Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiana formy prawnej działalności - jak tego dokonać?

Do pewnego etapu jednoosobowa działalność gospodarcza jest opłacalną formą prowadzenia działalności. Jednak w pewnym momencie, gdy dynamiczny rozwój spowoduje zwiększenie obrotów i skali prowadzonych interesów kontynuowanie prowadzenia firmy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej powoduje podjęcie zbyt dużego ryzyka. Pamiętajmy bowiem, że jako jednoosobowa działalność odpowiadamy całym swoim majątkiem za jej zobowiązania. Zmiana formy prawnej działalności w przypadku jednoosobowej działalności może polegać na  przekształceniu jej w spółkę cywilną, spółkę osobową lub spółkę kapitałową. Chęć zmiany może wynikać również z namowy przyjaciół do podjęcia współpracy w ramach jednej spółki lub chęci ograniczenia odpowiedzialności za zobowiązania zaciągnięte przez firmę.  W tym artykule opowiemy, jak powinna wyglądać zmiana formy prawnej działalności.

Zmiana formy prawnej działalności - sposoby 

Zmiana formy prawnej działalności może dokonać się poprzez:

  • Wniesienie jednoosobowej działalności gospodarczej aportem do spółki
  • Likwidację działalności gospodarczej, a następnie założenie nowej spółki
  • Sprzedaż majątku działalności na rzecz spółki
  • Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową.

Wniesienie jednoosobowej działalności gospodarczej aportem do spółki cywilnej lub osobowej

Jest to sposób najkorzystniejszy jeżeli chodzi o kwestie podatkowe. Polega na założeniu spółki jeszcze przed likwidacją działalności. W ten sposób uda się nam uniknąć konieczności zapłaty podatku VAT od spisu z natury. Wniesie aportem całego przedsiębiorstwa do spółki możliwe jest na podstawie art 551 Kodeksu cywilnego. W związku jednak ze zwolnieniem z VAT jeżeli poprzez aport przechodzi do spółki majątek, przy którego nabyciu przedsiębiorca korzystał z odliczenia VAT, w momencie przeniesienia musi on dokonać korekty VAT. Wniesienie wkładu w postaci zorganizowanej części przedsiębiorstwa w zamian za udziały w spółce stanowi odpłatne zbycie i powoduje powstanie przychodu, który jednak jest zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym na mocy art. 21 ust.1 pkt 50b ustawy o PIT.

Jedynym podatkiem jaki przedsiębiorca będzie musiał w takim przypadku zapłacić to podatek PCC (od czynności cywilnoprawnych). Zapłata jego powinna nastąpić w terminie 14 dni od dnia przeniesienia aportu a druk jaki należy w związku z tą opłatą wypełnić to PCC-3.

Poprzez takie przekształcenie działalności następuje sukcesja tylko niektórych praw i obowiązków działalności na spółkę. Należy pamiętać, że takie dane identyfikacyjne jak NIP czy nazwa nie przechodzą na nowo utworzoną spółkę. Spółce podczas rejestracji zostanie nadany nowy numer NIP. W związku z tym może nastąpić problem z wykorzystaniem m.in. kas rejestrujących używanych wcześniej w działalności. Aby móc je wykorzystywać w spółce należałoby dokonać wymiany ich pamięci.

Jeżeli chodzi o amortyzację środków trwałych przeniesionych do spółki to należy uwzględnić ich dotychczasową amortyzację w prowadzonej wcześniej działalności. Jeżeli były w 100% zamortyzowane w działalności w spółce nie mogą podlegać już amortyzacji. 

Likwidacja działalności gospodarczej, a następnie założenie nowej spółki

Tak dokonane przekształcenie polega na likwidacji działalności gospodarczej, przy której likwidowaniu należy sporządzić spis z natury oraz opłacić wynikający z niego podatek VAT. Przy tym sposobie przekształcenia przedsiębiorca opodatkować będzie musiał dochód uzyskany za odpłatne zbycie majątku firmy. Dopiero po zakończeniu działalności i wyrejestrowaniu się z odpowiednich urzędów i instytucji (więcej na ten temat w ostatnim 13 artykule cyklu o działalności gospodarczej) przystąpi on do zakładania spółki.

Sprzedaż działalności na rzecz istniejącej już spółki

Warunkiem jest aby spółka ta posiadała osobowość prawną. W tej sytuacji dochodzi do przeniesienia składników przedsiębiorstwa takich jak m.in. nazwa firmy czy ruchomości w postaci urządzeń, materiałów czy towarów a także praw własności lub praw rzeczowych. Wyrejestrowanie działalności następuje dopiero po sprzedaniu majątku spółki. Po tym fakcie można wstąpić do spółki jako wspólnik. Rozwiązanie to podobnie jak wniesienie działalności aportem będzie zwolnione z podatku VAT. Natomiast nie ominiemy już obowiązku zapłacenia podatku dochodowego od sprzedanych spółce elementów majątku. Uzyskany ze sprzedaży przychód może posłużyć jako wkład własny wniesiony wraz z przystąpieniem do spółki jako nowy wspólnik.

