Działalność gospodarcza może być wykonywana w Polsce w różnych formach prawnych. Co ważne, przedsiębiorca ma także możliwość zmiany objętej formy w dowolnie wybranym momencie. W jaki sposób zmiana formy prawnej firmy wpływa na dokumentację pracowniczą?
Formy wykonywania działalności gospodarczej
Na chwilę obecną obowiązujące przepisy przewidują sporą liczbę form wykonywania działalności gospodarczej. Do najpopularniejszych należą:
działalność jednoosobowa rejestrowana w CEIDG;
działalność nierejestrowana – w tym przypadku nie mamy do czynienia z zatrudnianiem pracowników;
działalność wykonywana w formie spółki prawa handlowego (spółki osobowej lub kapitałowej);
działalność wykonywana w formie fundacji lub stowarzyszenia.
Każdy przedsiębiorca ma możliwość obrania dowolnej formy swojej działalności, przy czym należy pamiętać, że jej stworzenie i prowadzenie wymaga spełnienia konkretnych warunków ustawowych. Raz obrana forma nie musi być dożywotnia, przedsiębiorcy mają bowiem pełne prawo do zmiany sposobu realizowania swojej działalności. Oczywiście wiąże się to z całą procedurą przekształceniową i koniecznością zgromadzenia odpowiedniej dokumentacji. Warto w tym miejscu podkreślić, że nie istnieje limit zmian form działalności gospodarczej, stąd teoretycznie przedsiębiorca może obierać nowe nawet kilka razy w roku.
Zmiana formy prawnej firmy
Decyzja o zmianie formy wykonywania działalności gospodarczej wiąże się najczęściej ze zmianą nazwy lub firmy przedsiębiorstwa. Przykładowo jeśli działalność będzie wykonywana w formie spółki prawa handlowego, konieczne będzie dodanie do firmy oznaczenia danej spółki – sp. z o.o., sp. jawna, sp. akcyjna itd. Jeśli likwidujemy formę spółki na rzecz działalności jednoosobowej, to oczywiste jest, że takie oznaczenie będzie zlikwidowane.
Przykład 1.
Jan przez kilka lat prowadził jednoosobową działalność gospodarczą pod nazwą „Jan Kowalski – usługi kompleksowe”. W związku z rozwojem swojego przedsiębiorstwa oraz zwiększeniem liczby pracowników pod koniec 2022 roku przekształcił swoją działalność w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Jan nie chciał zmieniać oznaczenia swojego przedsiębiorstwa, ponieważ było ono bardzo rozpoznawalne. Ze względu na wymogi prawne firma jego działalności musiała zyskać nowy kształt i brzmi obecnie „Jan Kowalski – usługi kompleksowe sp. z o.o”.
Zmiana formy prawnej wpływa zatem na oznaczenie słowne przedsiębiorstwa, a co za tym idzie – na identyfikację firmy na rynku w obrocie prawno-gospodarczym. Przedsiębiorca zaczyna po prostu posługiwać się inną nazwą, choć w pewnej części będzie ona oczywiście zbliżona do dotychczasowej. To z kolei wiąże się ze zmianą oznaczenia firmy w dokumentacji, także tej dotyczącej pracowników.
Zmiana formy prawnej firmy a umowy i aneksy
Zgodnie z obowiązującymi przepisami przekształcenie przedsiębiorstwa nie powoduje konieczności zawierania aneksów do już obowiązujących umów, tj. tych, które zostały podpisane jeszcze w ramach starej formy wykonywanej działalności. Tak naprawdę w omawianej sytuacji mamy do czynienia z przekształceniem prawnym danego przedsiębiorstwa i nawet jeśli wpływa to na znaczącą zmianę określenia firmy, aneksy nie są konieczne.
Przedsiębiorca ma oczywiście możliwość rozwiązania poprzednio zaciągniętych zobowiązań i ich ponownego zawarcia już pod szyldem nowej formy działalności. Podobna sytuacja ma miejsce z aneksami – jeśli przedsiębiorca chce aneksować swoje dotychczasowe kontrakty, to ma do tego pełne prawo.
Pomimo iż zmiana nazwy lub formy prawnej wykonywanej działalności nie wiąże się w żaden sposób z koniecznością modyfikacji istniejących umów, to powinna być ona zakomunikowana wszystkim pracownikom przedsiębiorstwa oraz kontrahentom. Oczywiście w przypadku zawierania nowych umów, tj. podpisywania zobowiązań już po dokonanej zmianie, przedsiębiorca ma obowiązek posługiwania się aktualnym oznaczeniem swojej firmy.
Zmiana formy prawnej firmy a świadectwo pracy
Nieco inna sytuacja pojawia się, gdy zmiana formy prawnej przedsiębiorstwa ma związek ze świadectwami pracy zatrudnionych w nim osób. W takim przypadku możemy mieć do czynienia z kilkoma rozwiązaniami:
jeśli przedsiębiorca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy osobie zatrudnionej już w ramach nowej formy działalności, to wówczas posługuje się aktualnym oznaczeniem firmy;
jeśli przedsiębiorca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy osobie zatrudnionej jeszcze przed zmianą formy działalności, to wystawiany dokument musi uwzględnić dwa określenia firmy (starą i nową nazwę, a także starą i nową formę prawną wykonywanej działalności).
