Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiany w fakturowaniu część I

W Polsce jednym z najczęściej stosowanych dokumentów w obrocie gospodarczym jest faktura. Od samego początku obowiązywania przepisów dotyczących podatku VAT prawo do jego odliczenia było ściśle powiązane z tym dokumentem. Dlatego też zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur były i w dalszym ciągu są tematem niekończących się rozważań specjalistów z zakresu prawa podatkowego. Przeczytaj, jakie zmiany w fakturowaniu nastąpiły od 2013 roku.

Jeszcze do niedawna organy podatkowe przywiązywały nadmierną wagę do kwestii formalnych faktur, podważając - często z błahych powodów - prawo do odliczenia podatku VAT. Błąd w nazwie nabywcy czy w innych danych narażał przedsiębiorcę na negatywne konsekwencje podatkowe.

Z początkiem stycznia 2013 nastąpiły długo zapowiadane modyfikacje przepisów. Zmieniły one w zasadniczy sposób podejście do faktury - zliberalizowały zasady wystawiania i przechowywania dokumentacji. Określiły katalog danych, niezbędne minimum, by wystawiony dokument spełniał wszystkie wymogi formalne.

Zmiany w fakturowaniu - co zniknęło?

Nagłówek "faktura"

Zacznijmy od początku - czyli od nagłówka. Obecnie przedsiębiorca może zawrzeć w nim zwrot “Faktura”, pomijając słowo “VAT” lub nawet w ogóle nie tytułować dokumentu jako “Faktura”. W żadnym przepisie nie została wskazana konkretna nazwa, którą należy obligatoryjnie tytułować fakturę. Ministerstwo ustaliło niezbędne elementy tego dokumentu, ale nie ma wśród nich obowiązku tytułowania jako “Faktura” czy “Faktura VAT”. Dlatego też podatnicy mają w tym zakresie swobodę. Obecne przepisy nie nakazują również stosowania określenia Oryginał/ Kopia.

Numer rejestracyjny pojazdu

Podążając za przepisami zawartymi w dyrektywach Unii Europejskiej, polski rząd zdecydował się na zniesienie obowiązku zamieszczania numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturach dokumentujących zakup paliwa. Choć zmiana ta wydawała się ułatwiać życie, to powstało pytanie - jak teraz dokumentować zakup paliwa, gdy wykorzystuje się w działalności kilka aut z różnym odliczeniem VAT -  50% i 100%? Czy organy podatkowe przy kontroli nie będą wymagały udowodnienia, że akurat to paliwo zostało zakupione do ciężarówki, a nie do samochodu osobowego i że przysługuje pełne odliczenie VAT? W takich wypadkach w praktyce przedsiębiorcy w dalszym ciągu dbają o to, by numer rejestracyjny znalazł się na fakturze. Natomiast w przypadku używania tylko jednego pojazdu lub kilku, ale z takim samym prawem do odliczenia VAT - wpisywanie numeru rejestracyjnego stało się całkowicie zbędne.

Faktury wewnętrzne

W obrocie gospodarczym niejednokrotnie pojawia się sytuacja, w której przedsiębiorca dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) lub importu usług. Transakcje takie należy opodatkować zgodnie ze stawką krajową, a następnie odprowadzić do urzędu należny podatek VAT. Jednocześnie jednak czynny podatnik ma zazwyczaj prawo do odliczenia tego podatku, tak, aby całe zdarzenie gospodarcze pozostało neutralne dla VAT-u.

Do 1 stycznia 2013 roku, prawo do odliczenia podatku z nabycia towarów lub usług na terenie Wspólnoty przedsiębiorca zyskiwał tylko w przypadku, gdy posiadał odpowiedni dokument - fakturę wewnętrzną, wystawianą dla samego siebie. Od 2013 roku Ministerstwo zniosło przepis nakazujący wystawianie faktur wewnętrznych, a od 1 stycznia 2014 r. zostały one całkowicie zlikwidowane.

Co istotne, w przepisach nie wskazano innego, zastępczego dokumentu, na podstawie którego przedsiębiorca miałby rozliczać podatek od towarów i usług np przy nabyciu wewnątrzwspólnotowym. Nigdzie nie występuje też nakaz wystawiania w takiej sytuacji żadnego wewnętrznego dokumentu.

Czy w związku z tym przedsiębiorca może rozliczyć podatek VAT bez dokumentowania tego osobnym dowodem? Odpowiedź brzmi: tak, przedsiębiorca obecnie może bez obaw całkowicie zrezygnować z faktury wewnętrznej. Zmiany w fakturowaniu, jak widać, przyniosły pozytywne uproszczenia.