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową 

W 2011 roku w ramach ograniczania barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców powstała jeszcze jedna możliwość przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w jedną ze spółek kapitałowych. Przekształcenie to następuje od momentu wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. W tym samym momencie również działalność jest automatycznie wyrejestrowywana z CEIDG.

Aby zmiana formy prawnej działalności na formę spółki kapitałowej była dokonana właściwie należy: 

  • Przygotować plan przekształcenia - w formie notarialnej zwierający informacje na temat wartości bilansowej przedsiębiorcy przekształcanego (na wybrany dzień miesiąca poprzedzającego sporządzenie planu), wraz opinią biegłego rewidenta i załącznikami:
    - projektem oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,
    - projektem aktu założycielskiego spółki,
    - wyceną składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego,
    - sprawozdaniem finansowym sporządzonym dla celów przekształcenia
  • Złożyć oświadczenie o przekształceniu - w tym samym momencie można podpisać akt założycielski spółki bowiem ona dokumenty powinny być sporządzone w formie aktu notarialnego
  • Powołać członków organów spółki przekształconej
  • Zawrzeć umowę spółki (sp. z o.o.) lub stworzyć jej statut (spółka akcyjna) w zależności od rodzaju spółki
  • Dokonać wpisu przekształconej spółki do KRS

Tak przeprowadzona zmiana formy prawnej działalności skutkuje powstaniem spółki kapitałowej. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na nową nazwę przez 12 miesięcy od przekształcenia wraz z nią będzie musiał również podawać starą nazwę. Można natomiast pozostać przy nazwie obowiązującej byłą działalność dodając jedynie odpowiednią końcówkę identyfikującą formę prawną spółki tzn. sp. z o.o. lub SA.

Pozytywnym aspektem tego sposobu przekształcenia jest przeniesienie praw i obowiązków działalności na powstałą spółkę. Spółka będzie podmiotem tych samych praw i obowiązków w sprawach: administracyjnych; cywilnoprawnych oraz związanych z prawem pracy. Natomiast należy zwrócić uwagę na to, iż pomimo wprowadzenia nowego przepisu w zakresie kodeksu spółek handlowych nie zainicjowano równoczesnych zmian w zakresie prawa podatkowego. W związku z tym prawa podatkowe nie przechodzą po przekształceniu na powstałą spółkę. Oznacza to, że tak jak przy wniesieniu działalności aportem do nowej spółki, nowa forma przedsiębiorstwa nie może korzystać ze “starego” numeru NIP oraz ulg podatkowych przysługujących wcześniej przedsiębiorcy.

Czym różnią się spółki osobowe od kapitałowych?

Jak powinna dokonywać się zmiana formy prawnej działalności już wiemy, natomiast jaką nową formę prawną przedsiębiorstwa wybrać? W dużej mierze wybór zależy od powodów przekształcenia. Jeżeli chcemy po prostu rozpocząć współpracę ze wspólnikiem możemy wybrać spółkę cywilną lub jedną ze spółek osobowych. W odróżnieniu do kapitałowych większość z nich (wyjątek spółka komandytowo-akcyjna) nie wymaga wkładu własnego. Natomiast należy zwrócić uwagę na to, że zmiana formy prawnej działalności i stworzenie spółki osobowej w większości przypadków nie chroni nas przed odpowiedzialnością za zobowiązania. Mało tego, nawet poszerza zakres naszej odpowiedzialności również za wspólnika. Podejmując więc decyzję o współpracy w ramach spółki, należy mieć tego świadomość.

W spółkach kapitałowych jest inaczej. Przystępując do spółki kapitałowej jako wspólnik, przedsiębiorca nie odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki i wspólnika tak jak to jest w większości spółek osobowych i spółce cywilnej. W spółkach kapitałowych za zaciągnięte przez spółkę zobowiązania odpowiada sama spółka. Wyjątkiem jest umyślne niezaprzestanie zaciągania zobowiązań gdy sytuacja finansowa spółki jest bardzo zła. Oprócz takich przypadków wspólnicy spółki kapitałowej nie odpowiadają za nią swoim osobistym majątkiem. Zatem jeżeli zmiana formy prawnej działalności wynika z powodu rozszerzenia działalności, zwiększenia jej obrotów, a zarazem wzrostu ryzyka, decyzja przedsiębiorcy o wyborze spółki kapitałowej, która wyłączy go z osobistej odpowiedzialności za zaciągnięte zobowiązania, a tym samym zmniejszy ryzyko osobiste w prowadzonej działalności -jest racjonalna.