Dokumentacja zasiłkowa - jak ją prowadzić?

Przechowywanie przez pracodawcę dokumentacji dotyczącej zasiłków z ubezpieczenia w razie choroby i macierzyństwa (ubezpieczenia chorobowego), wypłacanych pracownikom, służy m.in. weryfikacji ewentualnych roszczeń zgłaszanych przez pracowników w tym zakresie, a także prawidłowości rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, który wspomniane zasiłki wypłaca. Poniżej przedstawiamy jak powinna być przechowywana dokumentacja zasiłkowa.

Dokumentacja zasiłkowa

Zasady dokumentowania prawa do zasiłków w razie choroby i macierzyństwa, czyli:

• zasiłku chorobowego,
• świadczenia rehabilitacyjnego,
• zasiłku wyrównawczego,
• zasiłku macierzyńskiego,
• zasiłku opiekuńczego

– określają przepisy Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2021 roku poz. 1133 ze zm.) – i Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 roku w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (Dz. U. z 2017 roku poz. 87), w którym szczegółowo określono rodzaje dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków, a w szczególności zaświadczenia lekarskie oraz inne wymagane zaświadczenia i oświadczenia.

Jak długo należy przechowywać dokumentację zasiłkową?

Roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Jeżeli niezgłoszenie roszczenia o wypłatę zasiłku nastąpiło z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej, termin 6 miesięcy liczy się od dnia, w którym ustała przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie roszczenia. Jeśli natomiast niewypłacanie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika składek albo ZUS-u, roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się po upływie 3 lat. Tak więc z punktu widzenia dochodzenia roszczeń z tytułu zasiłków z ubezpieczenia chorobowego okres przechowywania odnośnej dokumentacji mógłby zamykać się w przedziale 3-letnim.

Byłby to jednak okres zbyt krótki, zważywszy na brzmienie art. 47 ust. 3c Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 roku poz. 1009 ze zm.), który stanowi, że kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania ZUS-owi – a dokumentacja zasiłkowa będąca podstawą wypłaty pracownikom świadczeń chorobowych wpływa na wysokość odprowadzanych do ZUS-u składek na ubezpieczenia społeczne.

Należy wreszcie wskazać, że dla celów emerytalno-rentowych dokumentacja zasiłkowa powinna zostać potraktowana jako część dokumentacji płacowej, gdyż może ona mieć wpływ na ustalenia ZUS-u w zakresie podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych. W związku z tym zastosowanie znajdzie art. 125a Ustawy z 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2022 roku poz. 504).

Przepis ten stanowi, że płatnik składek jest zobowiązany, na żądanie organu rentowego, w szczególności do:

• wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów składkowych i nieskładkowych, o których mowa w ustawie emerytalnej, a więc m.in. okresów pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego (w tym również świadczenia rehabilitacyjnego);
• wystawienia zaświadczenia o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności.

W omawianym przepisie określono również czas przechowywania dokumentów dla potrzeb ustalania uprawnień emerytalno-rentowych, stwierdzając, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Natomiast listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego (pracownika) płatnik składek (pracodawca) zobowiązany jest przechowywać przez 10 lat w następujących przypadkach:

• gdy ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 roku;
• gdy został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zatem okres przechowywania dokumentacji zasiłkowej wynosi 50, ewentualnie 10 lat.

Status dokumentacji zasiłkowej

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek:

• prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
• przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Dokumenty zasiłkowe pracownika należy zaliczyć do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Do ich przechowywania trzeba zatem stosować odnośne przepisy kp oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 roku poz. 2369).

Czy dokumenty zasiłkowe przechowywać w aktach osobowych?

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca musi prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe obejmujące:

• część A – zawierającą oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• część B – zawierającą oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
• część C – zawierającą oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
• część D – zawierającą odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumentacja zasiłkowa dotyczy zasadniczo okresu trwania stosunku pracy, zatem można byłoby rozważać umieszczenie tej dokumentacji w części B akt osobowych pracownika. Jednakże zasadność takiego rozwiązania budzi wątpliwości z praktycznego punktu widzenia, gdyż zagadnienie zasiłków jest ściśle związane z szeroko pojętymi kwestiami płacowymi, a dokumentacja płacowa nie jest włączana do akt osobowych.

W omawianym rozporządzeniu oprócz prowadzenia akt osobowych, na pracodawcę nałożono obowiązek prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującej:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (prowadzona poza aktami osobowymi) obejmuje m.in. dokumentację płacową w szerokim rozumieniu – patrz wyżej pkt 3. Jednak i w tym przypadku rozporządzenie nie ustala w sposób jednoznaczny, czy dokumentację zasiłkową trzeba koniecznie gromadzić w ramach tej dokumentacji.

Wobec powyższego zasadny wydaje się wniosek, że pracodawca nie musi włączać dokumentacji zasiłkowej do akt osobowych ani do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w rozumieniu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, lecz może przechowywać ją w miejscu, które uzna za właściwe, odpowiadające jego potrzebom. Powinien przy tym jednak kierować się generalną zasadą, wyrażoną w treści rozporządzenia, że ma on obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację zasiłkową przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych.