Zmiana formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej a kapitał

Jednoosobowi przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą dochodzą niekiedy do takiego momentu, w którym stosowana forma organizacyjno-prawna typu osoba fizyczna prowadząca działalność jest znacznym ograniczeniem. Powodów oczywiście może być dużo więcej i mogą być one dość zróżnicowane. Rozwiązaniem jest przekształcenie, czyli zmiana formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej. Jedną z takich form jest spółka z o.o. Wśród wielu kwestii dotyczących przekształcenia nasuwa się pytanie o kapitały jednoosobowego przedsiębiorcy w kontekście kapitałów w bilansie otwarcia spółki z o.o., a więc spółki przekształconej.

Przekształcenie, czyli zmiana formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej

Przekształcenie dotychczas stosowanej formy organizacyjno-prawnej w inną dotyczy jednego i tego samego podmiotu.

Niewątpliwą zaletą jest brak konieczności likwidacji firmy, ponieważ przekształcenie pozwala na kontynuację prowadzenia działalności, ale już w innej formie organizacyjno-prawnej.

Przekształcenie, czyli zmiana formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej, to także przejęcie dotychczasowych praw i obowiązków po stronie podmiotu przekształconego. Staje się on stroną przejmującą umowy handlowe, kredytowe, wszelkie pozwolenia, koncesje, postępowania, których beneficjentem był podmiot przekształcany, oraz ulgi i zwolnienia, które należne są podmiotowi przekształcanemu wraz z przynależnymi prawami i obowiązkami.

Przekształcenie osoby fizycznej prowadzącej działalność w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością 

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może dokonać przekształcenia w spółkę kapitałową, a konkretnie spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Od razu należy zaznaczyć, że w kwestii przekształcenia jednoosobowego przedsiębiorcy stosuje się przepisy Ustawy – Kodeks spółek handlowych (ksh) dotyczące powstania spółki przekształconej, czyli spółki z o.o., jeżeli przepisy od art. 5841 do art. 58413 ksh nie stanowią inaczej.

Dniem przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej będzie dzień wpisu do rejestru spółki z o.o.

Z dniem tego przekształcenia osoba fizyczna prowadząca wcześniej jednoosobową działalność staje się wspólnikiem spółki z o.o. (spółki przekształconej). Co bardzo ważne, spółce z o.o. (przekształconej) będą przysługiwać wszelkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy (przekształcanego) będącego uprzednio osobą fizyczną prowadzącą działalność.

Spółka z o.o. jako spółka przekształcona z dniem przekształcenia przejmie także wszelkie zezwolenia, koncesje czy ulgi, z których korzystał jednoosobowy przedsiębiorca jeszcze przed przekształceniem. Wyjątkiem od reguły może być odrębna ustawa bądź decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi, która będzie wskazywać na inne rozwiązanie tej kwestii.

Pewną ciekawostką przy przekształceniu jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę z o.o. jest określenie nazwy spółki. Jeżeli zmiana firmy przedsiębiorcy przekształcanego w związku z przekształceniem nie polega tylko na dodaniu części identyfikującej formę prawną spółki przekształconej, to spółka przekształcona jest zobligowana do podawania w nawiasie dawnej firmy obok nowej z dodaniem wyrazu „dawniej” – przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.

Plan przekształcenia powinien zawierać przynajmniej wartość bilansową majątku jednoosobowego przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.

Załącznikami do tego planu powinny być:

1. projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy w formie aktu notarialnego;
2. projekt aktu założycielskiego (statutu);
3. wycena składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego;
4. sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzający sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. 

Oświadczenie o przekształceniu przedsiębiorcy ma określać m.in.:

1. formę prawną spółki, w jaką zostaje przekształcony przedsiębiorca;
2. wysokość kapitału zakładowego albo kapitału akcyjnego;
3. zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
4. nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.

W kolejnym kroku następuje powołanie osób do zarządu spółki z o.o. (przekształconej). Gdy już skład zarządu został określony, wówczas następny krok to spisanie umowy spółki z o.o. (ewentualnie statutu).

Następnie jednoosobowy przedsiębiorca przekształcany ustala wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) oraz sporządza sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.

Ostatnia już kwestia w procesie przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. to dokonanie wpisu przekształcenia do KRS. 

Należy zaznaczyć, że wniosek o wpis przekształcenia do rejestru przedsiębiorców (KRS) wnoszą wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej.

Podkreślenia wymaga jeszcze fakt, że jednoosobowy przedsiębiorca prowadzący wcześniej działalność gospodarczą (przekształcany) odpowiada solidarnie ze spółką z o.o. (przekształconą) za swoje zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia, a związane jeszcze z prowadzoną uprzednio działalnością gospodarczą. Okres odpowiedzialności solidarnej wraz ze spółką z o.o. potrwa 3 lata, licząc od dnia przekształcenia.

Osoby działające za przedsiębiorcę przekształcanego odpowiadają solidarnie wobec tego przedsiębiorcy, spółki, wspólników oraz osób trzecich za szkody wyrządzone działaniem lub zaniechaniem, sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy lub statutu spółki, chyba że nie ponoszą winy.

Z kolei przedsiębiorca (przekształcany) odpowiada wobec spółki, wspólników oraz osób trzecich za szkody wyrządzone działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy lub statutu spółki, chyba że nie ponosi winy.

