Decydując się na zatrudnienie osoby niepełnosprawnej, należy pamiętać o dostosowaniu miejsca pracy do większych potrzeb takiego pracownika. W praktyce może się to wiązać z dodatkowymi kosztami dla przedsiębiorcy, przepisy pozwalają jednak ubiegać się o zwrot kosztów wyposażenia stanowiska osoby niepełnosprawnej.
Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej
Zatrudnienie niepełnosprawnego pracownika nie zależy tylko od dobrej woli pracodawcy, ale także od zgody lekarza medycyny pracy, który nie stwierdzi w tym zakresie jakichkolwiek przeciwwskazań. Praca osoby niepełnosprawnej powinna odpowiadać nie tylko posiadanym przez nią kompetencjom zawodowym, ale musi także zabezpieczać jej zdrowie w możliwie maksymalny sposób. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania miejsca wykonywania obowiązków zawodowych do zwiększonych potrzeb niepełnosprawnego pracownika.
W zależności od stopnia niepełnosprawności dana osoba może zostać ograniczona czasowo, jeśli chodzi o liczbę godzin przebywania w firmie. Pracodawca musi także pamiętać o dodatkowym urlopie wypoczynkowym dla niepełnosprawnego pracownika. Pomimo konieczności spełniania ponadwymiarowych warunków przy zatrudnianiu takiej osoby pracodawca może otrzymać rekompensatę w formie zwrotu kosztów za dostosowanie dla niej miejsca pracy. Podstawową regułą jest jednak to, aby taki pracownik pozostawał w stosunku pracy. Zawarcie umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia lub o dzieło) albo kontraktu B2B z osobą niepełnosprawną nie uprawnia przedsiębiorcy do starania się o zwrot kosztów związanych z dostosowaniem miejsca pracy do jej potrzeb.
Komu przysługuje dofinansowanie za zatrudnienie niepełnosprawnego pracownika?
Zacznijmy od tego, że ustawodawca bardzo konkretnie wskazuje na to, kto może ubiegać się o zwrot kosztów w przypadku zatrudnienia niepełnosprawnego pracownika. Są to pracodawcy:
- zatrudniający osobę niepełnosprawną na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę;
- prowadzący zakład pracy chronionej;
- zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy przy osiągnięciu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%;
- nieposiadający zaległości w zobowiązaniach wobec Państwowego Funduszu Osób Niepełnosprawnych;
- prowadzący działalność przez okres co najmniej 12 miesięcy – bez względu na jej rodzaj;
- którzy przez okres 36 miesięcy zatrudnią osobę niepełnosprawną zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotną albo poszukującą pracy niepozostającą w zatrudnieniu.
Charakter, rozmiar i forma prowadzonej działalności gospodarczej nie mają znaczenia, jeśli chodzi o możliwość ubiegania się o zwrot kosztów wyposażenia stanowiska osoby niepełnosprawnej. Wniosek o zwrot kosztów może więc złożyć zarówno osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, jak i jednostka organizacyjna taka jak chociażby spółka prawa handlowego, stowarzyszenie lub fundacja. Rodzaj i czas pracy wykonywanej przez niepełnosprawnego również nie wpływa na prawo do ubiegania się o zwrot kosztów.
Wniosek o zwrot kosztów miejsca pracy niepełnosprawnego pracownika
Aby uzyskać zwrot kosztów wyposażenia stanowiska osoby niepełnosprawnej, w pierwszej kolejności należy złożyć wniosek Wn-W na formularzu określonym w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2011 roku w sprawie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej. Pismo takie musi być zaadresowane do starosty właściwego ze względu na miejsce zarejestrowania osoby niepełnosprawnej – nie zawsze będzie się więc ono pokrywało z siedzibą pracodawcy lub miejscem wykonywania pracy przez niepełnosprawnego pracownika.
Starosta sprawdza wniosek pod względem rachunkowym oraz formalnym. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we wniosku:
informuje pracodawcę o nieprawidłowościach w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku oraz
wzywa do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.
W przypadku braku usunięcia wad pisma w zakreślonym terminie wniosek pozostanie bez rozpatrzenia. Jeśli jednak zostanie on poprawiony i pracodawca spełni warunki otrzymania zwrotu poniesionych kosztów, dojdzie do zawarcia umowy ze starostą. To na jej podstawie pracodawca otrzyma zwrot pieniędzy za wyposażenie stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej.
Ustawodawca nie limituje czasu składania przedmiotowego wniosku, co oznacza, że może on zostać wysłany do właściwego starosty w każdym czasie w ciągu całego roku kalendarzowego.
