pracownika) albo zbyt krótki (umowa zakończy się już po powrocie zastępowanego pracownika do pracy, czyli będzie obowiązywać w czasie, w którym zastępstwo nie będzie już potrzebne).

Atrakcyjność dla pracodawcy umowy na zastępstwo rodzi ryzyko nadużywania tej formy zatrudnienia. Jednym z zagadnień, które należy w tym kontekście rozpatrzyć, jest kwestia dopuszczalności zatrudnienia dwóch lub więcej pracowników w celu zastępowania jednego nieobecnego pracownika.

Czy w celu zastępstwa jednego pracownika można zatrudnić dwie osoby? 

Zatrudnienie na zastępstwo polega na tym, że na czas usprawiedliwionej nieobecności konkretnego pracownika zatrudniana jest, w ramach stosunku pracy, inna osoba, która ma wykonywać pracę w zastępstwie osoby nieobecnej. Oznacza to, że zadania pracownika zatrudnianego na zastępstwo powinny pokrywać się z zakresem zadań osoby zastępowanej.

Przepis art. 251 § 4 ust. 1 kp mówi o umowie o pracę zawartej na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, nie przesądzając, że ma to być koniecznie jedna umowa. Nie jest zatem wykluczone równoczesne obowiązywanie dwóch lub więcej umów zawartych w celu zastępowania nieobecnego pracownika. Należy więc uznać, że nie powinna budzić wątpliwości dopuszczalność równoczesnego obowiązywania takich umów, o ile suma wymiarów czasu pracy, na które te umowy zawarto, odpowiada wymiarowi czasu pracy, w ramach którego zatrudniony jest pracownik zastępowany, a przynajmniej nie przekracza tego wymiaru.

Przykład 3.

Pan Stanisław jest zatrudniony w wymiarze 1 etatu. W związku z jego usprawiedliwioną nieobecnością w pracy pracodawca zatrudnił, w celu zastępowania pana Stanisława, pana Łukasza na 0,5 etatu, i pana Marka również na 0,5 etatu (razem 1 etat). Wymiary czasu pracy pracowników zatrudnionych na zastępstwo odpowiadają łącznie wymiarowi czasu pracy pana Stanisława.

Wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego na zastępstwo

W związku z dotychczasowymi ustaleniami warto zastanowić się jeszcze nad tym, czy wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego na zastępstwo, względnie łączny wymiar czasu pracy dwóch lub więcej pracowników zatrudnionych na zastępstwo, nigdy nie może przekraczać wymiaru czasu pracy pracownika zastępowanego.

Jeśliby uznać, że jest dopuszczalne zatrudnianie pracowników na zastępstwo w wymiarze czasu pracy przekraczającym wymiar czasu pracy pracownika zastępowanego, należałoby liczyć się z ryzykiem nadużyć – nielimitowanego zatrudniania pracowników pod pozorem konieczności zastępowania pracowników nieobecnych. Trzeba przy tym pamiętać, że umowa na zastępstwo daje pracownikowi mniejsze uprawnienia niż zwykła umowa na czas określony, a w konsekwencji – nakłada mniejsze obowiązki na pracodawcę.

Jak już wskazano, czas trwania umowy na zastępstwo nie jest pracownikowi gwarantowany w tym rozumieniu, że przy zawieraniu umowy, jak również w czasie jej obowiązywania, pracownik nie wie, kiedy faktycznie umowa ulegnie zakończeniu, ponieważ nie wiadomo na pewno, kiedy pracownik zastępowany wróci do pracy. Ponadto umowa na zastępstwo nie jest uwzględniana w liczbie trzech następujących po sobie umów na czas określony, po których zakończeniu – zgodnie z art. 251 § 1 kp – nie można zawrzeć z pracownikiem kolejnej umowy na czas określony; jeżeli strony chcą kontynuować zatrudnienie, muszą wówczas zawrzeć umowę na czas nieokreślony. Natomiast w przypadku pracownicy w ciąży, jej umowa na zastępstwo nie ulega przedłużeniu do dnia porodu, jak w przypadku zwykłych umów na czas określony (art. 177 § 3 i § 31 kp).

Mimo to trudno byłoby zaakceptować bardzo rygorystyczne podejście do określania wymiaru czasu pracy pracownika zatrudnionego na zastępstwo jako wymiaru, który powinien być zgodny z wymiarem pracownika zastępowanego. Ilustruje to poniższy przykład.

Przykład 4.

Pracodawca zamierza zatrudnić osobę w celu zastępowania nieobecnego pracownika, którego wymiar czasu pracy wynosi 0,75 etatu. W wyniku przeprowadzonej rekrutacji wyłoniono kandydata, którego kwalifikacje są adekwatne do pracy na stanowisku, którego dotyczy zastępstwo, jednak poziom tych kwalifikacji jest niższy od poziomu prezentowanego przez pracownika, który ma być zastępowany. W związku z tym pracodawca ocenił, że wykonywanie zadań przypisanych stanowisku, którego dotyczy rekrutacja, na wymaganym poziomie jakościowym oraz ilościowym przez wyłonionego kandydata nie będzie możliwe przy zatrudnieniu go w wymiarze 0,75 etatu. Wobec tego pracodawca zatrudnił tę osobę na zastępstwo w wymiarze wyższym – 1 etatu. Takie działanie pracodawcy, o ile rzeczywiście jest uzasadnione obiektywnymi względami, można uznać za prawidłowe.

Podsumowując, art. 251 § 4 ust. 1 kp sformułowano w taki sposób, że nie wyklucza on zatrudnienia dwóch lub więcej pracowników na zastępstwo jednego pracownika i – co więcej – w uzasadnionych przypadkach wymiar czasu pracy pracownika zastępującego (pracowników zastępujących) może przekraczać wymiar czasu pracy pracownika zastępowanego. Wspomniane rozwiązania należy jednak stosować tylko w takim zakresie, jaki jest konieczny do zapewnienia efektywnego zastępstwa, służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędny w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy na zastępstwo.