Co więcej, nawet biegły rewident odpowiada wobec przedsiębiorcy przekształcanego za szkody wyrządzone z jego winy, a jeżeli biegłych jest kilku – to ponoszą odpowiedzialność solidarną.

Kapitał osoby fizycznej po przekształceniu z jednoosobowej działalności w spółkę z o.o.

Kapitał własny, czy to w jednoosobowej działalności gospodarczej, czy w spółkach prawa handlowego, odpowiada wysokości wkładu właściciela, jaki wnosi do przedsiębiorstwa.

Niemniej w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność bywa on bardzo zmienny. Najczęściej jest on wypadkową wielu kwestii typu majątek firmy, stan środków pieniężnych i innych aktywów obrotowych czy osiągniętego zysku lub poniesionej straty. Nie bez znaczenia oczywiście są też zobowiązania firmy.

Należy podkreślić, że osoba fizyczna prowadząca działalność ma swobodę w wypłacie zysku firmy i regulowaniu zobowiązań, przyjmowaniu należności czy też zakupach rzeczy i inwestycji zarówno ze środków firmowych, jak i prywatnych.

Dlatego też w sytuacji przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową, jaką jest spółka z o.o., nadzwyczaj starannie jednoosobowy przedsiębiorca musi dokonać wyceny aktywów i pasywów swojej działalności w momencie sporządzania sprawozdania finansowego na dzień poprzedzający dzień przekształcenia.

Wysokość kapitału podstawowego w spółce z o.o. określana jest w umowie spółki. W niej lub w uchwałach o przekształceniu jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. mogą być określone także wielkości innych kapitałów – zapasowego, rezerwowego.

Jeżeli jednoosobowy przedsiębiorca zamyka księgi na dzień poprzedzający dzień przekształcenia, to winien mieć na uwadze, aby zaprezentować w sprawozdaniu finansowym na ten dzień kapitał własny, na który będzie składała się kwota stanowiąca różnicę poniższych wielkości:

• wkładów (pieniężnych) dokonanych przez właściciela;
• wkładów (pieniężnych) pobieranych przez właściciela;
• środków pieniężnych firmy;
• zysków (wypłat zysku), strat z lat ubiegłych;
• pobranych (wycofanych) środków obrotowych w aktywach obrotowych;
• pobranych (wycofanych) składników majątku w aktywach trwałych;
• niektórych rozrachunków z właścicielem;
• transferów prywatnych z firmy.

Kapitał własny na dzień poprzedzający dzień przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. to także osiągnięty zysk lub poniesiona strata.

Natomiast otwarcie ksiąg (bilans otwarcia) na dzień przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. w kwestii kapitału własnego powinno zawierać:

• wielkość kapitału podstawowego określonego w umowie spółki z o.o. – plan przekształcenia;
• osiągnięty zysk (poniesioną stratę) z lat ubiegłych;
• wielkość kapitału zapasowego, który będzie stanowić różnica między aktywami a zobowiązaniami przedsiębiorcy jednoosobowego oraz kapitałem podstawowym spółki z o.o. i zyskiem z lat ubiegłych; wspomnieć należy, że wielkość kapitału zapasowego może być także dodatkowo określona w umowie spółki z o.o. – planie przekształcenia.

Przykład 1.

Przedsiębiorca jednoosobowy zdecydował o przekształceniu prowadzonej działalności jako osoba fizyczna w spółkę z o.o.. W tym celu podjął stosowną uchwałę i stworzył tzw. plan przekształcenia, który wymaga formy notarialnej. Dzień przekształcenia wpisany do KRS to 30 kwietnia 2024 roku.

Od 1 stycznia 2024 roku do 29 kwietnia 2024 roku (dzień poprzedzający dzień przekształcenia) przedsiębiorca wykazywał następujące wielkości kapitału własnego:

1. kapitał podstawowy wyceniono na 220 000 zł (aktywa - zobowiązania - wypłaty);
2. osiągnięty zysk wyniósł 70 000 zł (pomniejszony o pobrania).

Plan przekształcenia zakłada, że w spółce z o.o. powstałej na skutek przekształcenia z działalności prowadzonej jednoosobowo kapitał podstawowy przybierze wielkość 100 000 zł.

W bilansie otwarcia spółki z o.o. aktywa wyceniono na kwotę 550 000 zł, a zobowiązania na kwotę 150 000 zł.

Biorąc pod uwagę powyższe wielkości, ustalono kapitał własny spółki z o.o., czyli spółki przekształcanej z jednoosobowej działalności gospodarczej, na który składa się:

1. kapitał podstawowy: 100 000 zł;
2. zysk z lat ubiegłych: 70 000 zł;
3. kapitał zapasowy: 230 000 zł (550 000 zł - 150 000 zł).

Końcowo należy podkreślić, że częstym zjawiskiem jest, iż pomiędzy dniem, na który sporządzone jest sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia, a dniem przekształcenia jednoosobowy przedsiębiorca prowadzi wciąż działalność.

W takim wypadku kapitał własny w bilansie sporządzonym na dla celów przekształcenia prawie zawsze będzie się różnić od wysokości kapitału własnego na dzień tego przekształcenia czy również na dzień poprzedzający dzień zmiany formy prawnej.