Negocjacje ws. zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska niepełnosprawnego pracownika
Zawarcie ww. umowy jest poprzedzone negocjacjami ze starostą co do wysokości kwoty zwrotu należnego dla pracodawcy. Są one podejmowane nie później niż 30. dnia od chwili złożenia kompletnego i prawidłowego wniosku o zwrot kosztów. Przedsiębiorca otrzyma oczywiście pisemne wezwanie na stawienie się na negocjacje warunków przyszłej umowy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami negocjacje powinny zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.
Pamiętajmy, że zakres przyznanego zwrotu zależy od wielu różnych czynników, a ostateczną decyzję w tej kwestii podejmuje starosta, który bierze pod uwagę:
potrzeby lokalnego rynku pracy;
liczbę osób niepełnosprawnych o określonych kwalifikacjach, zarejestrowanych w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotne albo poszukujące pracy niepozostające w zatrudnieniu;
koszty wyposażenia stanowiska pracy;
wkład pracodawcy w wyposażenie tworzonego stanowiska pracy;
wysokość posiadanych środków Funduszu przeznaczonych na ten cel w danym roku.
Negocjacje ze starostą odbywają się w formie ustnej w miejscu i dniu wskazanym w otrzymanym wezwaniu. Tak naprawdę to od pracodawcy zależy, czy uda mu się wynegocjować jak najwyższą kwotę zwrotu. Równie ważny jest oczywiście aktualny limit środków zgromadzonych w Funduszu w danym roku kalendarzowym.
Po dokonanych negocjacjach starosta zwraca się z wnioskiem o uzyskanie opinii z PIP w zakresie prawidłowego utworzenia miejsca pracy dla niepełnosprawnego pracownika. Jeśli będzie ona pozytywna, przedsiębiorca uzyska zwrot kosztów, a jeśli nie, wniosek trzeba będzie złożyć od nowa, przy czym dopiero wtedy, gdy miejsce pracy niepełnosprawnego będzie odpowiadało wymogom stawianym przez PIP.
Ile wynosi zwrot kosztów wyposażenia stanowiska osoby niepełnosprawnej
O wysokości zwrotu kosztów miejsca pracy niepełnosprawnego decyduje wiele czynników, w tym efekt negocjacji warunków umowy prowadzonych ze starostą. Pamiętajmy przy tym, że jeżeli okres zatrudnienia osoby niepełnosprawnej jest krótszy niż 36 miesięcy, pracodawca zwraca Państwowemu Funduszowi Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych za pośrednictwem starosty środki w wysokości 1/36 ogólnej kwoty zwrotu za każdy miesiąc brakujący do upływu 36 miesięcy, jednak w wysokości nie mniejszej niż 1/6 tej kwoty.
Maksymalna wysokość pomocy finansowej ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie może przekraczać piętnastokrotnego przeciętnego wynagrodzenia. W 2023 roku prognozowana kwota takiego wynagrodzenia to 6935 zł brutto.
Zwrot kosztów wyposażenia miejsca pracy niepełnosprawnego pracownika wiąże się z koniecznością udokumentowania kosztów zakupu narzędzi potrzebnych do wykonywania pracy na danym stanowisku. Zwrotowi nie podlegają jednak koszty poniesione przez pracodawcę przed dniem zawarcia umowy.
Refundację przekazuje starosta na rachunek bankowy wskazany we wniosku w terminie 14 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Pracy, odpowiednio o przystosowaniu do potrzeb wynikających z niepełnosprawności osoby zatrudnionej na wyposażonym stanowisku pracy lub o spełnieniu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na tym stanowisku.
Jeżeli refundacja została wypłacona pracodawcy w wysokości wyższej od należnej, pracodawca informuje starostę o wysokości nienależnie pobranej kwoty refundacji oraz dokonuje jej zwrotu w terminie 3 miesięcy od dnia jej ujawnienia. Jeżeli refundacja została wypłacona pracodawcy w wysokości niższej od należnej, pracodawca może poinformować starostę o wysokości kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy kwotą należną a kwotą wypłaconą pracodawcy oraz złożyć wniosek o jej wypłatę w terminie do 15 lutego roku następującego po tym, w którym przypadał okres zatrudnienia na stanowisku pracy, którego dotyczy wniosek.
Podsumowanie
Pracodawca może ubiegać się o zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej, jeśli złoży w tym celu wniosek do właściwego starosty. Po rozpatrzeniu zgłoszenia przedsiębiorca zostanie wezwany do negocjacji, podczas których ustali się finalne warunki umowy o zwrot kosztów. Dokładna wysokość zwracanej kwoty zależy od kilku czynników, przy czym nie może być ona wyższa niż 15-krotność przeciętnego wynagrodzenia za pracę w danym roku kalendarzowym.