W przypadku gdy dochodzi do powstania obowiązku wystawienia świadectwa pracy wobec pracownika, który był zatrudniony w starej formie przedsiębiorstwa, należy pamiętać o podaniu wszystkich okresów zatrudnienia w ramach poszczególnych rodzajów działalności.
Przykład 2.
Jan był zatrudniony od 1 marca 2018 roku w przedsiębiorstwie XYZ, które wykonywało swoje zadania jako spółka prawa cywilnego. Firma zmieniła swoją formę na spółkę z o.o. dokładnie 1 lutego 2020 roku – przybrała wówczas określenie „XYZ – usługi transportowe sp. z o.o.”. Następnie 1 marca 2021 roku zmieniła firmę swojej działalności na „XYZ – usługi transportowe i handlowe sp. z o.o.”. 1 czerwca 2022 roku przedsiębiorstwo po raz kolejny dokonało modyfikacji prawnej i od tej pory jest spółką komandytową pod firmą „XYZ – usługi transportowe i handlowe sp. z o.o. sp. k.”. Jan pracował w przedsiębiorstwie do 21 maja 2022 roku, w związku z czym wystawiane mu świadectwo pracy powinno uwzględniać trzy formy działalności gospodarczej, tj. „XYZ spółka cywilna”, „XYZ – usługi transportowe sp. z o.o.” oraz „XYZ – usługi transportowe i handlowe sp. z o.o.”.
Jeśli świadectwo pracy nie będzie zawierało wszystkich oznaczeń pracodawcy wraz z uwzględnieniem okresów ich obowiązywania, wówczas wystawiony dokument jest wadliwy i należy go poprawić. W przypadku gdy przedsiębiorca nie będzie chciał tego uczynić, pracownik zyskuje prawo do skierowania sprawy do sądu pracy w celu sprostowania nieprawidłowego świadectwa pracy. Pamiętajmy jednak, że zatrudniony musi najpierw zgłosić wady byłemu pracodawcy w terminie 14 dni od dnia otrzymania dokumentu. Założenie sprawy sądowej może zaś nastąpić nie później niż 14. dnia liczonego od chwili otrzymania odmowy sprostowania świadectwa pracy albo po upływie 7. dnia od tego, w którym pracownik zwrócił się o to do pracodawcy.
Zmiana formy prawnej firmy a dokumenty pracownicze
Wielu przedsiębiorców obawia się, że zmiana formy prawnej lub określenia firmy wiąże się z koniecznością modyfikacji wszystkich dokumentów pracowniczych. Tak naprawdę nie jest to uzasadnione. Omawiana modyfikacja nie powoduje bowiem konieczności zmian w istniejących już stosunkach pracy. Zatrudniający nie musi więc zmieniać treści zawartych umów o pracę, nie ma też obowiązku zawierania do nich aneksów. Oczywiście o zmianie musi poinformować wszystkich zatrudnionych, przy czym przepisy nie wskazują, w jakiej formie powinno to dokładnie nastąpić (dopuszczalne są więc wszystkie formy informacyjne, np. ogłoszenie ustne, internetowe lub pisemne).
Pracownicy nie mogą zakazywać przedsiębiorcy dokonania zmiany firmy lub formy organizacyjno-prawnej wykonywanej przez niego działalności. Jednocześnie taka modyfikacja nie uzasadnia zmian w istniejących umowach o pracę czy to pod względem ilości, czy jakości pracy albo wypłacanego wynagrodzenia. Pracodawca nie ma wówczas prawa do dokonywania wypowiedzeń zmieniających, nie wolno mu także z tego powodu zwalniać dotychczasowych pracowników.
Dokumentacja pracownicza, która będzie powstawała już po zmianie formy prawnej firmy, musi uwzględniać nowe oznaczenie przedsiębiorstwa. W przypadku osób zatrudnionych w ramach poprzedniej formy przedsiębiorstwa istnieje oczywiście możliwość aneksowania dotychczasowych umów, a nawet ich rozwiązania i zawarcia nowych kontraktów. Ostateczną decyzję podejmuje w tym zakresie jednak sam pracodawca i nie jest on związany żadnymi wnioskami pracowniczymi.
Podsumowanie - zmiana formy prawnej firmy a aneksy, świadectwo pracy i inne dokumenty pracownicze
Zmiana formy prawnej firmy tak naprawdę nie oddziałuje na dotychczasową dokumentację pracowniczą, ponieważ nie dochodzi wówczas do powstania nowego podmiotu na rynku. Przedsiębiorca ma jednak prawo aneksować dotychczasowe umowy lub rozwiązać je i podpisać od nowa, tj. przy uwzględnieniu aktualnej formy prawnej. Musi jednak pamiętać o konieczności uwzględnienia wszystkich zmian formy i określenia firmy przy wydawanym świadectwie pracy, łącznie z okresami, kiedy takie zmiany miały miejsce. Brak podania wszystkich form przedsiębiorstwa w świadectwie pracy jest uznawany za poważny błąd i przesądza o wadliwości wydanego dokumentu.
