Podstawowym obowiązkiem pracodawcy oprócz terminowego wypłacania należności za wykonaną pracę jest sporządzanie i przechowywanie właściwej dokumentacji. Z czego składa się dokumentacja dotycząca wynagradzania? Jak długo należy ją przechowywać? Dowiesz się z naszego artykułu.
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej wynagradzania wynika z wielu przepisów prawa. Jednym z najnowszych jest § 6 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018.2369), w którym czytamy, że pracodawca prowadzi dla każdego pracownika oddzielnie dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zawierającą między innymi „kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych [...]”.
Rozporządzenie obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku usystematyzowało katalog dokumentów pracowniczych, które należy przechowywać poza aktami osobowymi. Wiąże się to z obowiązkiem prowadzenia dodatkowej teczki/segregatora, w których przechowywane będą dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika, a więc i z wypłatą wynagrodzenia za wykonaną pracę.
Choć przepisy nie wskazują wprost, czy chodzi o kartę wynagrodzenia w formie wydruku miesięcznego, czy rocznego, kartę powinno się drukować co miesiąc w dacie wypłaty wynagrodzenia, tak aby każdy pracownik mógł sprawdzić, na jakiej podstawie została obliczona jego pensja.
W przepisach nie znajdziemy wzoru karty (listy) wynagrodzeń, jednak przyjmuje się, że powinna ona zawierać podstawowe dane dotyczące wynagrodzenia:
- imię i nazwisko pracownika;
- dane pracodawcy;
- składniki wynagrodzenia: stałe – m.in. wynagrodzenie zasadnicze oraz zmienne (m.in. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe);
- potrącenia komornicze oraz dobrowolne, np. spłata pożyczki mieszkaniowej z ZFŚS;
- kwotę wynagrodzenia do wypłaty;
- dane dotyczące obciążeń podatkowo-składkowych.
Przy okazji warto dodać, że oprócz karty wynagrodzeń, która powinna odzwierciedlać wynagrodzenie pracownika w ujęciu miesięcznym, pracodawca jest zobowiązany gromadzić dane, które służą do prawidłowego wyliczenia pensji. W dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy pracodawca musi zamieścić:
- ewidencję czasu pracy zawierającą informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, godzinach nocnych, nadliczbowych, dniach wolnych wraz z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, godzinach dyżuru, zwolnieniach od pracy, nieobecnościach usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych, a także czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, a których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego;
- wnioski pracownika dotyczące zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, korzystania ze zwolnienia z art. 188 kp (dwa dni na dziecko do 14 lat) oraz różnego rodzaju systemów i rozkładów czasu pracy, jak np. skróconego tygodnia pracy;
- dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy, dotyczące pracy w nadgodzinach oraz wykorzystywania czasu wolnego za nadgodziny;
- zgodę pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 na pracę w nadgodzinach czy delegowanie poza stałe miejsce pracy;
- wnioski urlopowe;
- kartę ewidencji przydziału odzieży, obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej oraz dokumenty dotyczące wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Co ważne, jeżeli pracodawca zdecydował się na prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, wszystkie wymagane dokumenty mogą być przechowywane w ten sposób – drukowane muszą być jedynie na wniosek pracownika lub organów kontrolujących.
Na konieczność prowadzenia właściwej dokumentacji w sprawach dotyczących wynagradzania zwrócił uwagę Sąd Najwyższy, który w wyroku z 29 września 2020 roku (III PK 51/19) stwierdził, że: „Pracodawca jest zobowiązany przez przepisy prawa prowadzić właściwą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a kp i Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej). [...] Jeżeli pracodawca nie prowadzi dokumentacji umożliwiającej sprawdzenie prawidłowości naliczania wypłaconych świadczeń (czyli z dokumentacji przedstawionej przez pracodawcę nie można jednoznacznie wykazać, z jakiego tytułu wypłacono pracownikowi poszczególne kwoty), to pracodawca musi liczyć się z tym, że to na nim będzie spoczywał ciężar udowodnienia prawidłowego obliczenia i wypłacenia świadczenia”.
Przez jaki czas powinna być przechowywana dokumentacja dotycząca wynagradzania?
O obowiązku przechowywania dokumentów dotyczących wynagradzania mówi art. 125 a pkt 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 2022.504). Czytamy w nim, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego, przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy przez danego pracownika.
Od tej generalnej zasady istnieją wyjątki i tak pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat w sytuacji, gdy:
- pracownik został zatrudniony po 31 grudnia 2018 roku lub
- za pracownika zatrudnionego po 31 grudnia 1998 roku a przed 1 stycznia 2019 roku został złożony do ZUS-u raport informacyjny ZUS RIA obejmujący dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku.
Gdzie przechowywać PIT-2?
Analizując kwestię dokumentacji dotyczącej wynagradzania, nie sposób pominąć oświadczeń, które pracownik musi składać w sprawach mających wpływ na obliczanie podatku dochodowego od wynagrodzenia. Są to dokumenty takie jak między innymi:
- oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy PIT-2;
- oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów;
- oświadczenie o stosowaniu ulg podatkowych, m.in. ulgi dla seniorów, na powrót oraz dla rodzin 4+.
Ustawodawca nie wskazał wyżej wymienionych dokumentów jako będących częścią akt osobowych bądź dokumentacji związanej z przebiegiem zatrudnienia. Wynika z tego zatem, że muszą być one przechowywane w osobnym miejscu. Można je przechowywać zbiorczo w segregatorze razem dla wszystkich pracowników.
Przykład 1.
Firma ma kilkanaście oddziałów w różnych miejscach Polski. Pracownicy są zobowiązani drukować oświadczenia dotyczące wynagrodzeń oraz w wersji papierowej dostarczać je do siedziby firmy. Generuje to dodatkowe koszty i jest problematyczne. Czy dopuszczalne jest, aby pracownicy logowali się do wewnętrznej platformy internetowej w firmie za pomocą nadanego przez siebie unikalnego kodu i wypełniali oświadczenia w wersji online, bez użycia podpisu kwalifikowanego?
Tak, w takiej sytuacji możliwe jest zbieranie i przechowywanie oświadczeń do celów podatkowych za pomocą systemu.
Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 stycznia 2021 roku (0113-KDIPT2-3.4011.850.2020.1.RR), w której czytamy, że: „Definicja podpisu elektronicznego pozwala na stwierdzenie, że podpisem elektronicznym jest również powszechnie znana kombinacja login + hasło. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą identyfikacji osoby składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.
Reasumując, od 1 stycznia 2019 roku na pracodawcach ciążą dodatkowe obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji dotyczącej wynagradzania. Karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia wraz z dokumentacją dotyczącą czasu pracy powinna być przechowywana w prowadzonej odrębnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Oświadczenia odnoszące się do naliczania podatku dochodowego, jak PIT-2, muszą być przechowywane osobno, poza aktami osobowymi, które posiadają ściśle określony zakres dokumentów. Sprawia to, że każdy pracownik musi mieć aż trzy odrębne dokumentacje, co przy tych prowadzonych w wersji papierowej stawia przed pracodawcami niemałe wyzwania i koszty. Rozwiązaniem są dokumenty w wersji elektronicznej, które jednak nie mogą być prowadzone dla osób zatrudnionych przed 1999 rokiem.