Podpisy na fakturze

Szkoda, że przy tak wielu zmianach rząd nie zajął się kwestią niejasną i sporną już od kilku lat - podpisami. Gdy w 2004 r. znoszono obowiązek podpisywania faktur, założono, iż ułatwi to przepływ dokumentów w obrocie gospodarczym. Jednakże ustawodawca nie wziął pod uwagę jednej istotnej sprawy - roli faktury jako dowodu w postępowaniu sądowym. Od tego momentu faktury podpisane i niepodpisane - choć w obu przypadkach zgodne z przepisami - traktowane są przez sądy w sposób odmienny. Faktura bez podpisu ma znacznie mniejszą moc dowodową w sporze sądowym. Stąd w przypadku faktur z odroczonym terminem płatności, warto zadbać o podpis nabywcy.

Zmiany w fakturowaniu - co się pojawiło

Faktura uproszczona

Rząd polski, wzorując się na unijnych przepisach, starał się ulżyć swoim przedsiębiorcom. W tym celu został stworzony zupełnie nowy dokument - faktura uproszczona. Aktualnie przepisy jej dotyczące zawarte są ustawie o VAT. Faktury uproszczone to przywilej, z którego przedsiębiorca może skorzystać, dokonując transakcji w kwocie do 450 zł (lub 100 euro). Należy podkreślić, że ich stosowanie nie jest obowiązkowe - zawsze można się zdecydować na fakturę “zwykłą”. Jednakże za wyborem uproszczonej formy przemawia spora lista danych, które można w dokumencie pominąć, m.in: imię, nazwisko, nazwa i adres nabywcy towarów lub usług, miarę i ilość dostarczonych towarów czy zakres wykonanych usług. Konsekwencją jest przede wszystkim oszczędność czasu, a każdy przedsiębiorca wie, że “czas to pieniądz”.

Przy wszystkich swoich zaletach faktura uproszczona ma jedną, ale w głównej mierze niweczącą cały zamysł wadę, która jest spowodowana brakiem zaufania rządu do przedsiębiorców. Jaką? Mianowicie wprowadzenie faktur uproszczonych miało na celu skrócenie czasu i ograniczenie procedur związanych z dokumentowaniem drobnych wydatków, również dla celów księgowych. Brak wyłączenia danych dotyczących numeru NIP z obowiązku wykazywania na fakturze uproszczonej tak naprawdę powoduje utratę sensu wprowadzania dokumentacji uproszczonej. Przedsiębiorca i tak w celu udokumentowania transakcji, czyli uzupełnienia paragonu o NIP, będzie czekał w kolejce, jednak nie po fakturę VAT, ale po fakturę uproszczoną.

Faktury nievatowców

Rok 2014 przyniósł duże zmiany w fakturowaniu dla podatników zwolnionych z VAT. Również ci, którzy nie dokonali rejestracji do VAT jako korzystający ze zwolnienia do limitu 150 tys. zł, mogą wystawiać faktury, z tym że posiadają one mniej obowiązkowych elementów niż faktury vatowców.

Rachunki praktycznie całkowicie zostały wycofane z obiegu gospodarczego i zmiana ta była od dawna wyczekiwana przez podatników. Dlaczego?

Przedsiębiorcy nie wiedzieli jak właściwie należy te dokumenty wystawiać, przechowywać czy przesyłać. Żadne przepisy nie zawierały wskazówek co do ścieżki postępowania w tej kwestii. Natomiast zasady dotyczące wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur są ujednolicone i niezależne od tego, kto jest wystawcą faktury. W związku z tym wszystkie przepisy, które do 2014 roku mogli stosować do swoich dokumentów wyłącznie czynni podatnicy VAT, mogą teraz być wykorzystywane także przez podatników zwolnionych- oczywiście, z wyjątkiem możliwości rozliczania podatku VAT.

Faktury zbiorcze miesięczne

Na zakończenie warto wspomnieć o modyfikacji, która została wprowadzona w 2014 roku. Zmieniono bowiem obowiązek podatkowy w VAT, który w większości przypadków nie ma związku z terminem wystawienia faktury (wcześniej było na to 7 dni i moment wystawienia faktury wyznaczał okres rozliczenia z VAT). Według zasad ogólnych obowiązek podatkowy powstaje obecnie w dniu dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi. Przedsiębiorca ma natomiast czas na wystawienie faktury do 15 dnia kolejnego miesiąca, z tym że wystawienie faktury wg tego prawa w kolejnym miesiącu nie przesuwa i tak okresu rozliczenia z VAT. Przepisy umożliwiają natomiast zbiorcze ujęcie wszystkich dostaw z całego miesiąca, na fakturze zbiorczej wystawionej do połowy kolejnego miesiąca. Są to kolejne pozytywne zmiany w fakturowaniu jakie wprowadził ustawodawca.

Artykuły z cyklu
„Zmiany w fakturowaniu”