Już od blisko 3 lat obowiązują nowe przepisy wykonawcze w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Wydanie tego aktu prawnego związane było z nowelizacją Kodeksu pracy, w której ramach usankcjonowano między innymi możliwość prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Wspomniane unormowania obowiązują od 1 stycznia 2019 roku, warto zatem przyjrzeć się poszczególnym aspektom objętym zmodyfikowanymi regulacjami. Jednym z nich jest obowiązek dokumentowania czasu pracy. W jaki sposób powinna być prowadzona dokumentacja w zakresie ewidencji czasu pracy? Piszemy o tym poniżej.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy – podstawa prawna
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika wprost z jednego z zapisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, dalej jako kp, czyli z art. 149 § 1 kp.
Jednocześnie w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Dokumentacja pracownicza – przepisy wykonawcze
Aktualnie obowiązującymi regulacjami wykonawczymi w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwane dalej rozp. z 10 grudnia 2018 roku.
Ewidencjonowanie czasu pracy
W rozp. z 10 grudnia 2018 roku szczegółowo określono, jakie dokumenty pracownika związane z czasem pracy pracodawca musi gromadzić. Oznacza to zatem, że pracodawca prowadzi odrębnie dla każdego pracownika indywidualną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która obejmuje:
1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w których skład wchodzą:
a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
b) wnioski pracownika dotyczące:
- udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 kp),
- ustalenia indywidualnego rozkładu czasu, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 kp),
- stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp),
- stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 kp),
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140(1) § 1 kp),
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140(1) § 2 kp),
c) dokumenty związane:
- ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 kp),
- z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151(3) kp),
- z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
d) zgoda:
- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 kp),
- pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 kp);
2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.
Obowiązek zapewnienia właściwych warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej
Zgodnie z § 8 rozp. z 10 grudnia 2018 roku pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Przepisy Kodeksu pracy umożliwiają prowadzenie dokumentacji osobowej w postaci elektronicznej.
Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej określono w Rozdziale 3 rozp. z 10 grudnia 2018 roku, natomiast w Rozdziale 4 tego aktu wykonawczego wskazano zasady postępowania w przypadku przeniesienia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi.
Dokumentacja w zakresie ewidencji czasu pracy – podsumowanie
Począwszy od 2019 roku, obowiązują nowe przepisy wykonawcze określające zakres, sposób i warunki zakładania, prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie z 10 grudnia 2018 roku zawiera oczywiście także przepisy dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Szczegółowy katalog dokumentów, jakie pracodawca jest obowiązany gromadzić w związku z zatrudnianiem pracownika, został ujęty w § 6 pkt 1 i 2 wspomnianego aktu prawnego.
